Что относится к внутренним документам общества

Не привлекая к подготовке акционерных соглашений и внутренних документов АО,
вы рискуете:

• Заключить акционерное соглашение, которое не будет в полной мере отвечать вашим интересам
• Не соблюсти требования законодательства и стать участником соглашения, которое впоследствии будет признано недействительным, внести во внутренние документы АО противоречащие действующему законодательству положения
• Нарушить порядок совершения процедур как при заключении акционерного соглашения, так и при принятии новых либо внесении изменений во внутренние документы АО

Как мы достигаем успеха

Проводим экспресс-анализ документов и оцениваем объем работы

Помогаем выбрать оптимальные условия акционерных документов

Готовим проект акционерного соглашения и внутренних документов АО

Сопровождаем заключение акционерного соглашения

Проводим процесс утверждения внутренних документов АО

Уведомляем общество, регистрируем, раскрываем информацию

ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус». Официальный дистрибьютор марок Volkswagen, Audi, Skoda, Bentley, Lamborghini и Ducati.

ООО «КУН ВОСТОК» — сельскохозяйственная техника: почвообрабатывающая, прицепная, посевная и запчасти к ним.

АО «Газпромбанк». В числе клиентов Газпромбанка – около 5 миллионов физических и порядка 45 тысяч юридических лиц.

Dentsu. Разрабатывает, оптимизирует и реализует медиастратегии, позволяющие брендам выстраивать эффективные коммуникации.

ООО «Норман», Оптовая торговля медикаментами, изделиями медицинского назначения и парафармацевтическими товарами.

Мнения наших клиентов

Готовили с «Центральным округом» корпоративный договор. Юристы всегда были на связи, предлагали разные варианты, участвовали в переговорах с партнерами. Мы очень довольны.

Корпоративный договор, разработанный ЮК «Центральный округ», показал себя в действии. Мы взыскали с участника, который возражал против кандидатуры нашего директора, неустойку. Когда заключали, думали, странная конструкция, а теперь не знаем, как благодарить юристов. Огромное спасибо!

I. Акционерные соглашения.

2) Требования, предъявляемые к акционерному соглашению и особенности его заключения

Как и к любому документу, определяющему права сторон, к акционерному соглашению предъявляются особые требования. Акционерное соглашение заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами.

При этом в предмет акционерного соглашения не могут входить обязательства стороны акционерного соглашения голосовать согласно указаниям органов управления общества, в отношении акций которого заключено данное соглашение. Кроме того, стороны не могут изменять императивно установленные нормы. Например, акционерное соглашение не может определять порядок выплаты дивидендов, так как нормы, предусматривающие его, императивны (ст.

42 ФЗ «Об акционерных обществах»).

Одной из важных особенностей акционерного соглашения является обязанность его сторон уведомить общество о факте его заключения. Такое уведомление осуществляется не позднее 15 дней с даты заключения акционерного соглашения, а в некоторых случаях и в течение 5 дней (п. 5 ст.

32.1 ФЗ «Об АО»). Неисполнение данной обязанности может повлечь взыскание убытков с акционеров, являющихся сторонами акционерного соглашения.

Акционерное соглашение является обязательным только для его сторон. Заключая акционерное соглашение, акционер должен знать, что последствия его нарушения могут быть достаточно серьезными. Важным разделом акционерного соглашения является раздел об ответственности акционеров за нарушение его положений.

Например, это могут быть внушительные штрафы или предусмотренная обязанность продать часть своих акций в случае нарушения такого соглашения. Кроме того, договор, заключенный стороной акционерного соглашения в нарушение акционерного соглашения, может быть признан судом недействительным по иску заинтересованной стороны акционерного соглашения.

II. Обязательные внутренние документы АО.

1) Что относится к внутренним документам АО?

Закрытый перечень внутренних документов АО законодательно не предусмотрен. При этом, опираясь на ФЗ «Об акционерных обществах», можно заключить, что к таким относятся:

• устав акционерного общества со всеми изменениями/дополнениями
• положение о порядке подготовки и проведения общего собрания акционеров
• положение о порядке созыва и проведения заседаний совета директоров
• положение о порядке созыва и проведения заседаний коллегиального исполнительного органа
• положение о ревизионной комиссии

Названные выше документы принимаются в каждом акционерном обществе. Но, кроме того, внутренние документы АО могут регулировать и другие вопросы деятельности общества: дивиденды, порядок работы счетной комиссии, информационную политику, кодекс корпоративного управления и т. д.

2) Порядок принятия внутренних документов АО.

Согласно п. 19 ст. 48 ФЗ «Об акционерных обществах» утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, относится к компетенции общего собрания акционеров.

Соответственно внутренние документы, не регулирующие деятельность органов общества, могут приниматься как советом директоров, так и единоличным исполнительным органом, коллегиальным исполнительным органом. Для разграничения компетенции и непринятия противоречащих друг другу внутренних документов в уставе или в положениях об органах следует указывать, какие документы могут быть приняты советом директоров, а какие коллегиальным исполнительным органом. К моменту рассмотрения вопроса об утверждении внутреннего документа необходимо подготовить его проект.

