- Общие требования к шрифтам в документации компании
- Перечень рекомендаций по ГОСТ по использованию шрифтов
- Так какие же требования к шрифтам по оформлению официальных документов?
- Какой размер шрифтов допустим?
- Какие существуют правила при создании документа в Ворде?
- Критерии подбора шрифтов при оформлении официальных бумаг
- Какие критерии формирует гост для формирования бумаг
- Какие правила формирует гост помимо этих основных параметров
- Какие критерии создания текстовых файлов организации
- Правила оформления и параметры текста
- Технические бумаги
- Таблицы
- Изображения
- Формулы
- Приложения
- Параметры листа
При создании какой-либо документации мы обращаемся к государственным стандартам, в которых сформулированы рекомендации по созданию различных видов документов. Стандарты регулируют особенности построения документов в тех или иных сферах делопроизводства. Ниже разберём, какой шрифт регламентировано применяется по ГОСТу в различных документах, и каковы особенности его применения того или иного в создаваемой деловой документации.
Общие требования к шрифтам в документации компании
Особенности визуального оформления документации компании напрямую зависит от её руководителя. Он выбирает визуальный стиль документации в соответствии со сложившейся в компании практикой, или отталкивается от брендбука, разработанного профессиональными дизайнерами для данного предприятия.
Используемые в документации шрифты являются частью имиджа данной компании и могут быть выбраны не по ГОСТ. Они должны быть лёгкими, читабельными, удобными для восприятия, без излишней вычурности и импозантности.
Общим правилом является использования шрифтов без засечек (Arial) для чтения с экрана ПК. Фонты с засечками (к примеру, известный Times New Roman) рекомендуется использовать для распечатки текста на листе бумаге, так как таким образом они воспринимаются лучше.
Перечень рекомендаций по ГОСТ по использованию шрифтов
Особенности делопроизводства регулируют несколько ГОСТами — 2.105-95, 7.32-2001 , а также 6.30 – 2003 , рекомендации которого заменены 7.0.97-2016 . Последний регулирует оформление организационно-распорядительных документов большинства ныне существующих предприятий. Цель «гостирования» шрифтов в документации – унификация сферы делопроизводства, приведение её к единым образцам, что не только упростит документооборот, но и сделает создаваемые таким образом документы максимально удобными для работы.
В соответствии с изложенными в данных ГОСТах требованиями (в частности, стандарт 7.0.97-2016), шрифт в документе подбирается исходя из области применения. Выбранный фонт не должен быть слишком вычурным или декоративным (не соответствует деловой переписке). Вы можете использовать различные гарнитуры (совокупность близких шрифтов, объединённых единым стилем), учитывая особенности выбранного вами делового стиля.
На конец 2018 года по ГОСТу рекомендуется:
Схема расположения реквизитов документа согласно ГОСТа 7.0.97-2016
Учтите, что использование шрифта по регламентированному ГОСТу носит рекомендательный характер. Госстандарт не обязует каждое предприятие создавать документацию с предложенными нормативами. Но при этом применение изложенных рекомендаций позволит создать действительно качественные документы, с которыми будет удобно работать.
Так какие же требования к шрифтам по оформлению официальных документов?
С первого июля 2020 года, в закон вступили несколько новых правил по написанию документов. Также нужно различать, что же изменилось от старого порядка заполнения документов.
- Обязательная нумерация страниц.
- Обязательно бланки нужны с двухсторонним размещением на листе.
- Шрифтовое сопровождение по реквизитам.
- Должны быть соблюдены правила по выделению частей.
- Обязательное оформление титульного листа.
Какой размер шрифтов допустим?
Естественно всё зависит от выбранного вами документа. В основном разрешены от 12 и 14 размера.
Например: если вы работает с Колибри то нужно использовать размер шрифта 14. При использовании ариал 12 или же 13 размер подойдут.
Также при написании нужно учитывать несколько факторов.
- Читабелен ли текст, в случае если текст слишком маленький, желательно увеличить его размер.
- При просмотре текста с бумаги и экрана компьютера ,не должны быть так ,чтобы текст был слишком мал. В таких случаях при распечатке текст может и искажаться.
- Для каждого бланка нужно использовать разные размеры шрифтов.
Какие существуют правила при создании документа в Ворде?
Существует несколько пунктов для программы World
- Используется бланк в стандартном формате А4,это обязательный пункт;
- Должен быть переплёт как в книгах с левой стороны бумаги по вертикали;
- Отступы от граней: слева три сантиметра, справа два сантиметра, сверху и снизу по одному сантиметру.
- Используется шрифт только в чёрном цвете и не менее 12 размера .Нежелательно использовать шрифты в другом цвете.
Параметры отступов от граней страницы:
- Абзац — от 1,5 сантиметра до 2 сантиметров;
- По обе стороны отступов не делают;
- После абзацев интервалы не применяют;
- Между строк используется 1,5
- В конце выравнивают текст, чтобы информация была написана равномерно и правильно.
