В связи с уходом на больничный возложить обязанности

Временное отсутствие члена трудового коллектива на рабочем месте по причине его нетрудоспособности зачастую связано с необходимостью выполнения за него определенного объема работ. Для осуществления такого действия руководство организации должно выполнить ряд мер, необходимость которых установлена ТК РФ.

Варианты замещения сотрудника на время больничного

Основные моменты, которые касаются процедуры замещения работников на время их отсутствия, регламентируются статьей 72 ТК РФ. В частности, данной статьей устанавливается, что в зависимости от ситуации замена работника может осуществляться как добровольно, так и вменяться в обязанность.

К примеру, если необходимость замещения вызвана какими-либо происшествиями, авариями, прочими ситуациями, связанными с масштабными последствиями или нанесением ущерба, то такое действие может осуществляться в добровольном порядке, а если обычной ситуацией, то предварительно необходимо получить согласие лица, которое будет выполнять действия дополнительного характера.

Необходимость замены может быть вызвана такими факторами:

• при болезни работника, не зависимо от того, сколько она длится;
• при временной нетрудоспособности, которая может быть связана с беременностью и родами;
• при наличии потребности осуществления ухода за болеющим членом семьи.

Среди возможных вариантов замены отсутствующего члена трудового коллектива могут быть следующие:

• замещение (полное выполнение всех имеющихся должностных обязанностей того, кто временно отсутствует);
• совмещение (частичное выполнение функций, которые отдельно оговариваются или прописываются).

Документальное оформление

Замещение связано с необходимостью наличия одного из следующих документов:

• приказ на замещение;
• соглашение, подписанное с работником, выполняющим замещение;
• трудовой договор при привлечении стороннего лица;
• заявление о переводе временного характера.

При оформлении приказа в него включают следующие пункты:

• ФИО того члена трудового коллектива, который временно отсутствует на работе и причина необходимости его замещения;
• ФИО работника, который будет замещать отсутствующего;
• дата начала замещения;
• дата окончания такого действия или прочие сведения о моменте прекращения выполнения обязанностей;
• величина оплаты за замещение;
• указание документа, на основании которого составлен данный приказ.

Оформление совмещения вместо замещения

Если характер болезни работника не повлечет за собой его отсутствие на протяжении длительного времени, многие работодатели оформляют совмещение, при котором у определенного работника несколько расширяется круг его основных обязанностей.

Оформление совмещения имеет следующие особенности:

• прежние обязанности, выполняемые на основной должности, полностью сохраняются за работником на период совмещения;
• за выполнение совмещения работник получает дополнительную оплату к своему должностному окладу;
• совмещение осуществляется до момента выхода отсутствующего работника;
• сотрудник, выполняющий совмещение, занимает основную должность, и приказ о его переводе не оформляется.

Некоторые особенности в частных случаях

В том случае, если сотрудника некоторое время не будет из-за беременности, родов или осуществления ухода за несовершеннолетним по достижению им 1,5 или 3 лет, работодатель может действовать одним из таких способов:

• оформить перевод на его должность: в такой ситуации замещение будет иметь временный характер; : в подобных ситуациях составляется срочный трудовой договор;
• оформить совмещение должности: в подобной ситуации документ будет иметь временный характер.

Стоит отметить, что член трудового коллектива, который временно отсутствует по причине рождения ребенка или ухода за ним, может сообщить о необходимости выхода на работу в любое время, и работодатель не имеет законного права отказать ему в таком действии.

Бывают случаи, когда совместителя требуется уволить после того, как основной работник выйдет с больничного. Как это сделать правильно – читайте тут.

Особенности замещения руководителя на время больничного

Отдельные особенности имеет процесс замещения члена трудового коллектива, который занимает должность руководителя или главного бухгалтера. Когда возникает необходимость замены руководителя юридического лица или государственной организации, все текущие обязанности автоматически на себя принимает лицо, занимающее должность заместителя.

Если потребуется временное замещение главного бухгалтера, то такое действие может выполнять работник, занимающий должность заместителя или другого финансового работника. Обязательным условием подобного действия без оформления дополнительного приказа является то, что механизм их будет прописан в заранее заключенном соглашении или ДИ. Кроме того, для временного замещения можно привлекать других сотрудников, в том числе и сторонних, но в таком случае оформление документа уже является обязательным.