Во время заседания собрания участники могут предлагать свои правки, которые войдут в окончательную редакцию внутреннего документа. Самым сложным по порядку принятия является устав акционерного общества, так как после утверждения общим собранием он должен еще пройти регистрацию в налоговом органе. Остальные же документы не требуют дополнительных бюрократических процедур, в связи с чем как их принятие, так и изменение происходит значительно быстрее.

Определяя порядок деятельности акционерного общества, внутренние документы предоставляют акционерам право регулировать отдельные вопросы существования общества в зависимости от их интересов, поэтому безответственное отношение к содержанию внутренних документов чревато затруднениями в возможностях защиты акционеров.

Преимущества работы с нами

Сотрудничество со специалистами Юридической компании «Центральный округ» дает множество преимуществ:

• консультации специалистов и бесплатная экспресс-оценка возможных вариантов заключения акционерного соглашения или положений внутренних документов АО
• полное сопровождение процедуры заключения акционерного соглашения и принятия внутренних документов АО
• гарантия возврата денег в случае недостижения результата
• эффективное и ответственное ведение процедуры (47 проведенных процедур за последний год)

Благодаря большому опыту работы в сфере корпоративного права специалисты ЮК «Центральный округ» смогут быстро и качественно подготовить акционерное соглашение и внутренние документы АО.

Как с нами связаться

Вы можете позвонить нам по номеру телефона +7 (473) 20-06-195 или отправить заявку через форму обратной связи!

Внутренние документы организации: перечень

Внутренние документы организации — официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности. Наряду с законодательными и правовыми актами они определяют свод правил, формирующий нормы внутренней жизни организации, порядок и условия соблюдения административных решений. Внутренние документы обеспечивают управленческую работу, содержащую процедуры, официальные полномочия, организационные ценности и другое.

Некоторые внутренние документы разрабатываются в связи с требованием действующего законодательства.

Внутренние нормативные документы бывают разных видов, каждый из которых предназначен для решения задач конкретной фирмы. Чаще всего их разделяют по назначению, содержанию и регламенту согласования. Перечень внутренних документов организации зависит от следующих факторов:

• формы собственности компании;
• организационно-правовой формы;
• вида деятельности;
• количества сотрудников;
• степени открытости.

Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.

Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.

Организационно-правовые нормативные акты

Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.

• устав предприятия;
• штатное расписание;
• документ о штатной численности;
• регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностные инструкции.

Информационно-справочные документы

Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.

• служебная записка об использовании личного транспорта;
• объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
• заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
• протокол совещания;
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Договоры

Договор — один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках

Это могут быть договоры:

• аренды — жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
• подряда — бытового, строительного ;
• оказания услуг;
• покупки-продажи;
• займа и др.

Служебные бумаги по основной деятельности

Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:

• лицензии;
• допуски;
• свидетельства;
• уведомления.

Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию.

Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.

• отчет о финансовых результатах;
• акт о списании товаров;
• кассовая книга.

Документы по трудовым отношениям

Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.

Обязательные трудовые документы:

• трудовой договор;
• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка;
• график отпусков.

Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →

Личные документы

Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.

• резюме;
• доверенность на подписание кадровых документов;
• расписка на получение трудовой книжки и др.

Как Doczilla Pro помогает бизнесу?

Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически.

За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.

При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:

• договоры;
• доверенности;
• кадровые документы;
• корпоративные документы;
• процессуальные документы

Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию.

Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.

Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.

Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели.

А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.

Применение Doczilla: Недвижимость Юридические фирмы, адвокатские бюро Банки Страховые компании Лизинговые компании Ритейл Промышленные компании Девелопмент и строительство Запросить демо

Недвижимость Юридические фирмы, адвокатские бюро Банки Страховые компании

Лизинговые компании Ритейл Промышленные компании Девелопмент и строительство

Локальные нормативные акты организации: виды, порядок принятия

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников.

Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.

Признаки ЛНА

Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП.

Основные признаки ЛНА:

Утверждение в особом порядке

Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом.

ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст.

8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата.

Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования.

Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса.

Субъектность и территориальность

Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом.

Общность для всех

ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании.

Обязательные акты

Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:

Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки).

Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора.

Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации.

График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ.

Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись.

По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска.

Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ.

Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений.

Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ.

Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте.

Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации.

Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?

Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:

штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;

штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;

штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.

Необязательные акты

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

акты о повышении квалификации сотрудников;

положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;

акты о дисциплинарной ответственности работников;

положение о прохождении персоналом медосмотра.

Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной.

Как оформить ЛНА?

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Утверждение специалиста для разработки ЛНА

Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.

В документе указывается следующая информация:

реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование;

название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты;

дата и место оформления ЛНА;

номенклатурный регистрационный номер;

дата вступления в силу;

трудовые нормы, которые вводятся актом;

место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.

Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.

Утверждение акта руководителем

На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.

Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.

Передача на хранение

ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:

больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;

быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;

электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;

работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.

С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке.