Регламент по работе с дебиторской задолженностью образец

У многих предприятий, особенно крупных, существует множество контрагентов с неисполненными долговыми обязательствами. Тогда перед юристом или юридическим отделом возникает задача своевременно выявить долги и способствовать их дальнейшему взысканию.

Однако желательно, чтобы работа по получению задолженности от контрагентов находилась в определенных рамках.

Для этого в компаниях рекомендуется иметь такой документ, как регламент работы с дебиторской задолженностью. Он поможет вовремя отреагировать на невыполненные обязательства со стороны деловых партнёров.

Как составляется положение

Регламент взыскания дебиторской задолженности и его форма законодательством не предусмотрен.

Однако предприятие вправе его оформить в виде отдельного локального акта, который утверждается руководством предприятия. В разработке документа должны принимать участие все службы, которые, так или иначе, сталкиваются с дебиторской задолженностью.

В число таких подразделений входят бухгалтерия, юридические службы, а также отделы, связанные со сбытом товаров или снабжением. Поэтому чтобы имело место реальное усиление работы по взысканию дебиторской задолженности, в регламенте должен быть грамотно прописан порядок взаимодействия всех упомянутых служб.

Желательно, чтобы с проектом регламента все подразделения были ознакомлены заранее. Тогда не придётся в авральном порядке вносить в него коррективы.

Также важно, чтобы положение о взыскании дебиторской задолженности имело свою чёткую структуру. Тогда будет меньше неясности с теми пунктами, которые прямо затрагивают порядок взаимодействия при взыскании долга.

Разрабатываем положение о работе с дебиторкой

С одной стороны, дебиторская задолженность естественна для современных рыночных отношений. Она возникает в том числе потому, что организации стремятся увеличить свою конкурентоспособность, предоставляя отсрочку платежа за поставленные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги). С другой — дебиторка отвлекает деньги из оборота организации, вынуждает обращаться за дорогими заемными средствами.

Чтобы минимизировать связанные с ней риски, дебиторскую задолженность надо держать под контролем. Эффективен в данном случае комплексный подход — от превентивных мер до налаженного механизма ее взыскания. Соблюдать разработанные правила управления дебиторкой проще, если они зафиксированы в одном документе.

Положение о работе с дебиторкой. Когда необходимо и как разработать

Единый документ, определяющий порядок работы с дебиторской задолженностью в организации, поможет упорядочить работу с дебиторами. Такой ЛПА особенно нужен при значительном числе дебиторов и наличии структурных подразделений в самой организации.

Это может быть Регламент или Положение о работе с дебиторской задолженностью (далее — Положение).

Вместе с тем организация может не ограничиваться одним документом и при необходимости урегулировать вопросы управления дебиторкой в нескольких ЛПА. Например, отдельно разработать:

— Политику управления дебиторской задолженностью. В этом документе можно в общих чертах прописать порядок формирования системы предоставления коммерческих кредитов, оценки покупателей, анализа дебиторской задолженности;

— Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности;

— Регламент проверки контрагентов как документ, в котором будут отражены принципы и порядок проведения такой проверки;

— ЛПА, регламентирующий предоставление скидок как меру стимулирования исполнения выгодных поставщику условий оплаты (например, предоплата вместо оплаты с отсрочкой);

— Положение о порядке списания безнадежной к получению дебиторской задолженности.

В рамках подготовки Положения:

1) назначают ответственное(-ых) за подготовку проекта Положения лицо (лиц). Учитывая комплексный подход к управлению дебиторкой, работу над проектом целесообразно поручить группе работников, каждый из которых будет отвечать за определенный(-ые) раздел(-ы) исходя из своей компетентности. Например, начальник юридического отдела может разработать порядок досудебного, судебного и внесудебного взыскания дебиторской задолженности, а руководитель финансовой службы — порядок учета и анализа дебиторки;

2) устанавливают срок подготовки;

3) непосредственно создают проект Положения и при необходимости согласовывают его с теми структурными подразделениями, которые прямо задействованы в работе с дебиторской задолженностью;

4) руководитель организации утверждает Положение;

5) с Положением ознакомляют работников.

Полагаем, до того, как ответственные сотрудники приступят к разработке Положения, есть смысл провести инвентаризацию и анализ уже существующей дебиторской задолженности. При разработке ЛПА в начале года, например, можно использовать сведения, имеющиеся после проведения годовой инвентаризации .

