Какие справки выдают при увольнении в 2022

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему ряд документов. Обеим сторонам расторгнутого трудового договора следует знать, что эта обязанность закреплена законодательно и нарушение порядка увольнения влечет наложение на работодателя наказания. Разберемся, какие документы должен получить работник в 2022 году.

Обязательные документы

Работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать:

Документ содержит сведения о суммах дохода, которые были выплачены работнику в течение двух календарных лет до момента увольнения. Поскольку эти данные будут использоваться впоследствии для расчета возможных больничных листов по новому месту работы, то в ней выделяются:

• сумма страховых взносов на ФСС, которая была удержана из заработка;
• количество дней, за которые взносы не удерживались (дни временной нетрудоспособности, ухода за больным членом семьи, периода по беременности и родам и т.д.).

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Все копии заверяются надлежащим образом (штампом или надписью «Верно», проставляется должность, подпись с расшифровкой и дата заверения);

• выписка из формы СЗВ-М только по увольняемому за месяц, в котором он увольняется (форма утверждена ПП ПФР от 01.02.2016 № 83п); , утвержденная ПП ПФР от 06.12.2018 № 507п. Содержит периоды страхового стажа и суммы страховых взносов;
• ДСВ-3 в случае, когда за работника направлялись средства страховых взносов на накопительную пенсию;
• расчет по страховым взносам (выписка из раздела 3 формы о персонифицированных сведениях работника). Показывает доходы работника и размер взносов с них за последний квартал работы.

В какой срок должны выдать справки при увольнении?

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:

• справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
• формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.

• остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).

Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.

Что делать, если документы не выдают или задерживают?

Любое нарушение порядка увольнения, в том числе отказ или задержка выдачи необходимых документов, влечет наказание работодателя. Соблюдение правил и сроков предоставления обязательных справок и трудовой книжки является обязанность организации.

Для того, чтобы можно было доказать нарушение сроков, следует придерживаться следующего порядка:

• заявление с просьбой о выдаче документов составьте в двух экземплярах и потребуйте отметить получение на вашем экземпляре (при направлении заявления почтой используйте уведомление о получении);
• дождитесь трех рабочих дней, которые отводятся на подготовку и выдачу документов по закону;
• при отсутствии справок в указанный период составьте и направьте жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру (допустимо одновременно направить в обе инстанции).

Рассматривается в течение 30 дней с момента получения жалобы. В этот период действия работодателя подвергаются проверке.

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Помните, что запись об увольнении в трудовой книжке должна быть правильно оформлена, для проверки используйте эту статью.

Какие документы выдавать работнику при увольнении – полный список

Документы при увольнении выдаются в последний рабочий день вне зависимости от основания: по собственному желанию, соглашению сторон или инициативе работодателя. Они бывают обязательными, которые должны выдать в любом случае, и дополнительными – они оформляются по заявлению сотрудника. Рассмотрим, какие именно документы нужно выдать при увольнении работника, в какие сроки и что делать, если работодатель отказывается отдавать трудовую книжку или справки.

Перечень документов, выдаваемых при увольнении

Как говорилось ранее, документы при увольнении бывают обязательными и дополнительными. Обязательные выдаются в день расторжения трудового договора, дополнительные – не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного заявления от сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Дата увольнения зависит от того, назначалась ли отработка, или нет. Если да, сотруднику придется отрабатывать 14 календарных дней. Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем подачи заявления об уходе (ст. 80 ТК РФ). При расторжении договора по инициативе работодателя дата определяется приказом.

Расчетный листок

Расчетный листок выдается в бумажном виде, но можно отправить его и по электронной почте, если увольняющийся не против. Согласно ст. 136 ТК РФ, он должен содержать следующие сведения:

• о составляющих частях зарплаты;
• о размерах и основаниях произведенных удержаний (например, НДФЛ);
• о размерах начисленных компенсаций (за неиспользованный отпуск, нарушение сроков выплаты зарплаты, и пр.);
• об общей сумме.

Форма листка утверждается работодателем и отражается в локальных нормативных актах предприятия.

Трудовая книжка

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках». Она заполняется в последний рабочий день или накануне. Если сотрудник отказывается ее забирать или не может получить по другим причинам, с него нужно взять письменное согласие на отправку Почтой России.

Если работник отказался от бумажной книжки, вместо нее выдается форма СТД-Р. Ее можно отправить электронной почтой, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Справка о заработке за два года

Справка 182н о сумме заработка за два года нужна, чтобы новый работодатель смог рассчитать декретные, отпускные и иные выплаты. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182н «Об утверждении формы и порядка выдачи…».

Какие сведения должна содержать справка 182н:

• дата выдачи;
• данные о страхователе (организации);
• данные о застрахованном лице (работнике);
• период работы;
• сумма зарплаты, на которую начислены обязательные социальные взносы;
• количество календарных дней временной нетрудоспособности, декрета, отпуска по уходу за ребенком;
• начисленные суммы по годам;
• подписи руководителя и главного бухгалтера;
• печать предприятия.

СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06.02.2018 №507п «Об утверждении формы…». Выписка из нее выдается в день увольнения, а сам документ направляется работодателем в Пенсионный фонд уже после.

Какая информация в нем указывается:

• о страхователе;
• отчетный период;
• периоды работы застрахованных лиц;
• начисленные и уплаченные страховые взносы;
• уплаченные добровольные пенсионные взносы.

Стандартно СЗВ-СТАЖ оформляется на всех сотрудников. Но при увольнении – только на увольняющегося, т.к. по закону работодатель не имеет права разглашать персональные данные и сведения о доходах других лиц.

Форма СЗВ-М, утвержденная Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 №83-п «Об утверждении формы…», содержит сведения о застрахованных лицах, а именно:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период календарного года;
• код формы;
• сведения о застрахованных: ИНН, СНИЛС;
• должность, подпись руководителя.

Как и в случае с СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М оформляется персонально на увольняющегося. Информации о других сотрудниках в ней быть не должно.

Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда России от 20.01.2020 №23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности…». Это практически аналог бумажной трудовой книжки, только ведется в электронном формате, а любые изменения передаются работодателем в ПФР.

СТД-Р содержит следующие данные:

1. О работнике: Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС.
2. О работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП, дата подачи заявления о ведении электронной трудовой, дата подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
3. О трудовой деятельности сотрудника: порядковый номер записи, дата, должность, код выполняемой функции, причины увольнения, основание.

Расчет по страховым взносам

Что там указывается:

• данные о сотруднике, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения;
• сведения о перечисленных суммах.

ДСВ-3 заполняется на сотрудника, за которого работодатель перечислял добровольные взносы на накопительную пенсию. Форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 09.06.2016 №482п «Об утверждении формы…».

Какая информация указывается:

• реквизиты работодателя;
• номер платежного поручения;
• дата исполнения поручения;
• сведения о застрахованном работнике;
• сумма взносов.

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Все копии заверяются надлежащим образом (штампом или надписью «Верно», проставляется должность, подпись с расшифровкой и дата заверения);

• выписка из формы СЗВ-М только по увольняемому за месяц, в котором он увольняется (форма утверждена ПП ПФР от 01.02.2016 № 83п); , утвержденная ПП ПФР от 06.12.2018 № 507п. Содержит периоды страхового стажа и суммы страховых взносов;
• ДСВ-3 в случае, когда за работника направлялись средства страховых взносов на накопительную пенсию;
• расчет по страховым взносам (выписка из раздела 3 формы о персонифицированных сведениях работника). Показывает доходы работника и размер взносов с них за последний квартал работы.

Справка о среднем заработке

Форма справки о среднем заработке за последние три месяца рекомендована Письмом Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5. Но работодатель может утвердить свой документ самостоятельно в соответствии с законодательными нормами.

Какие сведения отражаются в справке:

• кому выдана;
• место работы;
• условия труда;
• размер среднего заработка за последние три месяца;
• Ф.И.О., подписи руководителя и главбуха.

Такую справку можно заказать как в день увольнения, так и после в любое время.

2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ «Об утверждении формы расчета сумм…». Она может понадобиться работнику для предоставления по новому месту трудоустройства, получения налогового вычета и в других ситуациях.

Что указывается в документе:

• сведения о налоговом агенте – работодателе;
• информация о сотруднике;
• облагаемые налогом доходы;
• сведения о социальных, социальных, стандартных и имущественных вычетах;
• общие суммы налога и дохода.

Кадровые документы

К кадровым относятся документы, которые оформлялись во время трудовой деятельности увольняющегося. Например, копии приказов:

• о принятии на работу;
• о переводе на другую должность;
• о поощрении;
• об увольнении.

Также работодатель должен выдать в течение трех рабочих дней по запросу справку о трудовой деятельности сотрудника в организации; дубликат или копию трудовой книжки: иные док-ты, связанный с работой увольняющегося на предприятии.

Все документы при увольнении выдаются бесплатно.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать документы

Из такой ситуации есть три выхода:

1. Запросить у руководителя документы в письменной форме, подав заявление через секретаря. Если он нарушит сроки выдачи док-тов при расторжении трудового договора, его могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Пожаловаться в трудовую инспекцию. Жалобу можно подать лично, через представителя или с помощью сервиса «Онлайн Инспекция».
3. Самый эффективный, но и затратный по времени. Работник, чье право на своевременное получение документов нарушено, может подать исковое заявление в суд. По решению суда работодателя обяжут выдать все в принудительном порядке. Обращаться следует в районный или городской суд по месту жительства истца или адресу ответчика – на выбор сотрудника (ст. 29 ГПК РФ).

За несвоевременную выдачу трудовой книжки можно взыскать компенсацию за каждый день задержки, если из-за этого сотрудник был лишен возможности трудоустроиться после увольнения (ст. 234 ТК РФ).

Формулировки записей в трудовой книжке об увольнении работника по собственному желанию

Обходной лист при увольнении

Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию

Судебная практика

Обычно работникам при увольнении не выдают трудовые книжки, и забирать их приходится через суд. Вот несколько примеров решений по подобным делам:

1. Истица потребовала возложить обязанность о выдаче трудовой книжки на ответчика, взыскать компенсацию за нарушение сроков выдачи, возмещение морального вреда. Решением № 2-1139/2020 2-1139/2020~М-376/2020 М-376/2020 от 12 мая 2020 г. по делу № 2-1139/2020 требования удовлетворены частично. Книжку выдать обязали, размер компенсаций уменьшили.
2. Истица хотела через суд взыскать компенсацию морального вреда (500 000 р.) и обязать бывшего работодателя вернуть ей книжку. Решением № 2-20/2020 2-20/2020(2-695/2019;)~М-624/2019 2-695/2019 М-624/2019 от 10 января 2020 г. по делу № 2-20/2020 в удовлетворении иска отказано в связи с пропуском срока исковой давности.
3. Истец просил истребовать с ответчика 2-НДФЛ, трудовую книжку, ведомости о начислении зарплаты; взыскать невыплаченный заработок, компенсацию за неиспользованный отпуск и возмещение морального вреда. Решением № 2-8081/2019 2-8081/2019~М-6339/2019 М-6339/2019 от 13 августа 2019 г. по делу № 2-8081/2019 требования удовлетворены частично. С ответчика взыскан долг по зарплате, компенсация за отпуск, возмещение морального вреда. В удовлетворении остальной части иска отказано.

