При служебных командировках сотрудникам начисляются денежные средства в определённом размере, предназначенные на различные траты в ходе поездки. К ним относятся съем жилья, питание, оплата топлива (при совершении поездок на личном транспортном средстве), суточные начисления и т.д. По возвращении работники обязаны отчитываться о потраченных суммах посредством составления авансового отчета.
Как оформить расходы по командировке
Составление рассматриваемого документа невозможно без приложения к нему пакета подтверждающих командировочные расходы бумаг. Таковыми могут выступать:
- билеты на наземный транспорт;
- авиабилеты;
- чеки и квитанции о приобретенных товарах и услугах;
- форма командировочного удостоверения (если компания использует ее при отправке своих сотрудников);
- договор о найме помещения для проживания или документы из гостиницы;
- доклад о выполненных задачах.
ВАЖНО! Единственный тип выданных финансов, расходы по которым не подлежат обязательному подтверждению, это оплата командировки в виде суточных. Следовательно, в авансовом отчете их упоминание не требуется. Они могут указываться лишь в командировочном удостоверении, соответственно, если при отправлении в командировку данный документ составлялся, то упоминание суточных становится обязательным.
При поездках за пределы территории нашего государства, в связи со специфичными особенностями таких отправлений, в качестве подтверждающей затраты документации также предоставляются:
- чек об оплате государственного налогового сбора за услугу изготовления заграничного паспорта;
- квитанция о совершенных финансовых тратах в центре выдаче виз;
- иная документация, подтверждающая факт трат денег на различные консульские и визовые государственные пошлины.
Помимо квитанций и чеков, при составлении акта о потраченных средствах по командировке, целью которой являлось выполнение служебных заданий за пределами нашего государства, сотруднику дополнительно потребуется предоставлять копию первой страницы загранпаспорта, а также ту страницу, на которой отмечается факт пересечения границ стран.
Инструкция по оформлению авансового отчета
Для составления отчетности действующим законодательством регламентирован унифицированный бланк, который издается под номером АО-1. На лицевой последовательно указываются следующие сведения:
- Ф. И. О. командируемого сотрудника;
- его табельный номер;
- полное наименование занимаемой им должности;
- сведения о первичном документе (в большинстве случаев таковым является кассовый ордер или выписка о подтверждении денежного перевода);
- информация о количестве денег, оставшихся от авансовой выплаты по прошлой командировке (при наличии).
На обратной стороне листа прописываются подробные сведения о каждой проведенной трате выданных средств:
- дата;
- порядковый номер;
- наименование траты;
- сумма потраченных денег;
- наименование и реквизиты документа, подтверждающего факт расхода финансов.
СОВЕТ! При составлении документа рекомендуется использовать пример заполнения авансового отчета. Это позволит избежать допущения ошибок и неточностей, что, в свою очередь, поможет предотвратить дальнейшие возможные проблемы с налоговой инспекцией.
На законодательном уровне регламентирован период сдачи таких отчетов. Документация должна быть предоставлена в бухгалтерский отдел предприятия в течение трех рабочих суток со дня прибытия гражданина из поездки.
При нарушении данных сроков выданные сотруднику средства будут классифицированы как задолженность. Соответственно, работодатель получит полное право взыскать недостаток из ближайшего по времени выплаты трудового вознаграждения работника.
Образец заполнения
Образец заполнения авансового отчета по командировке:
Бланк
Форма авансового отчета по командировке АО-1, используемая для составления документа:
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Руководитель организации может не иметь возможности вовремя подписывать документацию. В связи с этим применяется
При покупке жилой недвижимости гражданин получает право на вычет. Оно позволяет вернуть часть потраченных
Индивидуальные предприниматели нанимают сотрудников по общим правилам. При заключении срочных соглашений существует ряд особенностей.
Общие правила
Начиная с 2013 года, оформление авансового отчета на специальном бланке не регламентируется, поэтому компании вправе применять свои собственные формы бланков. Тем не менее, на практике в большинстве случаев для составления авансового отчета используют стандартную форму АО-1.
Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо, то есть сам сотрудник, которому ранее были выданы денежные средства. Затем бухгалтер проверяет отчет и приложенные к нему подтверждения трат и фиксирует проводками суммы по документам.
Предоставить авансовый отчет в бухгалтерию сотрудник должен в течение трех дней с момента выхода на рабочее место (возвращения из командировки или из отпуска/больничного).
Неизрасходованные средства, т.е. остаток по авансовому отчету, сотрудник возвращает в кассу. Если денег было потрачено больше, чем выдано, компания возмещает сотруднику перерасход.