Какие разделы включить в Положение о работе с дебиторкой

Установленной формы такого ЛПА нет. Организация разрабатывает ее самостоятельно, определяя содержание документа исходя из собственных целей, специфики деятельности и иных факторов. В частности, нужно решить, какие именно структурные единицы в Положении выделить и как их назвать.

Как вариант, рассмотрим, что предусмотреть в Положении, цель которого охватить все аспекты работы с дебиторской задолженностью — начиная с момента ее возникновения и заканчивая взысканием дебиторки, возникающей в результате реализации продукции.

Глава 1. Общие положения

В первой главе ЛПА, как правило, называются цели и задачи, для достижения и решения которых он разрабатывался. В частности, документ может быть направлен на то, чтобы:

— системно предупреждать возникновение просроченной дебиторки;

— сокращать период погашения задолженности;

— не допускать превышения плановых значений размера дебиторской задолженности.

Здесь же можно перечислить лиц, ответственных за работу с дебиторами. Помимо названных выше работников финансовой и юридической служб, ключевую роль в процессе управления дебиторской задолженностью отводят и специалисту по продаже, поскольку непосредственно этот сотрудник тесно взаимодействует с представителем контрагента, обладает необходимой информацией, в том числе о финансовом положении последнего.

Кроме того, в данной главе при необходимости можно раскрыть специфические термины и сокращения, встречающиеся в Положении.

На заметку
В случае когда терминов, сокращений много, целесообразно отвести для них отдельную главу. Например, «Термины и их определения. Сокращения».

Глава 2. Кредитная политика

Здесь определяют, на каких условиях продукция отгружается в кредит. В частности:

1) на какой срок предоставляется отсрочка (рассрочка) платежа;

2) какие штрафные санкции будут действовать в случае несвоевременной оплаты.

Штрафные санкции считаются мерами, предупреждающими несвоевременную оплату. Регламентируя их применение в Положении, как вариант, можно предусмотреть включение в договоры условий:

— о взыскании не зачетной неустойки (напомним, она применяется по общему правилу и означает, что убытки возмещаются в части, не покрытой неустойкой), а штрафной. В этом случае убытки будут взыскиваться в полной сумме сверх неустойки ;

— градации неустойки (в виде пеней или процентов) в зависимости, скажем, от суммы сделки, периода отсрочки (рассрочки);

3) будут ли применяться скидки (бонусы) за соблюдение условий оплаты и т.п.;

4) какие инструменты минимизации договорных рисков используются. К примеру, к ним относят:

— способы обеспечения исполнения обязательств. Это залог, удержание имущества должника, поручительство, гарантия (в том числе банковская), задаток и т.д. ;

— сохранение права собственности на продукцию за поставщиком до ее оплаты ;

— расчеты посредством аккредитива. В таком случае по поручению покупателя оплату производит банк. Для этого поставщик передает последнему документы о выполнении своего обязательства по поставке (например, ТТН).

Кроме того, определяя, предоставлять ли отсрочку (рассрочку) платежа контрагенту, целесообразно учитывать его репутацию и платежеспособность. Поэтому иногда систему кредитных условий разрабатывают индивидуально для каждого покупателя. И делают это на основании его оценки (рейтинга).

Обычно объем собираемых о контрагенте сведений зависит от суммы сделки: чем выше риск нарушения обязательства, тем больше информации о нем надо получить.

В таком случае в Положении стоит прописать критерии, по которым контрагента будут оценивать. Это может быть:

— общее время работы с клиентом;

— размер уставного фонда;

— репутация покупателя в деловой сфере;

— текущий статус (действующий, в стадии ликвидации и т.д.);

— нахождение в спецреестрах (например, лжепредпринимателей).

Глава 3. Порядок оперативного учета и анализа дебиторской задолженности

Как было отмечено выше, организации важно контролировать имеющуюся дебиторку. В таких целях ведется ее оперативный учет.

В связи с этим в данной главе Положения можно прописать, на кого возлагаются функции по ведению учета, какие инструменты используются, по каким критериям оценивается существующая задолженность.

Так, в зависимости от объемов реализации продукции, объемов дебиторской задолженности, финансовых возможностей организации можно выбрать:

1) табличные формы. Например, можно вести реестр дебиторской задолженности в Microsoft Excel. Такие таблицы просты в использовании и имеют достаточный функционал (позволяют составлять сводные отчеты по контрагентам, визуализировать данные для облегчения восприятия).