Ответы юриста на частные вопросы

Согласно ст. 392 ТК РФ, срок обращения в суд составляет три месяца со дня, когда эти док-ты должны были выдать. По спорам об увольнении он короче – один месяц со дня получения копии приказа или трудовой книжки. Если сразу нужно взыскать невыплаченную зарплату, срок исковой давности составляет один год с момента, когда деньги должны были выплатить.

Трудовой договор составляется и подписывается в двух экземплярах. При заключении один остается у работодателя, второй – у сотрудника.

Таких оснований нет. Даже если работника увольняют за проступок, все справки должны быть выданы своевременно.

С какого момента работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся?

Со дня отправки уведомления о необходимости явиться на работу за их получением или дать письменное согласие на доставку Почтой России (ст. 84.1 ТК РФ).

Справки при увольнении

При увольнении работодатель безусловно обязан выдать покидающему компанию работнику трудовую книжку, и, при ее наличии, и медицинскую, а также справку по форме 182Н о величине зарплаты. Также работник может попросить его составить и ряд иных бумаг. В этом случае работодатель обязан исполнить просьбу.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

При этом из всего перечисленного лишь медицинская и трудовая книжка, которые принадлежат самому работнику, предоставляются в виде оригинала. Со всех прочих бумаг снимается копия.

Медицинская книжка

Медицинская книжка сотрудника — это еще один документ, для которого установлена норма, в соответствии с которой предприятию требуется возвратить ее ему при увольнении. Это относится и к тому случаю, когда книжка на работника была оформлена в данной компании.

При этом предприятие не имеет права требовать с увольняющегося оплаты, предусмотрена обязанность вручить её бесплатно.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Справки о размерах заработной платы

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М

Также при увольнении необходимо вручить бумагу о трудовом стаже в соответствии с недавно принятой формой СЗВ-М. В ней содержатся данные за месяц перед увольнением, он требуется, чтобы обеспечить точность начисления сотруднику пенсии.

В эту бумагу включаются следующие разделы:

• сведения о работодателе;
• информация об отчетном периоде;
• сведения о сотруднике (ИНН и СНИЛС).

В общем случае подобная бумага регулярно составляется на всех работников, однако при увольнении вписываются только данные этого лица, но не всех прочих.

Выписка по форме СЗВ-Стаж

Отчет СЗВ-Стаж имеет значение сходное с формой из предыдущего раздела. Она также содержит информацию о стаже персонала и подается в Пенсионный фонд России. И ее также при увольнении выдают исключительно данному сотруднику.

При этом для данной формы установлено, что ее подача необходима, даже если лицо в течение определенного периода не получало заработную плату.

Справка-расчет по страховым социальным взносам

Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.

По желанию сотрудника организация может предоставить ему этот документ, если увольняющемуся требуется обратиться в ФСС за пособием.

Эта бумага включает:

• величину долга организации перед ФСС по взносам;
• размер взносов, предоставленных предприятием;
• сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
• и иную информацию.

Дополнительные справки пенсионерам

Для пенсионеров не предусмотрено выдачи дополнительных справок при расторжении с ними трудового договора. При увольнении этой категории выдают то же, что и прочему персоналу.

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

При отсутствии у нее желания идти заявителю навстречу он имеет право подать жалобы в трудовую инспекцию и суд, также обратиться в обе организации одновременно.

В этих жалобах содержится просьба о привлечении работодателя к ответственности по статье 5.27 КоАП. В дальнейшем по административному делу на юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении?

В процессе прекращения трудовых отношений работодатель обязан передать сотруднику пакет документов. Невыполнение этого требования – грубое нарушение трудового законодательства, которое тянет за собой применение штрафных санкций. При этом законом четко предусмотрено, какие справки выдаются при увольнении работника обязательно, а какие – только на письменный запрос увольняемого.

Правила оформления документации

Документация из бухгалтерии и отдела кадров оформляется согласно нормативно утвержденным стандартам. Не допускается выдача бумаг, составленных не по существующим образцам и бланкам, если конкретную форму документа предусматривает определенный законодательный акт.