Пример определения величины оплаты

При осуществлении замещения сотрудника на период больничного доплата может рассчитываться двумя способами:

• осуществлением доплаты до размера оклада по должности, на которой выполняется замещение;
• осуществлением доплаты, выраженной в определенном размере к основному окладу.

Рассмотрим пример начисления доплаты:

• начальник отдела закупок с 1 по 30 ноября находился на больничном;
• в течение времени отсутствия лица, который занимает должность начальника отдела, все выполняемые им в соответствии с имеющимися инструкциями по данной должности функции были возложены на менеджера того же отдела;
• оклад начальника отдела составляет 38 тысяч рублей;
• оклад менеджера находится на отметке 27 тысяч рублей.

По причине оформления соответствующего приказа работодателя замещающему начальника сотруднику необходимо произвести дополнительное начисление в размере разницы между их окладами. Таким образом, дополнительная оплата, которую будет получать менеджер, составит: 38000 – 27000 = 11000 рублей, и общая сумма к получению будет равна окладу начальника.

Об особенностях оформления замещения работника в период его пребывания на больничном рассказывает кадровый аудитор Елена Пономарева в этом видео:

Замещение члена трудового коллектива, которое будет осуществляться в течение всего периода его отсутствия или более короткого времени (в данном случае временной отрезок такого действия определяется дополнительно), производится по оформленному приказу или в соответствии с оформленными пунктами коллективного или трудового договора.

Инструкция: составляем приказ о замещении на время больничного

Приказ на замещение сотрудника во время больничного — это организационно-распорядительный документ, который составляют, чтобы временно передать обязанности заболевшего другому работнику .

Кто и когда оформляет приказ

Если выполнение обязанностей сотрудника, ушедшего на больничный, не терпит простоя, то работодатель привлекает к этому другого человека. Для этого оформляется замещение (ст. 72.2 ТК РФ) либо совмещение (ст.

60.2. ТК РФ). В случае замещения уполномоченное лицо (например, инспектор по кадрам, секретарь) составляет распоряжение о замещении на основании служебной или докладной записки непосредственного начальника заболевшего и письменного соглашения сторон.

Во втором случае составляется распоряжение о совмещении должностей на основании подписанного согласия совместителя. Кроме того, на время больничного работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с другим работником (ст. 59 ТК РФ), приняв его на эту должность как на основное место, так и по совместительству.

В этом случае оформляется прием на работу.

Используются унифицированные либо принятые в организации формы. В качестве обоснования указывается причина издания распоряжения.

Кто должен расписаться под приказом

Документ вступает в силу с момента его подписания руководителем организации. Ниже расписываются все лица, ответственные за его исполнение. Претенденты на совмещение или замещение ставят подписи как удостоверение того, что они ознакомлены и согласны.

Как составить приказ для нового основного работника

Если основной сотрудник ушел на больничный на заведомо длительный срок, то на время его отсутствия организация вправе принять нового сотрудника на его место по срочному договору. В нем указывается не конкретный срок, а событие, по случаю которого действие договора заканчивается — выход основного сотрудника. Это условие указывается в распоряжении о приеме на работу заместителя.

Документ оформляется по стандартной форме Т-1.

Примерный образец распоряжения о приеме на работу по срочному трудовому договору на время больничного:

Как составить приказ для нового работника по совместительству (внешнее + внутреннее)

Аналогично оформляется замещение с помощью внешнего или внутреннего совместительства. Данное условие указывается в распоряжении по форме Т-1 в графе «Характер работы».

Примерный образец распоряжения о приеме по совместительству на время больничного:

Как составить приказ для старого работника по временному переводу

Чтобы оформить полное замещение, т. е. возложить обязанности отсутствующего сотрудника в полном объеме на другого работника организации, необходимо прежде получить его письменное согласие.

На его основании оформляется перевод по форме Т-5. Указывается временный характер перевода и его причина. Перед тем как издать распоряжение о замещении, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

От своих прежних обязанностей сотрудник освобождается.

Примерный образец приказа о замещении на время больничного

Порядок замещения основного работника на время больничного. Документальное оформление, образец приказа

Временное отсутствие работника на своем месте может быть обусловлено причинами различного характера, например, человек уходит в очередной отпуск.

Но нередки случаи, когда это происходит в силу заболевания. В таких ситуациях наниматель вправе заменить отсутствующего работника другим. Об этом подробно рассказано в нашей статье.

Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?

Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.

На практике используется два варианта замены работника:

1. Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
2. Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.

Важно! Процедура оформляется приказом руководителя компании, с которым заменяющий работник должен быть ознакомлен под подпись.

Порядок замещения (временного перевода)

Замещение, как и любая другая процедура, связанная с трудовыми отношениями, реализуется в несколько этапов. Для начала необходимо пообщаться с работником, на которого руководитель планирует возложить обязанности заболевшего. После оформляются все необходимые документы.

В завершении информация направляется в бухгалтерию, которая будет начислять соответствующую оплату.

Всегда ли требуется документально оформлять распоряжение?

Согласно требованиям действующего законодательства, работающему можно поручить выполнение функций отсутствующего специалиста. Для этого потребуется согласие человека. Если стороны пришли к соглашению, то руководитель издает приказ соответствующего характера, который будет являться основанием для начисления дополнительной оплаты в последующем.

Но не всегда нужно оформлять распоряжение. В некоторых случаях приказ не потребуется. Это касается той категории работников, которые были назначены на должность изначально с условием возможной замены временно отсутствующего работника, например, заместителей руководителя.

Такое условие должно быть указано в договоре. В качестве компенсации работнику устанавливается денежная надбавка либо дополнительные дни к основному отпуску.

Предварительное обсуждение

Согласие работника на замену временно отсутствующего является одним из условий возложения дополнительных обязанностей. По этой причине руководитель компании должен будет обсудить с человеком такой вопрос. В процессе беседы оговариваются условия компенсации и объем дополнительных обязанностей.

В то же время статья 72.2 ТК РФ несколько расширяет полномочия руководителя, предоставляя право возложить на работника дополнительные обязанности без его согласия. Это возможно в случае:

• катастроф;
• производственных аварий;
• стихийных бедствий.

Внимание! Согласие также не потребуется, если отсутствие специалиста негативно скажется на деятельности компании, то есть это может привести к временной приостановке работ, порче или уничтожению материальных ценностей.

Необходимые документы

Процедура возложения обязанностей заболевшего работника на другого специалиста предусматривает оформление ряда документов.

1. Докладная непосредственного начальника отсутствующего.
2. Заявление на замещение.
3. Приказ руководителя.

Сведения о временной замене заболевшего в трудовую книжку не вносятся. Информация указывается лишь в учетной карточке замещающего работника.

Служебная записка

Нормы Трудового кодекса РФ прямо не указывают на то, что необходимо составлять служебную записку в связи с болезнью работника. Но на практике локальными правилами большинства организаций оформление такого документа предусмотрено.

Оформляется записка в письменном виде и направляется руководителю компании. В ней должно быть указано следующее:

• Данные руководителя.
• Наименование структурного подразделения.
• Сведения о заболевшем работнике.
• Дата с которой он отсутствует.

• Скачать бланк служебной записки о возложении обязанностей на период больничного
• Скачать образец служебной записки о возложении обязанностей на период больничного

Заявление

Ещё один документ, который может быть оформлен на время больничного листа — заявление на замещение. Оно оформляется сотрудником, который будет заменять ушедшего на больничный и официально подтвердит, что он не против выполнения обязанностей заболевшего коллеги.

Как и служебная записка, заявление оформляется в письменном виде. В нем указывается время начала больничного, а также данные о работнике, который будет временно исполнять обязанности.

• Скачать бланк заявления на замещение во время больничного
• Скачать образец заявления на замещение во время больничного

Приказ о возложении исполнения обязанностей на другого сотрудника

Почти всегда приказ о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника должен быть издан. Исключением являются случаи, когда человек изначально является замещающим специалистом и такое правило указано в его договоре. Приказ оформляется в письменной форме.

В приказе о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника указывается:

• Наименование организации.
• Сведения об отсутствующем и заменяющем работнике.
• Дата начала замещения.

Приказ подписывается руководителем компании. С документом должен быть ознакомлен под подпись замещающий работник.

• Скачать бланк приказа о возложении обязанностей на время больничного листа
• Скачать образец приказа на замещение директора на время больничного листа
• Скачать образец приказа о замещении учителя на время больничного листа

Дополнительное соглашение к ТД

Может потребоваться дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно оформляется в случае, если человек остается работать в компании, но полностью освобождается от обязанностей по своей должности на время замены. Дополнительное соглашение, как и трудовой договор оформляется в письменном виде, в двух экземплярах.