В частности, с помощью этого инструмента можно завести карточку на каждого контрагента, в которой будут указываться название последнего, поставки (реквизиты договоров, суммы задолженности, в том числе просроченной, срок просрочки), информация по погашению долга (действия, предпринятые ответственными сотрудниками, даты и суммы платежей, штрафных санкций). Однако у него есть и недостатки. Среди последних, к примеру:

— высокая вероятность ошибок. Так, пользователь может ненамеренно изменить формулу, что приведет к некорректному указанию данных;

— сложность заполнения реестра, если у компании большое количество клиентов и отгрузок;

2) специально разработанное программное обеспечение (ПО) либо модули, встроенные в существующую систему бухчета или ERP-систему (т.е. системы управления ресурсами и планирования деятельности предприятия). Использовать специальное ПО дороже, однако при наличии большого количества контрагентов — удобнее.

Такие программы, в частности:

— позволяют заключать сделки, отвечающие требованиям кредитной политики, и настраивать условия работы индивидуально для каждого клиента;

контролируют сроки погашения задолженности, уведомляя ответственных специалистов организации о возникшей просрочке;

отправляют при необходимости напоминания об оплате (уведомления о просрочке) представителю должника;

анализируют дебиторку в разрезе каждого контрагента и по организации в целом (сроки просрочек, обеспеченность исполнения);

оценивают оборачиваемость дебиторской задолженности, период ее погашения, удельный вес в общем объеме оборотных активов и т.п.

Глава 4. Порядок взыскания дебиторской задолженности

В организации должен быть налажен контроль за своевременным исполнением покупателем обязательств по оплате. Рекомендуется периодически поддерживать контакт с представителем контрагента, напоминая ему о необходимости проведения оплаты.

Однако не всегда превентивные меры защищают от образования долга. На случай появления просроченной дебиторской задолженности в организации должен быть налажен эффективный механизм ее взыскания. Для этого в Положении стоит зафиксировать:

— порядок взаимодействия специалистов — от выявления просрочки до взыскания дебиторки;

— сроки и порядок выполнения действий по взысканию долгов в досудебном, судебном, внесудебном порядке, а также в рамках исполнительных производств.

Порядок взыскания дебиторки можно изложить в одной главе или разложить на отдельные, например по способам или стадиям взыскания долга.

Как оформить Положение о работе с дебиторкой

Положение оформляют, учитывая требования делопроизводства. В частности :

— набирают текст на компьютере гарнитурой шрифта Times New Roman размером не меньше 13 пт;

— печатают через одинарный межстрочный интервал;

— выравнивают по ширине листа.

Готовый проект Положения рекомендуется согласовать со структурными подразделениями, которые имеют отношение к работе с дебиторкой. Если претензий к проекту нет, согласование ЛПА внутри организации оформляют реквизитом «Виза» . При наличии замечаний ниже этого реквизита делают соответствующую пометку и излагают их суть.

В случае когда замечания многочисленны или объемны, их фиксируют на отдельном листе и прилагают к проекту Положения.

Положение приобретет юридическую силу только после того, как его утвердит руководитель организации :

— либо проставив дату и подпись в грифе утверждения на самом Положении;

— либо издав распорядительный документ.

С утвержденным Положением ознакомляют работников, задействованных в работе с дебиторской задолженностью. В частности, бухгалтеров, специалистов по продаже, юристов и их руководителей.

О том, что работник ознакомился с ЛПА, свидетельствуют его подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления. Их, как вариант, можно проставлять:

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию.

Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

• контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
• у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
• вы столкнулись с недобросовестным партнером;
• ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
• контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги.

Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

• организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
• обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
• обеспечить контроль эффективности звонков;
• привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками.

Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно.

Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения.

Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

• экономия времени и средств на работу с должниками;
• не нужно обучать персонал;
• с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
• нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта).

Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней.

Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело.

Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала.

Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

• проверять репутацию партнеров;
• внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
• документально оформлять договоренности;
• собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
• регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
• заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия.

Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Управление дебиторской задолженностью

Статьи

Явление дебиторской задолженности возникает из-за временного разрыва между проведением сделки и ее оплатой. По сути это один из самых ликвидных активов предприятия в виде финансовых вложений в другую компанию. Процесс управления задолженностью помогает держать под контролем ее объем, не допускать длительного накопления долгов, уменьшать риски потерь и не утратить прибыль.

Какие бывают виды дебиторской задолженности

При формировании системы управления просроченной задолженностью, механизмов ее взыскания нужно учитывать вид обязательств. Классификация следующая:

• По периодам погашения – существует кратко- и долгосрочная задолженность. К первой относятся долги на период не более 12 месяцев с даты возникновения. Ко второй – на период свыше 12 месяцев.
• По критериям опоздания – выделяется текущая дебиторка и просроченная. По первой срок оплаты пока не наступил, по второй – уже вышел.
• По длительности просрочки – есть нормальная, хроническая и безнадежная дебиторка. Срок неисполнения обязательств по первой – до 90 дн., по второй – до 3 лет, по безнадежной – свыше 3 лет.
• По основанию для образования – дебиторка от продаж покупателям, поставщиков, бюджета, сотрудников, подотчетников и т.д.
• По характеру обеспечения – с обеспечением в виде БГ (банковская гарантия), поручительства, залога или без обеспечения. Необеспеченная ничем дебиторка называется сомнительной. Если срок давности долга уже истек и его невозможно взыскать, это безнадежная задолженность.

Инвентаризация долгов

Это мероприятие проводится для подтверждения правильности отражения обязательств в программе для работы с задолженностью. Анализировать расчеты предприятию нужно перед представлением в контрольные органы годовой отчетности, во время реорганизации/ликвидации, для корректировки величины резерва по сомнительным долгам. При выявлении разногласий с контрагентами проводится сверка за нужный период.

В ходе инвентаризации уточняется размер сомнительных и/или безнадежных долгов, формируется резерв, проверяется информация по уже списанной за баланс дебиторке.

Работа с должниками

В этом направлении ведется предупредительная работа. Ее суть состоит в анализе договорных условий, расчете срока погашения долгов, проверке исполнения графика расчетов, уточнении правильности оплат и отгрузок. При необходимости выполняется сверка с контрагентом, рассылаются информационные письма-напоминания о дате оплаты.

Недобросовестным партнерам выставляются претензии. Процесс оборачиваемости можно упростить с помощью программы контроля просроченной задолженности. Сегментация осуществляется в разрезе отдельных контрагентов, договоров, по срокам и типам просрочки.

Анализ расходов по взысканию

При выявлении уже просроченной дебиторки предприятию стоит предварительно оценить реальные затраты по ее взысканию. Неизбежны следующие виды расходов:

• почтовые издержки;
• получение выписок из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• оплата услуг на доставку;
• оплата государственной пошлины;
• составление иска в суд;
• судебные расходы на представительство;
• другие виды судебных издержек.

При оценке издержек нужно учесть примерные трудозатраты по взысканию долгов. Не исключено, что стоимость работы, объем потраченного времени будут несопоставимы с размером задолженности. Тогда имеет смысл определить минимальный порог дебиторки, за которую стоит бороться, и взыскивать через суд только долги выше установленного лимита.

Проверка платежеспособности

Возможно, кредитор не погашает долг из-за того, что инициировано банкротство. В таком случае нужно успеть попасть в реестр кредиторов. Чтобы исключить подобные ситуации, нужно удостовериться в платежеспособности покупателя.

Информацию о банкротстве можно посмотреть в федреестре или в картотеке арбитражных дел. Сведения о ликвидации, реорганизации предоставляет специальный налоговый сервис «Прозрачный бизнес».

Возможности FIS Collection System

FIS Collection – система для автоматизации учета кредитов и займов, для управления ДЗ. Сервис объединяет предупредительные функции с инструментами взыскания, позволяет отслеживать показатели расчетов по отдельным договорам, контролировать стадии исполнительного и судебного производства.

Способности FIS Collection (программа для просроченной задолженности)

Эта программа взыскания задолженности помогает организовать работу с дебиторкой, получать высокий результат при минимальных кадровых затратах. Основные возможности работы:

• Сбор, анализ, контроль информации о должниках и обязательствах.
• Запрос, получение выписок из федеральных реестров (ЕГРИП, ЕГРЮЛ, ЕФРСБ), из АБС банков.
• Составление аналитических справок с показателями в динамике, отчетов для контроля мероприятий.
• Курирование, автоматизация этапов взыскания (Pre-collection, Soft collection, Hard collection, Legal collection, Collateral Collection).
• Интеграция с телефонией Avaya, Oktel, Cisco, рассылка сообщений (смс, e-mail) напрямую из ПО.

