Срок хранения заявления на отпуск ежегодный

Для того чтобы сотрудник мог уйти в отпуск, необходимо подготовить соответствующий приказ. При этом не нужно полагать, что после его подготовки и перечисления выплат сотруднику о приказе можно забыть: такая документация в обязательном порядке должна храниться не менее установленного срока.

Если вам необходима консультация по вопросам подготовки и хранения приказов на отпуск, всегда можно обратиться за помощью к специалисту. Своевременная правовая поддержка поможет избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих структур.

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:

• работник пишет заявление;
• заявление согласовывается руководителем;
• кадровая служба готовит соответствующий приказ;
• приказ передается в бухгалтерию;
• работник получает все полагающиеся выплаты.

Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов). Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока. Для хранения документация отправляется в архив.

Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует. Продолжительность хранения может составлять:

От чего это зависит? Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков. Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях.

Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.

Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.

Инструкция: где и сколько хранить заявления работников на отпуск

Срок хранения заявлений работников на отпуск — 5 лет для очередного, 50 или 75 лет — для остальных.

Где прописаны сроки хранения кадровых документов

Работа кадровой службы сопряжена с большим потоком документооборота. Чтобы соблюдать порядок в кадровой документации, важно вовремя производить ревизию деловых бумаг и сдавать в архив те, что отработаны. Сроки и порядок архивации кадровых документов регулируются законодательно:

• законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Ежегодный отпуск

Ежегодный очередной отдых сотрудников обычно организовывается по графику, и дополнительных ходатайств писать не нужно. Но если возникла такая необходимость, и работник ушел не по графику, то заявление является основанием распоряжения о ежегодном отдыхе. Следуя п.

434 пр. Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения приказов на отпуск ежегодный составляет 5 лет. Такой же период сохранности — для оснований на освобождение от работы, связанное с обучением.

За собственный счет

Предусмотрен иной срок хранения заявлений на отпуск без сохранения заработной платы или по уходу за ребенком до полутора и до трех лет. Для этих документов определена длительность 50 и 75 лет, в зависимости от даты формирования. Распоряжение Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов.

» от 20.12.2019, п. 434, устанавливает, сколько хранятся приказы на отпуск без сохранения заработной платы в архиве предприятия. У личных дел сотрудников такой же интервал сбережения, поэтому поместив туда подтверждающие основания, вопрос о том, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, отпадет.

Дополнительный

Дополнительные дни отдыха предоставляются за работу с вредными условиями труда. В п. 434 пр. Росархива прописано, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску за вредные условия труда. Он составляет 50 или 75 лет, в зависимости от даты формирования.

Сколько сохранять уведомления и приказы

Приказ на ежегодный очередной отпуск составляется на основании графика. Аналогично с графиком, срок хранения уведомлений о начале отпуска составляет 3 года (п. 453 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Период хранения оснований распоряжений соответствует сроку сохранности распорядительных документов. Целесообразно поместить заявления туда же, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, как приложение.

Предлагаем воспользоваться памяткой, чтобы не забыть, сколько хранить документы.

Санкции за несоблюдение правил хранения

Обязанность организации беречь документы о трудовой деятельности сотрудников закреплена законодательно. Пренебрежение своими обязанностями грозит административным наказанием в виде штрафов (ст. 13.20 КоАП РФ).

За несоблюдение правил комплектования, сбережения, использования и учета архивных документов предусмотрен штраф:

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

1. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
2. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
3. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
4. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

1. Для ООО — ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
2. Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.

Работодатель вправе устанавливать свои правила хранения, которые не будут противоречить действующему законодательству и будут зафиксированы в уставе предприятия.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

1. Организационные.
2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
3. Справочно-информационные.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых.

У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.