Расчетный лист при увольнении образец

Записка-расчет при увольнении — это документ, который оформляется для расчета зарплаты и положенных компенсаций сотруднику в случае увольнения из компании.

Какой бланк использовать

Записка-расчет (форма № Т-61) является документом первичного учета. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 и предназначена, чтобы рассчитать заработную плату и прочие выплаты сотруднику при расторжении трудового договора.

Работодатель не обязан пользоваться формой Т-61 при увольнении служащих. Она является рекомендательной и удобна тем, что программы кадрового и бухгалтерского учетов уже содержат унифицированный бланк Т-61. Но разрешено разработать и собственную форму записки-расчета, чтобы учесть особенности организации.

Используйте Т-61 как основу, это упростит задачу.

Когда заполнять записку-расчет

Документ составляется индивидуально на работника. Срок для оформления не установлен, но следует учесть сроки выплаты окончательного расчета, то есть не позже последнего рабочего дня увольняющегося работника. Работодателю следует строго соблюдать установленные сроки, иначе работник обратится к юристу за консультацией, а затем и в судебные органы, чтобы урегулировать вопрос по своевременной выплате компенсации.

Заполненный образец записки-расчета

Где и сколько хранить записку-расчет

Хранение первичных учетных документов по оплате регламентировано законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Они должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст.

29 ФЗ № 402). К ним относятся утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 первичные документы, содержащие сведения о финансовом положении работодателя и движении средств: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная (форма № Т-51) и платежная ведомости (форма № Т-53).

Прочие документы первичного учета, в том числе форма № Т-61, хранятся по правилам и срокам, которые установлены законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». Правила хранения, учета и использования официальных бумаг Архивного фонда РФ, контроль за их соблюдением относятся к полномочиям Министерства культуры РФ (п. 2 ч.

1 ст. 4 и ч. 3 ст.

6 закона № 125-ФЗ, пп. 5.2.9 положения МК РФ, утв. постановлением правительства РФ от 29.05.2008 № 406).

Перечень архивных документов с указанием сроков хранения утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. В п. 19 перечня говорится, что бумаги по личному составу (оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, в том числе ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением) подлежат хранению в течение 75 лет.

Получается, что унифицированная форма Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» должна храниться в организации в течение 75 лет. Д опускается сохранять регистр как в бумажном, так и в электронном виде. Электронное хранение осуществляется в силу закона № 36-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

В соответствии с п. 1 ст. 6 ФЗ № 36, официальная бумага, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначна такому документу на бумажном носителе, подписанному, кроме случаев, если законом не предусмотрено обязательное составление на бумажном носителе.

Разрешается составить форму Т-61 в электронном виде и хранить на цифровых носителях информации. Но они должны обязательно заверяться ЭП уполномоченных лиц, в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ.

Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. Последние 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.

Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)

Записка-расчёт по форме Т-61 оформляется при увольнении работника, чтобы произвести завершающий расчёт по заработной плате, а также по прочим выплатам.

Форма Т-61 заполняется на основе расчётных и платёжных документов, ведомостей, в которых содержатся сведения по различным начислениям сотруднику (оплата труда, премии, надбавки и другое).

Записка-расчёт при увольнении – это двухсторонний бланк. На лицевой стороне (заполняет кадровик) отражаются сведения об организации, работнике и трудовом договоре, действовавшем между ними. На оборотной стороне (заполняет бухгалтер) производится расчёт отпускных.

Заполнение формы Т-61

ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА ДОЛЖНА СОДЕРЖАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ СВЕДЕНИЯ :

— Наименование организации, код по ОКПО

— Номер и дата составления документа

— Номер трудового договора и дата его заключения с работником

— ФИО, должность, табельный номер сотрудника и название структурного подразделения, в котором он работает (при наличии)

— Данные по увольнению: дата расторжения трудового договора, основание для увольнения (статья ТК РФ), номер и дата приказа

— Количество дней неиспользованного отпуска, а также при необходимости количество дней в отпуске авансом (в этом случае сумма за «лишние» дни отпуска будет вычтена из расчетов)

— Подпись сотрудника отдела кадров и дата заполнения документа

Графа 1. Год расчётного периода.