Преимущества FIS Collection

Предлагаемая программа управления задолженностью в полной мере соответствует нормам № 230-ФЗ от 03.07.2016. Ключевые преимущества решения:

• Объединение в одной системе всех стадий управления дебиторкой.
• Наличие понятного интерфейса с гибкими настройками.
• Выбор наиболее подходящей из методик взыскания.
• К продукту выпущено мобильное приложение.
• Интеграция с базами данных госорганов – ФНС, Почта России, ФССП, суды, БКИ.
• Каналы коммуникации – колл-центр, e-mail, смс, автоинформатор, робот-оператор.

Благодаря автоматизации процесса управления дебиторкой можно снизить расходы на ее взыскание в 3 раза. Освоиться в работе с ПО поможет практический справочник.

О компании

Финансовые Информационные Системы – разработчик информационных систем для финансового сектора. Мы знаем, как в кратчайшие сроки установить, настроить и запустить наш продукт, полностью адаптированный и локализованный в соответствии со спецификой бизнеса Банка.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Как разделить дебиторскую задолженность на группы и зачем это делать
2. Какие финансовые коэффициенты нужно рассчитать, чтобы оценить эффективность управления задолженностью
3. Как проверять контрагентов и управлять дебиторской задолженностью
4. Вывод: кратко о том, как работать с дебиторской задолженностью

Как разделить дебиторскую задолженность на группы и зачем это делать

Долги разбиваются на категории — у каждой свои особенности и проблемы. Поэтому прежде, чем анализировать дебиторскую задолженность, выделите в ней группы должников.

Самые большие группы — это задолженность покупателей и поставщиков. В первом случае долги возникают из-за того, что вы дали покупателям отсрочку платежа. Дебиторская задолженность поставщиков появляется, если условия договоров предусматривают перечисление авансов в счет будущих поставок.

Общепринятый способ классификации дебиторки — это деление по контрагентам. Такой отчет формируется в любой бухгалтерской программе.

Но кроме разбивки по контрагентам делите дебиторку по срокам погашения. Так вы будете видеть, когда ожидается поступление средств, и сможете планировать свои платежи.

Для этого составьте специальную форму — реестр старения задолженности. Если у вас есть просроченные долги, выделите их, чтобы контролировать работу с проблемными контрагентами.

Большая часть платежей от контрагентов поступит через 30–90 дней — на этот период можно запланировать наиболее крупные платежи. Просроченной задолженности мало, ее доля составляет всего 1,4% (50 из 3670) — в компании налажен контроль за возвратом долгов

Другие варианты классификации дебиторки зависят от особенностей бизнеса.

Если у вас много отгрузок, делите задолженность не только по контрагентам, но и внутри каждого контрагента по отдельным договорам и отгрузочным документам. Если вы продаете много разных товаров, то анализируйте дебиторку по товарным группам.

Если ваша продукция продается в разные регионы, разделите задолженность по территориальному признаку. Чтобы оценить работу менеджеров по продажам или закупкам, проанализируйте задолженность по контрагентам, за которых отвечает конкретный специалист.

Например, составьте реестр старения задолженности для клиентов каждого менеджера отдельно, а затем сравните распределение долгов по периодам.

Чем меньше период отсрочки, тем лучше для компании. Поэтому более высокую оценку должен получить менеджер, у которого будет наибольшая доля долгов с самым коротким сроком погашения. В примере это до 30 дней. Поощрите сотрудника и выдайте ему дополнительную премию.

Просроченных долгов в идеале не должно быть совсем, но вы можете установить для них лимит. Например 5% от общей суммы дебиторки по компаниям, за которые отвечает менеджер. Если лимит превышен — уменьшите премиальную часть вознаграждения ответственного сотрудника.

Какие финансовые коэффициенты нужно рассчитать, чтобы оценить эффективность управления задолженностью

Оборачиваемость в днях

Это период, в течение которого контрагенты в среднем гасят долги. Для расчета оборачиваемости дебиторской задолженности (ОДЗ) используйте формулу:

Т — это период времени в днях, за который определяется оборачиваемость, например месяц, квартал или год.

