Протокол это какой вид документа

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. «Протокол собрания», «протокол лечения», «протокол передачи данных» — такие выражения мы слышим довольно часто.

Примерно представляем, что это документальная фиксация чего-либо, но в точности узнать смысл слова – руки «не доходят».

Восполним этот пробел и проанализируем, что такое протокол и в каких сферах наиболее часто применяется.

Протокол – это …

Если перевести это сложносоставное слово с древнегреческого языка, то прямой перевод звучит так: «первый» + «клей». В то время писали на свитках – листах папируса (бумаге, изготовленной из болотного растения), свернутого в трубку.

Для того, чтобы не разворачивая, узнать, что за текст размещен в свитке, на него сверху приклеивали небольшой фрагмент папируса, на котором писали краткое содержание текста, имя автора и дату написания. Вот этот листок и назывался протоколом.

С течением времени значение термина «протокол» значительно расширилось. Протокол стал обозначать документ, в котором зафиксирован какой-либо факт, событие, ход процесса.

Особенности применения термина в различных сферах

Очевидно, что документальное фиксирование событий, фактов, результатов необходимо в самых различных сферах деятельности человека. Поэтому протоколы применяются всюду, но в каждой сфере имеют свои особенности.

Протокол в юридической практике

В юриспруденции он является одним из важнейших документов. Именно протоколом оформляют описание места происшествия, фиксируют административное правонарушение, показания участников судебного процесса.

Неправильно составленный протокол может стать причиной отказа в возбуждении административного или уголовного дела. Показания, задокументированные в нем, являются единственно верными, в отличии от устных свидетельств.

Помните русскую пословицу: «То, что написано пером, не вырубишь топором». Это как раз про протокол в юридическом документообороте.

В компьютерных технологиях

Чтобы компьютерные программы могли работать в «согласии» друг с другом, передавать и получать данные, разработаны унифицированные протоколы передачи данных.

Эти протоколы являются набором определенных соглашений, задающие способы передачи информации вне зависимости от использования конкретной аппаратной платформы.

Сетевые протоколы – это правила, которым подчиняются компьютеры при работе в локальной или глобальной компьютерной сети.

Протоколы, используемые в передаче информации в сети интернет:

1. TCP (Transmission Control Protocol) и IP (Internet Protocol). По протоколу TCP передаваемая информация разбивается на пронумерованные порции, а протокол TCP передает все порции получателю информации;
2. HTTP – используется для передачи веб-страниц;
3. FTP – применяется при обмене файлами пользователя интернета с любым компьютером в сети;
4. POP – протокол почтового доступа;
5. TELNET – позволяет работать в сети в формате удаленного доступа.

В медицине

Бывая на приеме у врача, мы часто недоумеваем: «А что это доктор без перерыва строчит в нашей карточке (вручную или на компьютере)?». А врач просто записывает данные анамнеза, руководствуясь протоколом (правилами) приема пациента.

Предписано протоколом внести в карточку показатели температуры, описать внешние показатели состояния здоровья – значит, врач должен это сделать. Хотя часто не понятно: если у пациента болит голова, зачем описывать цвет языка и характеристики стула? Оговорюсь, последнее высказывание – это дилетантский подход человека, очень далекого от медицины.

Протоколы диагностики и лечения – это своды инструкций, которые предписывают, что должен сделать врач в той или иной ситуации, при наличии тех или иных симптомов у пациента. То есть это стандарты, которыми руководствуется мед. работник в процессе своей профессиональной деятельности.

Протоколы диагностики и лечения меняются вследствие внедрения в практику результатов новых открытий и достижений в медицине.

В РФ в настоящее время не существует единой системы официальных предписаний алгоритма действий для врачей. Пока законодатели лишь подумывают об этом. Медики шутят: «Стандарт – это защита пациентов от гениальности врача». Вот уж точней не скажешь …

Российские врачи по-разному относятся к тому, что протоколы, возможно, станут иметь форму приказа. С одной стороны, это поможет врачу назначить адекватное лечение, с другой – ограничит свободу действий.

В международных отношениях

Протоколом в международных отношениях называют решения, которые совместно принимают несколько государств. Такие решения обретают статус документа и обязательны для выполнения теми странами, которые его подписали.

Например, бессрочный Женевский протокол 1925 года о запрете применения ядовитых газов и бактериологического оружия при ведении военных действий.

Дипломатический и церемониальный протокол

Любые церемонии всегда проводятся с соблюдением определенного алгоритма, т.е. с соблюдением протокола их проведения.

Например, торжественное бракосочетание начинается с приглашения жениха, невесты и их гостей в специальный зал. Затем регистратор произносит речь, и только затем наступает непосредственно момент подписания документа о вступлении в брак.

Особое внимание уделяется протоколу при проведении мероприятий на государственном или международном уровне. Эти правила называются дипломатическим протоколом. Они подразделяются на дипломатический этикет и церемониал.

Этикет — это свод правил поведения для участников мероприятия, а церемониал – установленный порядок проведения этого мероприятия.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (1)

Как раз недавно прочитал, что Министерство цифрового развития хочет запретить какие-то протоколы передачи данных, как сообщается, с их помощью можно обходить блокировки сайтов, целый законопроект по этому поводу написали. А те протоколы вроде нужны для безопасного соединения пользователя с сайтом, а обход блокировок является их побочным эффектом. В общем, как бы это министерство чего не учудило, по принципу, хотели как лучше, а получилось как всегда.

Справочно-информационные документы — виды, порядок составления и оформления

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки и переписку, а также протоколы, предложения, представления.

Протокол – понятие, реквизиты, формы, порядок оформления

Деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников отражает протокол.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.[3]

Различают следующие виды протоколов:

• протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;
• протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;
• протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на общем бланке предприятия, так и на специальном бланке протокола или на листах формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

При оформлении различают два типа (формы) протоколов:

• полный протокол — содержит запись всех выступлений на заседании;
• краткий протокол — содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Здесь представлены образцы оформления протоколов в полной и краткой форме.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

• СЛУШАЛИ:
• ВЫСТУПИЛИ:
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.[6]

Протокол может также фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).[4]

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.[2] Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. [6]

Предложение и представление как виды справочно-информационной документации

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. [3] Такие предложения касаются служебной и административной деятельности.

Коммерческие предложения, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Предложение по служебной (административной) деятельности составляется аналогично докладной записке, где содержание разделяется на две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, оформляются на стандартном листе бумаге, подписываются составителем, представляются руководству.

Кроме того, предложения могут представляться и в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в их компетенции. Оформляются такие предложения на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации, если адресованы в вышестоящую организацию), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (если адресованы в вышестоящую организацию), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. [5] Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако — это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.[5]

Здесь представлен образец оформления представления к поощрению сотрудника предприятия.

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Виды протоколов, особенности их составления и оформления.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

− временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.),

− постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.)[5].

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Есть три основных вида протокола:

− Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

− Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно — содержание докладов и выступлений участников заседания.

− Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

− кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

− кто вел протокол;

− кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

− кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

− какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций – должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список.

Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е.

минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются.

Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи.

Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения.

Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за . против . воздержались .

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения.

В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

− все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

− заголовок к тексту;

− все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

− отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

− реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.