Графа 2. Указываем 12 календарных месяцев до даты увольнения

Графа 3. Фиксируется общая сумма выплат сотруднику за каждый месяц расчётного периода. Если в каком-то месяце была повышена зарплата или были произведены какие-либо надбавки, то это всё учитывается в указываемой сумме.

Графа 4. Указывается число календарных дней в расчётном периоде (за год). За количество календарных дней в каждом месяце принимается условное число – 29,3 дня при условии, что месяц был полностью отработан.

При не полностью отработанном месяце расчёт календарных дней производится по формуле: (29,3 дня / Число календарных дней в месяце) * Число отработанных дней

Графа 5. Заполняется, если для сотрудника установлен суммированный учёт рабочего времени.

Графа 6. Указывается сумма среднедневного заработка. Рассчитывается по формуле:
Сумма начислений (строка «Итого» в графе 3) / Число календарных дней (графа 4 или 5)

Графа 7. Количество дней отпуска, использованных авансом.

Графа 8. Число неиспользованных дней отпуска.

Графа 9. Сумма выплат за неиспользованные дни отпуска. Рассчитывается по формуле:
(Графа 8 – Графа 7) * Графа 6

ТАБЛИЦА «Расчёт выплат»

Графа 10. Сумма начисленной зарплаты.

Графа 11. Сумма отпускных (берём значение из графы 9).

Графа 12. Прочие начисления.

Графа 13. Итоговая сумма всех начислений (сумма граф 10, 11, 12).

Графа 14. НДФЛ (подоходный налог 13%), удержанный со всех начислений (графа 13).

Графа 15. Прочие удержания.

Графа 16. Итоговая сумма всех удержаний (сумма граф 14 и 15).

Графа 17. Задолженность организации перед работником (например, какие-то невыплаченные суммы за предыдущие месяцы).

Графа 18. Сумма задолженности сотрудника перед организацией.

Графа 19. Итоговая сумма денег, которую получит работник после всех удержаний.
Рассчитывается по формуле: Графа 13 – Графа 16 + Графа 17 – Графа 18.

Под таблицами указывается общая сумма выплат прописью и цифрами, а также данные платёжной ведомости или РКО, на основе которых из кассы выплачиваются денежные средства.

Оформление и выдача расчетного листа при увольнении

При расторжении трудового договора с сотрудником работодатель обязан произвести с ним полный расчет и выдать все документы, связанные с работой. Одним из таких документов является расчетный листок. Сотрудникам необходимо четко знать, является ли обязательным такой документ и для чего он нужен, чтобы своевременно отреагировать на возможное нарушение трудового законодательства.

Что такое листок с расчетом положенных выплат?

Расчетный листок – это документ, в котором работодатель отображает подробную информацию обо всех денежных отчислениях, причитающихся конкретному работнику. Такой документ надо выдавать сотрудникам по требованию: не важно, действует ли трудовое соглашение или работник увольняется, так как в соответствии с законодательством работодатель должен таким листком оповещать персонал в письменном виде о начисленном денежном вознаграждении — п. 1 ст.

136 ТК РФ (как оформить заявление на выдачу документов при увольнении?).

Расчетный листок выдается, только когда работник выполняет свои трудовые обязанности на основании трудового договора. На сотрудников, с которыми заключены гражданско-правовые договора, действие ТК РФ не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

В бланк расчетного листка сотрудника вносится следующая информация:

• сведения о всех составляющих заработной платы, начисленных за конкретный промежуток времени (оклад, количество отработанных часов, премиальные выплаты и прочее);
• компенсация за неиспользованный отпуск, больничные выплаты, увольнительные и прочие начисления, полагающиеся сотруднику;
• размер других денежных выплат, включая компенсации от работодателя за нарушение им ТК РФ относительно сроков выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
• размеры удержанных из зарплаты сумм;
• общий размер денежного вознаграждения, подлежащего выплате за указанный период.

Работодатель не может ограничиться указанием в расчетном листе только общей суммы начисленной заработной платы и общей суммы удержаний. Документ должен включать детальную информацию о всех составляющих заработка и произведенных удержаниях.

Вместе с расчетным листком сотрудник при увольнении получает записку-расчет по форме Т-61 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В документе отражается:

1. Расчет компенсации за неиспользованные работником дни отпуска или, наоборот, суммы задолженности, если сотрудник воспользовался отпуском авансом.
2. Также в записке-расчете указывается размер среднего дневного заработка сотрудника и итоговая сумма, которую он получит с учетом удержания НДФЛ.

• Скачать бланк записки-расчета по форме Т-61
• Скачать образец записки-расчета по форме Т-61

Записка-расчет не входит в список обязательных документов, выдаваемых при увольнении, но работодатели для отображения информации о неиспользованном отпуске часто используют именно такую унифицированную форму.

Для чего он нужен?

Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.

За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.

Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.

Обязаны ли его выдать после ухода работника?

Выдача расчетного листка – это не право, а обязанность работодателя в соответствии со ст. 136 ТК РФ. Независимо от вида организационно-правовой формы и формы собственности предприятия, руководство обязано предоставлять персоналу информацию о всех начислениях заработной платы в письменном виде.

За несоблюдение норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

• Должностные лица при обнаружении нарушений могут получить предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для индивидуальных предпринимателей (ИП) установлен в таком же размере, как и для должностных лиц, а для организаций нарушение законодательства может обернуться штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.).

К нарушениям норм ТК РФ относятся случаи, когда расчетный листок не выдается сотрудникам, а также когда он выдается с опозданием или содержит сведения в неполном объеме.

Правила заполнения

Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.

В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.

Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.

При увольнении расчетный лист должен быть выдан сотруднику в его последний рабочий день, когда производится полный расчет и выдача всех документов в соответствии с ТК РФ.

Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:

• отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
• ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
• дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.

Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:

• сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
• информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
• сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).

Сам листок с разъяснениями, как рассчитываются начисления и сколько сделано удержаний удержания, в бумажном виде может быть получен в бухгалтерии предприятия, кассе, по электронной почте или через доверенное лицо (при условии предоставления нотариальной доверенности).

Что делать, если не выдали документ с расчетами?

Если при увольнении сотрудник обнаружил, что среди обязательного списка подлежащих выдаче документов отсутствует расчетный лист, следует придерживаться такого порядка действий:

1. Обратиться в бухгалтерию предприятия для решения вопроса.
2. Если в бухгалтерии будет отказано в получении документа, то следующим шагом будет обращение в инспекцию по труду. Инспекторы при получении жалобы от уволенного работника проведут внеплановую проверку организации и в случае подтверждения нарушения привлекут работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Сотрудник может обратиться в суд с иском в адрес работодателя. В случае с увольнением иск в суд о нарушении трудовых прав может быть подан в течение месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или трудовой книжки (ст. 392 ТК РФ).

Если сотрудник работал официально, то при увольнении по собственному желанию или в ином случае ему нужно забрать от работодателя ещё несколько важных справок. В наших статьях вы найдете подробный печень этих документов, а также узнаете правила составления рекомендательного письма, обходного листа, что такое копия трудовой книжки и когда она нужна.

Как выглядит документ?

Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:

1. Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
2. Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
3. Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
4. Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
5. К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.

Также расчетный листок содержит следующую информацию:

1. название организации и сведения о подразделении;
2. Ф. И. О. работника и его табельный номер;
3. период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
4. количество отработанного времени;
5. размер дохода работника с начала текущего года;
6. примененные вычеты по НДФЛ.

• Скачать бланк расчетного листа при увольнении
• Скачать образец расчетного листа при увольнении

Расчетный листок по каждому сотруднику может быть сформирован автоматически в специальных программах для расчета заработной платы.

Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.

Назначение записки-расчета форма Т-61

Когда работник увольняется, соответствующая записка-расчет (форма Т-61) заполняется сразу двумя сотрудниками компании-работодателя:

1. Специалистом кадровой службы компании – он непосредственно оформляет данный бланк.
2. Специалистом отдела бухгалтерии – он вносит всю необходимую информацию, используемую для определения (вычисления) сумм трудовых выплат, перечисляемых выбывающему работнику при увольнении.