В нем указывается период и наименование должности, по которой будет происходить замена.

• Скачать бланк допсоглашения к трудовому договору о замещении сотрудника на больничном
• Скачать образец допсоглашения к трудовому договору о замещении сотрудника на больничном

Особенности оплаты

Порядок выплаты специалистам, которые заменяют заболевших, установлен статьей 151 ТК РФ. В ней указано, что доплата за возложение дополнительных обязанностей должна производиться в обязательном порядке. Размер такой выплаты устанавливается сторонами трудовых отношений с учетом объема нагрузки и произведенных удержаний.

Статья 151 ТК РФ. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).

Порядок совмещения

Совмещение профессий или должностей – это одна из форм временной замены отсутствующего работника. Она несколько отличается от замещения. Особенностями такой процедуры являются:

1. Обязательное согласие работника. Оно должно быть оформлено в письменном виде.
2. Четкие сроки совмещения. Они устанавливаются руководителем с письменного согласия работника.
3. Человек имеет возможность аннулировать совмещение в одностороннем порядке. Но он должен будет письменно предупредить об этом руководителя за три рабочих дня.

Допсоглашение к ТД

Дополнительное соглашение к трудовому договору потребуется, если содержание последнего претерпит изменения. Например, человек работал какое-то время в компании, но потом ему предложили совмещать должности. В таком случае нужно будет оформить дополнительное соглашение к договору.

В нем следует указать, что обязанности будут исполняться в порядке совмещения.

• Скачать бланк допсоглашения о совмещении на время больничного
• Скачать образец допсоглашения о совмещении на время больничного

Нюансы оплаты

Выплата за совмещение производится по тем же правилам, что и замещение. Сумма определяется по соглашению сторон с учетом объема нагрузки и удержаний из заработка. На практике совмещение компенсируется в виде надбавки к заработной плате.

Можно ли принять на данный период нового сотрудника?

На время болезни человека руководитель имеет право принять другого специалиста на работу. Речь идет не о замещении или совмещении. В данном случае можно заключить новый трудовой договор. Трудовые отношения с такой категорией работников имеют отличительные особенности.

Основанием для приема на работу человека по замене отсутствующего специалиста является заболевание последнего. Оно дает право руководителю принять на должность другого работника. Такие трудовые отношения будут носить временный характер.

Они будут ограничены только заболеванием основного специалиста. Сам претендент должен соответствовать общим критериям – состояние здоровья и наличие специального образования, если таковое требуется для назначения на должность.

Как оформить?

Сама процедура приема на время болезни основного специалиста не имеет отличительных особенностей:

1. претендент подает заявление на имя руководителя компании, который рассматривает его;
2. после этого издается приказ о приеме на работу и оформляется трудовой договор;
3. в завершении в трудовую книжку человека вносится соответствующая запись.

В любом случае, основанием для начала процедуры приема на работу, является заявление претендента. Оно оформляется в письменном виде и направляется руководителю организации. В нем указываются данные организации, работника, а также то, что человек желает заключить трудовой договор на время лечения отсутствующего специалиста.

• Скачать бланк заявления о приеме на работу на время больничного основного работника
• Скачать образец заявления о приеме на работу на время больничного основного работника

В случае положительного результата, с человеком по статье 59 ТК РФ заключается срочный трудовой договор. Он оформляется по общим правилам в письменном виде, по одному экземпляру для каждой из сторон. Помимо обязательных условий, договор должен содержать сведения о сроках действия.

В данном случае они обусловлены наступлением определенных обстоятельств, а именно – выходом основного работника. К конкретной дате срок договора не привязан.

• Скачать бланк срочного трудового договора на время больничного основного работника
• Скачать образец срочного трудового договора на время больничного основного работника

После заключения договора должен быть издан приказ, подписанный руководителем. В нем указываются все обязательные реквизиты, а также то, что человек принят только на время заболевания основного работника.

• Скачать бланк приказа о приеме на работу на время больничного
• Скачать образец приказа о приеме на работу на время больничного

Процедура приема на работу для замены заболевшего работника предусматривает заполнение некоторых кадровых документов:

• Прежде всего это трудовая книжка. В неё должна быть внесена запись о приеме на работу на период заболевания основного специалиста.
• Также необходимо заполнить личную карточку на человека.