В — выручка за этот период.

СДЗ — средняя дебиторская задолженность за период.

Например, выручка компании за квартал — 50 млн рублей. Средняя дебиторская задолженность за этот же период — 10 млн рублей. Тогда оборачиваемость дебиторской задолженности за квартал будет равна:

ОДЗ = 90 дней / (50 млн рублей / 10 млн рублей) = 18 дней

Это значит, что деньги в среднем поступают в компанию через 18 дней после отгрузки товара.

Не существует норматива оборачиваемости дебиторской задолженности. В идеале ее нужно свести к нулю, т. е.

работать полностью по предоплате и не авансировать поставщиков. Тогда деньги сразу можно использовать для закупки следующей партии сырья или товара. Средства будут оборачиваться быстрее, и компания сможет получить больше выручки за период без дополнительных финансовых вложений.

Но на практике работать без дебиторки очень сложно, особенно малому бизнесу. Конкуренция в период экономического спада обостряется — если вы потребуете от покупателя полную предоплату, найдется конкурент, готовый дать отсрочку. Вам придется соглашаться на перенос платежа, чтобы не потерять клиента.

Поэтому стремитесь хотя бы к тому, чтобы показатель оборачиваемости снижался от месяца к месяцу или как минимум не увеличивался.

Отношение дебиторской задолженности к выручке и активам баланса

Эти показатели, как и оборачиваемость, тоже нужно определять ежемесячно. Они должны уменьшаться от месяца к месяцу.

Выручка и задолженность по месяцам изменяются в обе стороны: то растут, то падают. Но отношение дебиторки к выручке стабильно снижается, что говорит об эффективном управлении долгами в компании

Проверьте платежеспособность контрагентов

Начинайте управлять дебиторской задолженностью еще до ее появления, т. е. при заключении договоров с новыми контрагентами.

Если вы отгружаете товары или оказываете услуги с отсрочкой платежа, то вы как будто выдаете покупателям кредит. Поэтому в идеале каждого контрагента, который претендует на отсрочку, нужно проверять так же, как это делает банк при выдаче кредита.

Далее в формулах мы приведем номера строк из упрощенной формы баланса, которую используют малые предприятия

Запросите у контрагента баланс и рассчитайте основные коэффициенты, которые характеризуют его платежеспособность.

1-й. Коэффициент быстрой ликвидности (КБЛ), который равен отношению денежных средств и дебиторки к краткосрочным обязательствам.

КБЛ = (Деньги + Дебиторка) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

2-й. Коэффициент текущей ликвидности (КТЛ). Этот показатель отличается от КБЛ тем, что в числителе формулы к дебиторке и деньгам добавятся запасы.

КТЛ = (Деньги + Дебиторка + Запасы) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1210 + стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

Норматив для КБЛ — от 0,7 до 1. Это значит, что ваш контрагент должен иметь возможность погасить почти всю текущую задолженность за счет денег и дебиторки. Норматив для КТЛ — от 1,5 до 2,5. Дебиторка, деньги и запасы должны не менее чем в 1,5 раза перекрывать долги компании.

Рассчитайте оба коэффициента в динамике не менее чем за три отчетные даты. Тогда вы поймете, как меняется платежеспособность контрагента и чего можно ожидать в перспективе (без учета форс-мажорных ситуаций).

Оба показателя находятся в пределах нормы и растут. Значит, платежеспособность контрагента в ближайшей перспективе не вызывает опасений

1. До полугода — отсрочка не предоставляется.
2. От полугода до года — допускается отсрочка до 30% суммы отгрузки.
3. От года до двух — до 50% суммы.
4. Свыше двух лет — более 50% суммы.

Спишите невзысканные долги

1. Истек срок исковой давности. В общем случае это три года, но срок может быть прерван, например если контрагент признает долг (ст. 203 ГК РФ).
2. Организация-должник ликвидирована или физическое лицо признано банкротом.
3. Долг признан безнадежным на основании акта государственного органа или постановления судебного пристава.

Во всех подобных случаях вы можете списать дебиторскую задолженность на затраты и уменьшить налог на прибыль.

Но если вы работаете на «упрощенке», то уменьшить налог за счет безнадежной дебиторки нельзя. Списание долгов не включено в перечень расходов, которые можно учитывать при расчете УСН (письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).