Для записки-расчета, составляемой работодателем при увольнении сотрудника, предусмотрен стандартный шаблон Т-61.

Данная форма применяется в кадровом делопроизводстве и бухучете. Она оформляется по каждому факту увольнения наемного работника.

Однако работодатель вправе разработать и использовать собственную форму данного документа. Иными словами, документальный шаблон Т-61 считается рекомендованным, но не является обязательным. Это подразумевается содержанием специального нормативного документа – Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 – и действует с 01.01.2013 в отношении форм (шаблонов) первичных учетных документов.

Сведения, которые отражаются специалистами работодателя в бланке Т-61, позволяют рассчитать сумму среднедневного заработка выбывающего работника, размер полагающейся ему компенсации, а также прочие выплаты, перечисляемые увольняющемуся (увольняемому) лицу или подлежащие возврату (то есть удерживаемые с работника как излишне выплаченные ранее).

Помимо этого, в данной записке-расчете следует отразить суммы обязательных удержаний, предусмотренных нормами законодательства.

Уполномоченный бухгалтер компании-работодателя вычисляет сумму выплат, полагающихся выбывающему сотруднику, отражает её в записке Т-61, а затем переносит необходимые сведения в платежные документы.

Составленная записка-расчет является документальным приложением к расчету заработка (дохода), полученного выбывающим работником за текущий месяц. При заполнении такой документации нужно следовать определенным правилам и рекомендациям.

Как заполнить при увольнении?

Записка-расчет, составляемая при увольнении наемного работника, заполняется его работодателем на основании следующих источников:

1. Трудовой договор, ранее заключенный с уходящим работником.
2. Расчетно-платежные документы, которые содержат сведения о зарплате, различных надбавках, премиях, других поощрительных выплатах.

Лицевая часть документальной формы Т-61 заполняется кадровым специалистом и включает такие сведения:

1. Сведения о компании-работодателе. Указывается её название, прописывается организационно-правовая форма (например, АО или ООО).
2. Реквизиты составляемой записки-расчета. Указываются номер, присвоенный документу, и дата его формирования.
3. Информация о выбывающем сотруднике (его ФИО, занимаемая должность, подразделение в компании, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу).
4. Обстоятельства увольнения (запланированная дата, основание).
5. Количество отпускных дней, ранее не использованных данным работником. Могут фиксироваться факты преждевременного выхода в отпуск, факты появления излишнего количества отпускных дней.

Следующие пункты заполняются уполномоченным бухгалтером на оборотной стороне формы Т-61:

1. Расчетный годовой период, используемый для определения среднемесячного заработка.
2. Двенадцать месяцев, предшествующих увольнению работника.
3. Суммы выплаченного трудового вознаграждения (нетрудовые выплаты здесь не учитываются).
4. Количество календарных дней за год – имеются в виду те дни, которые используются для расчетов. Полностью отработанный месяц учитывается как 29,3 дня.
5. Общее количество часов, отработанных выбывающим лицом (если применяется почасовая оплата).
6. Исчисленная сумма среднедневного заработка.
7. Количество дней отпуска, «авансом» предоставленных наемному работнику.
8. Количество неиспользованных дней полагающегося отпуска.
9. Окончательная (итоговая) сумма причитающейся выплаты, компенсирующей сотруднику неиспользованные отпускные дни.
10. Сумма начисленных трудовых выплат (сюда относятся зарплата, премии, отпускные).
11. Итоговая величина заработка (дохода) выбывающего сотрудника.
12. Суммы НДФЛ и прочих необходимых удержаний.
13. Размер обязательств (задолженности) сотрудника перед работодателем. Как вариант – размер долгов работодателя перед увольняющимся работником.
14. Итоговая сумма, подлежащая выплате.

Помимо этого, бухгалтер указывает сведения платежной ведомости и подписывает составленный документ. Бланк форма Т-61 заполняется в двух экземплярах (первый – для кадровика, второй – для бухгалтера).