Авансовый отчет в электронном виде

Допустимо ли представление авансового отчета в электронном виде? И как поступать в этом случае с подтверждающими документами? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM

Допустимо ли представление авансового отчета в электронном виде? И как поступать в этом случае с подтверждающими документами? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Трудный путь авансового отчета

Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.

Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.

Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.

Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.

Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?

Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см.

письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.

Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.

К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.

Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.

Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).

Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.

Еще один пример документа, оправдывающего авансовый отчет, — это служебная записка. Она может оформляться, в частности, при использовании работником личного автотранспорта для проезда в командировку. Явных требований по оформлению таких документов только на бумаге нет.

Опять же ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает создание подтверждающих документов исключительно в электронной форме.

Это возможно, если документы заверяются электронной подписью (ст. 6 Федерального Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи).

Еще одна ситуация оформления служебной записки — когда по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник по возвращении из командировки оформляет служебную записку, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К служебной записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Важно отметить, что если с принимающей стороной налажен электронный документооборот, то подтверждение можно запросить в электронном виде и не распечатывать его.

Получается, что бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. Посмотрим, как, используя эту возможность, организовать согласование и хранение документов, чтобы сократить время сотрудника и не подвести под штрафы или лишние налоги бухгалтерию.

Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?

Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст.

252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете:

● НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65);

Оптимальный процесс

Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе.

Сам авансовый отчет сотрудник подписывает с помощью механизма простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232). После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.

Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.

При подготовке к камеральным налоговым проверкам появляется возможность распечатать авансовый отчет и связанные с ним подтверждающие документы. При этом бумажная копия авансового отчета заверяется с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью, законодательство допускает такой способ работы (см. письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).

При подготовке к выездным налоговым проверкам документы, созданные в электронном виде, печатаются, авансовый отчет заверяется (как и при камеральных проверках), а документы, изначально созданные на бумажных носителях, достаются из архива.

О чем узнаете

Все ли документы о командировании можно вести электронно

Если кратко, то по командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты, товарные чеки и договор о найме квартиры у физлица. Остальные бумаги можно смело переводить в электронный вид. Разберем подробнее.

Документы о командировании делятся на кадровые и бухгалтерские. Кадровые электронные документы оформляем по требованиям Трудового кодекса, а электронные авансовые отчеты и кассовые чеки — по правилам Налогового кодекса.

Кадровые документы о командировании: приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о командировке можно оформлять в электронном виде и не дублировать на бумаге на основании статей 22.1–22.9 ТК РФ. С ноября 2021 Трудовой кодекс разрешает все кадровые документы оформлять электронно, подписывать электронной подписью работника и работодателя.

Авансовые отчеты можно составлять только в электронном виде и подписывать у работника любым видом электронной подписи. Это соответствует ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, разрешающей составление первичных учетных документов в электронном виде. Минфин признает электронные авансовые отчеты. См. письмо от 04.12.2019, от 20.08.2015.

Кассовый чек, который работник принес на бумаге для подтверждения командировочных расходов, можно сохранить в электронном виде. Это соответствует абз. 12 ст. 1.1 закона о применении ККТ, поскольку любой кассовый чек — это сформированный в электронной форме первичный учетный документ, отпечатанный на ККТ в момент расчета.

Не получится просто отсканировать чек и выкинуть бумажный. Надо получить его электронную версию, которую мы и предъявим при проверках налоговой. Это можно сделать несколькими способами:

• Попросить продавца товара прислать чек на ваш электронный адрес или телефон.
• Скачать на сайте налоговой или сайте компании «Тензор».

Вам хватит фотографии кассового чека, если оформляете командировки в СБИС. Система сама распознает чек, проверит его достоверность на сайте налоговой и впишет данные из чека в авансовый отчет. Как автоматизировать авансовые отчеты.

Электронный ж/д билет и электронный контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученные при оформлении билета, можно не распечатывать. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете.

Бумажный товарный чек, договор найма жилья у физлица и иные документы, изначально созданные в бумажном виде, надо хранить на бумаге. Это требование связано с положениями п. 1 ст.

252 НК РФ о том, что произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, только если расходы документально подтверждены. А вот если бы договор был изначально создан в электронном виде, например, подписан электронными подписями собственника и нанимателя, тогда его можно хранить в электронном виде и не распечатывать.

Перевести документы о командировании в электронный вид

1. Информационная система

По ст. 22.1 ТК РФ обмениваться электронными кадровыми документами с работниками можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС. Эта система должна:

1. Уметь взаимодействовать с порталом «Работа России».
2. Работать со всеми видами электронных подписей работников.
3. Хранить электронные кадровые документы.
4. Подтверждать факт получения документа работником и работодателем.

СБИС для кадрового ЭДО

2. Электронные подписи работникам для командировок

Электронные подписи бывают нескольких видов. Для оформления командировок подойдет любой вид ЭП:

ПЭП — простая электронная подпись;

НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;

КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». В ст. 22.1 Трудового кодекса РФ вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП Госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет электронный документооборот на портале «Работа России».

Про простую электронную подпись 

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе.

ПЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайт госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения.