Регламент согласования договоров в организации образец

Используемый юридическими лицами порядок ведения и регистрации договоров в организации является итогом самостоятельного выбора. Если поставщиков и клиентов (покупателей) стало намного больше, то стоит задуматься о формализации этого важнейшего бизнес-процесса. Коротко об основных задачах и проблемах.

Работа с договорами и ее регламентация

Подготовка и сопровождение соглашений с контрагентами, наличие программы для учета договоров — важная и обязательная часть деятельности современной организации. Большое количество соглашений не позволяет руководителю читать документы и анализировать возможные риски. А рисков много:

• заключение невыгодной или убыточной сделки;
• подписание сделки ничтожной или оспариваемой;
• потеря документа;
• использование неэффективных и затратных внутрифирменных процедур заключения;
• отсутствие первичных документов внутри компании;
• неконтролируемое увеличение себестоимости как результат отсутствия лимитов по затратам/платежам и пр.

Законодательство никак не регламентирует порядок договорной работы в организациях. Государство наделяет юрлиц правом самостоятельно выбирать партнеров и обстоятельства взаимодействия. Гражданский кодекс дает определение понятия, перечисляет их виды, возникающие отношения, содержание оформляемых сделок, способы их удостоверения.

Построение внутренних процессов оформления договоренностей с контрагентами, способы регламентации договорной работы каждая организация определяет самостоятельно. Многие оформляют процедуры локальным нормативным актом в виде положения, регламента, инструкции и т.п.

Договорной процесс состоит из следующих основных этапов, определяющих структуру используемого варианта ЛНА:

• подготовка к подписанию — согласование существенных условий, проверка контрагента;
• оформление и подписание — заключение соглашения;
• исполнение — оплата, учет и контроль этапов.

Кто отвечает за договорную работу в организации

Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:

• в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
• документ становится для сторон обязательным актом.

На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:

• предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
• предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.

Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:

• при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
• централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.

Для выбранного варианта готовятся корпоративные ЛНА, подбираются юристы, распределяются обязанности. Ответственные лица определяются и утверждаются решением руководителя.

Как организовать процедуру заключения договоров

Единый подход, использующий разумную регламентацию процедур ведения договорной работы, позволяет компании снизить риск ошибок. Наличие системы делает несущественным, кто работает с договором: пошаговая инструкция делит зоны ответственности и обеспечивает юридический, производственный и финансовый контроль всей процедуры от начала и до конца.

Основные правила

Что следует предусмотреть:

• согласование текста договора и его положений специалистами ключевых для данного вида сделки подразделений;
• координация действий руководства и сотрудников на этапах движения соглашения;
• контроль процесса одним ответственным исполнителем.

Классификация этапов не универсальна: используемая организацией группировка индивидуальна и адаптируется к специфике перечня контрагентов и возможностям внутренней структуры. Общие правила на практике фиксируются документально следующими способами:

1. В документе едином, общем для всех договоров организации.
2. Несколькими актами, связанными между собой локальными актами.
3. Документами, регламентирующими отдельные этапы: порядок проверки контрагентов, положение о подготовке соглашений, положение о претензионно-исковой работе и др.

Полезно вести отчетность об исполнении договора. В таком документе предусматривают оценку этапов «жизни документа», его эффективности, описание и анализ проблем, выводы и рекомендации.

Положение и его структура

Для подготовки четкого регламента процедур заключения договоров в организации и их сопровождения необходимо описать задачи, решаемые сотрудниками на каждом этапе. Только предприятие понимает специфику своих процессов и внутренних должностных коммуникаций — обобщенный пример в таблице.

Разрабатываемый локальный акт зафиксирует эффективный и понятный механизм взаимодействия руководства, специалистов и отделов, определит, кто заключает договоры в организации, учтет специфику бизнес-процессов. Составляют его обычно сотрудники юридического отдела, знающие:

• гражданское право и трудовое законодательство;
• особенности сделок;
• принципы проверки надежности контрагентов.

В небольших компаниях составлением регламента занимаются руководители, отдел продаж, кадровая служба и т. д.

На практике регламенты (положения) имеют похожую структуру и состоят из следующих основных разделов.

В качестве примера — отрывок обсуждаемого документа, содержащий описание порядка применяемого контроля.

СЭД для учета и ведения договоров

В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:

• систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
• сохранность документации.

Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.

Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:

• операционную деятельность;
• работу с корпоративной информацией;
• усложняет отчетность перед фискальными органами.

Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:

• разрабатывают их самостоятельно;
• заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
• покупают готовые программные комплексы.

СЭД — это система автоматизации, комплекс, позволяющий управлять любыми типами документов. В СЭД входят все процессы по организации работы по заключению договоров: создание и согласование проекта, подписание, контроль ключевых точек исполнения, актирование, претензионная деятельность, архивация, обеспечение последующего доступа.

Собственные программы для регистрации договоров и их сопровождения, а также предлагаемые на рынке создаются с учетом или сравниваются между собой по доступности и качеству следующих параметров.

Многие СЭД, предлагаемые разработчиками, теперь используют роботизированные технологии: они кратно увеличивают производительность программ.

При ручном исполнении время на конечное утверждение соглашений определяется временем утверждения всех отделов и ответственных лиц. При помощи СЭД программа рассылает текст на согласование по сотрудникам в соответствии с регламентом. Делается это одновременно или в утвержденной последовательности.

Хорошие программные комплексы стоят немало — для экономии средств МСП имеет смысл поискать бесплатные программы для учета заключения договоров, не имеющие сложностей с установкой. Они есть на рынке и имеют компетентную поддержку пользователей.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Процедура согласования договоров внутри организации

При значительных объемах договорных документов точность и своевременность их обработки, оперативность и полнота принятия решения по тому, надо ли его заключать, на каких условиях, и все ли эти условия вписываются в реальности бизнеса – все это становится очень важным и нередко является критерием успешности и эффективности бизнеса на рынке.

• договоры гарантировано есть у всех;
• оперативность и качество этой работы – важны для бизнеса;
• при определенных объемах бизнесу требуется инструмент для организации этой работы.

«1С:Документооборот» позволяет без программных доработок организовать достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал системы электронного документооборота достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса

Рис.1 Внутренние документы «Договоры» по папкам размещения

Основные этапы в работе с договорами

Очень часто используется оборот «согласование договоров», но мы знаем, что на самом деле за этой фразой стоит намного больший набор действий сотрудников организации.

Подготовка договора

Обычно в организации используют уже выверенные юридической службой шаблоны договоров как основу. Далее бланк договора наполняется данными сторон, предметом договора и условиями.

Рис.2 Создание документа по настроенным заранее шаблонам

Подписание договора

После согласования договора документ должен быть подписан сторонами. Для этого документ направляется для подписания контрагенту, так подписывается директором в нашей организации.

Стоит отметить, что удобно использовать для подписания электронную цифровую подпись (ЭЦП). В некоторых случаях, это более надежный способ гарантировать юридическую значимость документа и, что самое главное, проверить ее.

Безусловно, в современных реалиях обмен документов в электронном виде становится все более актуальным. С помощью операторов ЭДО подписанные ЭЦП документы мгновенно доставляются вашему контрагенту.

Рис.5 При подписании фиксируется кто и когда подписал договор

Рис.6 На закладке «Обзор» доступна информация о подписании договора

Хранение договора

Скан копии с синими печатями и подписями передаются в подразделение, где они будут храниться, и подшиваются в соответствующую номенклатуру дел.

При необходимости оригинал документа может быть выдан ответственному сотруднику для работы с ним. В этих случаях делается отметка в журнале выдачи.

Исполнение договора

Договор требует его исполнения. Бывают договоры с разовой сделкой, бывают договоры, в рамках которых ведется регулярная работа по оказанию услуг или поставки продукции. В любом случае по договору будут возникать дополнительные документы, которые фиксируют его исполнение.

Расторжение договора

Как правило, договор заканчивает свой срок действия в соответствие с датой его окончания. Но бывают случаи, когда договор расторгается досрочно, через соглашение о расторжении.

Как организовать согласование договоров в 1С Документооборот

Возможности системы в части согласования договоров

Программный продукт «1С:Документооборот» (1С:ДО) позволяет без программирования, исключительно существующим функционалом программы организовать любую достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал 1С:ДО достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса.

1С:ДО создает единое для всей компании информационное пространство. Все сотрудники из разных офисов, городов, в том числе на «удаленке» — все работают в единой системе электронного документооборота с актуальными данными.

Программа обеспечивает быстрое взаимодействие сотрудников по документам, а настроенные маршруты процессов связывают между собой ответственных за обработку документа.

За счет механизмов версионирования и протоколирования информация никуда не пропадет, всегда можно понять, что и каким образом происходило. Это позволяет навести порядок в работе с документами.

Система разграничений доступа к данным позволяет обеспечить работу пользователя только с документами и задачами из его области компетенции, убирает лишний для работы контент, а также позволяет надежно закрыть отдельную информацию от несанкционированного доступа к ней.

Постановка процессов документооборота

Экспертное обследование процессов ДО «как есть», построение процессной модели «как будет»

1С:Документооборот КОРП

Подходит средним, крупным компаниям и холдингам со сложным документооборотом. Полный функционал за 187 000 Р

Определить множество видов договорных документов

Для организации договорной работы необходимо заполнить классификатор «Виды документов».

Критерии для классификации видов договоров:

• разные по содержанию (услуги, аренда, покупка, консалтинг и т.д.);
• разные по реквизитному составу;
• разные по доступу к данным документам;
• разными, с точки зрения дальнейшего анализа договорной работы;
• разными, с точки зрения направления бизнеса;
• какие-либо другие критерии.

При определении множества видов договоров стоит руководствоваться разумными соображениями:

1. Если ваша классификация состоит из 3-х (договор, дополнительное соглашение к договору и соглашение о расторжении), то возможно, вы слишком упрощаете вашу договорную работу.
2. Если в классификаторе видов договоров их количество становится более чем 75, стоит оценить нужна ли такая детальная детализация, что она дает, и стоят ли эти выгоды большей стоимости обслуживания более сложной системы.

Рис.7 Виды договорных документов

Рис.8 Виды других корпоративных документов

Шаблоны документов и шаблоны файлов

В программе для каждого вида договора можно задать один или несколько шаблонов документов, где задать предопределенные значения для реквизитов, вложить туда файл шаблона договора и настроить автоматическое заполнение файла данными из карточки документа. Например, заполнить реквизиты сторон, сумму и валюту, сроки договора.

Определить роли исполнителей и маршруты обработки договоров

При работе в системе 1С:ДО рекомендуется применять ролевую адресацию задач.

Все очень просто. Когда мы хотим согласовать договор, то идем с ним в кабинет к «Марии Ивановне», но интересует нас не виза от имени конкретного лица, а именно главного бухгалтера. То же самое происходит, когда в процессе согласования договора нам нужно согласовать его с инженером по эксплуатации, с руководителем службы качества, с начальником транспортного цеха.

Люди со временем меняют свою позицию в структуре предприятия, кто-то уходит, появляются новые люди, но за счет ролевой адресации настроенные маршруты обработки, а тем более когда их достаточно много, будут продолжать и дальше прекрасно работать.

Маршрутов обработки договоров может быть много. Если их количество превышает количество видов договорных документов – это плохой показатель. Если вы уложите все случаи согласования (обработки) договоров в один маршрут за счет мощного механизма условий маршрутизации, то также стоит критически посмотреть на настроенный процесс.

Сможет ли его логику понять кто-то другой кроме того специалиста, кто это настроил.

Идеальное количество процессов для обработки договоров – это количество групп договоров (финансовые, строительные, коммерческие, общехозяйственные и т.д.). То есть для каждой группы видов договорных документов настраивается один маршрут. Как было отмечено выше, за счет условий маршрутизации можно гибко определять состав исполнителей в процессе, в зависимости от содержания документа, и разных прочих условий.

Рис.9 Настроенные маршруты обработки документов

Рис.10 Процесс согласования может иметь сложные условия для его участников