Такие строгие и обязательные требования, применяются в отношении к научным и исследовательским статьям. По отношению к другим документам, идёт только рекомендательный характер. Но не обязательные.
Вы праве писать и оформлять документы как хотите. Но всё равно следует придерживаться общих правил и рекомендаций. При этом эти правила часто обновляются.
Нужно быть в курсе всех новинок и событий. Особенно, если оформление государственных документов , является частью вашей профессии и жизни.
Критерии подбора шрифтов при оформлении официальных бумаг
Критерии оформления бумаг, выбор стиля и типа букв устанавливают управляющие организаций. При условии, что корпорация высокоразвитая крупная и самодостаточная. Все сотрудники, которые работают в таких учреждениях с бумагами, придерживаются правил, принятых внутри организации.
Длительное время негласно принято было оформлять официальные бумаги шрифтом times new roman. Это связано с тем, что текстовым редактором ворд пользовались в абсолютном большинстве случаев. В 2008 году после выхода новой версии ворда основным видом набора текста стал шрифт calibri.
С развитием компьютеризации бухгалтерские бумаги печатаются в основном рубленым шрифтом. Какой вид и величину шрифта выбрать, решает сотрудник, который занимается созданием и оформлением текстовых документов. Если в организации не сформированы четкие требования к оформлению текстовых документов, используется любой приемлемый вариант.
Непременное условие – легкое восприятие и сохранение читабельности.
Какие критерии формирует гост для формирования бумаг
Гост не фиксирует строгих рамок. Для создания текстового файла в рамках распоряжения госта необходимо придерживаться стандартного набора характеристик.
Какие правила формирует гост помимо этих основных параметров
- Знаки препинания отделяются от слов и символов, следующих за ними пробелами. Перед знаком промежуток отсутствует.
- Промежуток между строками текста устанавливается в размере полутора. Заглавие, название каждого раздела или абзаца отделяется от текста интервалом в размере двух.
- После заглавия не ставятся знаки препинания.
Какие критерии создания текстовых файлов организации
Чтобы создать официальный документ организации, потребуется проанализировать критерии и стиль организации в формировании документации. Помимо этого изучите, какие нормативы зафиксированы гостом. Документ, в котором собраны нормы и критерии относительно создания и форматирования официальных текстовых файлов называется гостом 2.105/95.
Большинство бумаг создается в книжном виде, и формате листа а4.
Правила оформления и параметры текста
| Показатель | Значение |
| Использование шрифтов в официальных документах | Calibri, times new roman |
| Величина символов | 12, 14 |
| Разделительный строчный промежуток | 1.5 |
| Пронумеровать листы | По порядку, за исключением титульника |
| Границы |
Заглавие выравнивается по центру и выделяется. Между заглавием и текстом раздела устанавливается промежуток – тройка.
Технические бумаги
Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.
Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.
В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.
Таблицы
Техническая и исследовательская документация содержит информацию или приложение в виде таблиц. Таблицы, которые находятся внутри документа, а не в приложении, нумеруются числовыми символами, например, таблица 1, таблица 3. Разрешается счет таблиц в зависимости от глав.
Наименование таблички располагается слева без отступных промежутков. Снизу под названием размещена таблица. Если она не влезает в рамки страницу, требуется разбить на две, или три части.
Изображения
Изображения используются для наглядности подаваемой в документе информации. Рисунки вставляются в тест, выносятся в отдельное приложение, или следуют после текста. Изображения требуется промаркировать числовыми символами по порядку следования.
Формулы
В отношении формул, помещаемых в текстовый документ, предусмотрены правила. После размещения формулы внизу размещается разъяснительная информация. Нужно расписать, какой символ что обозначает. Формулы возможно переносить, если величина превышает строку, необходима нумерация. Разрешается перечислять по ходу следования в рамках главы.
Приложения
Приложения локализуются в конце документа. В них собрана дополнительная, разъяснительная информация. Приложение имеет название.
Очередность определяется не числовыми, а буквенными символами, например, «приложение д», «приложение е». Разрешено для определения последовательности использовать латинские символы. Если есть необходимость, информация делится на главы, выделяются абзацы, вписываются заголовки, и т.д.
Какой шрифт используется в документах по госту? Единого ответа нет. Выбор вида символов зависит от того, какой документ создается, какова сфера применения и назначение.
При создании документации в абсолютном большинстве случаев используется текстовый редактор ворд.
Параметры листа
Для создания стандартной официальной документации, потребуется открыть страницу документа и установить следующие параметры:
- Какой вид бумаги: бумага для печати белого цвета.
- Формат листа: а4.
- Книжный вариант расположения листа.
- Отступ от границ листа: слева 30-35 мм, справа – от 10 мм, сверху и снизу – от 25 мм.
- Цвет символов – черный.
- Величина символов – не менее двенадцати.
- Какой шрифт – calibri или times new roman.
Гостом 7.32/2001 установлены требования к интервалам различного значения.