Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».
Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?
В небольших организациях, где клише имеется в единственном экземпляре, хранится предмет у главного бухгалтера или руководителя, поэтому документ вести необязательно. Если же при работе используются несколько моделей штампов и печатей, то необходим строгий контроль за их местонахождением, для этой цели и нужен Журнал учета печатей и штампов.
Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.
При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.
Для чего необходимо вести журнал учета печатей и штампов?
Форма и порядок ведения журнала учета
Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.
Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):
- страницы нумеруются по порядку;
- документ прошнуровывается;
- обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
- хранится Журнал в несгораемом сейфе.
Законодательных ограничений по выбору сотрудника, отвечающего за ведение Журнала, не предусмотрено, поэтому вопросом занимается каждое предприятие индивидуально. При назначении сотрудника, которому будет доверено обеспечение контроля за хранением и выдачей штампов и печатей, руководством компании издается отдельный приказ, после чего работник изучает его и, в случае согласия, ставит свою подпись.
Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.
Образец заполнения журнала учета.
Как правило, данные обязанности возлагаются на доверенное лицо фирмы — сотрудника делопроизводства, канцелярии или секретариата, главного бухгалтера или иного работника. Порядок ведения учета, этапы передачи клише, внесение записей в документ излагаются в инструкции.
Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.
После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).
Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.
Печати и штампы организации
Обычно предприятия владеют единственной основной печатью и несколькими вспомогательными. Вспомогательные печати имеют тот же оттиск, что и основная, но добавляются надписи, указывающие на отдел:
Печать автомат: правила хранения
- канцелярия
- склад
- секретариат и т.д.
С помощью штампов в документах отражают реквизиты, адрес организации, регистрационный номер или другие служебные отметки, которые делать вручную долго и неудобно. Ограничений по числу штампов для организаций нет.В некоторых фирмах набор для оттисков оказывается очень объемным.
Юридическая значимость печатей высока, поэтому требуется контроль их местонахождения. Печати хранятся в сейфе, штампы можно оставлять в выдвижных ящиках. Обеспечить надзор за движением штемпелей во время работы помогает журнал учета печатей и штампов (далее Журнал).
Особенности учетного документа
Журнал помогает быстро определить, в каком подразделении можно найти ту или иную печать, когда и кому она выдавалась, была ли утеряна, уничтожена и т.д.
Жесткого законодательного регламента в отношении формы документа нет. Организация может сама разработать макет Журнала и включить в него необходимые графы. По стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003) применяются обязательные требования:
- нумерация страниц
- прошнуровка документа и скрепление сургучом
- сейфовое хранение
В Журнале прописываются наименование предприятия или его подразделения, период начала и завершения ведения. Учет осуществляется в таблице, включающей обычно четыре колонки:
Форма готового журнала
- номер
- наименование штампа или печати
- выдача
- возврат
Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:
- цель выдачи
- дата
- время
- фамилия получателя
- роспись и т.д.
Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.
Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.
Кто и когда ведет Журнал
Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:
- секретарь
- сотрудник канцелярии
- бухгалтер
Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.
Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.
Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.
Как правильно вести учет
За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.
Передавать печать сотруднику, которому предстоит с ней работать, можно только после соответствующей отметки в Журнале и его подписи. Требуется отследить и отметить в документе факт последующего возврата печати. Возврат подтверждают две подписи – сотрудника и ответственного за Журнал.
Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.
Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».
Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.