- Рассказываем, как перевести кадры в цифру
- Что происходит сейчас
- ЭП для работников. Какую выбрать
- Для каких документов использовать ЭП
- Как выпустить НЭП работнику
- Внутренние документы для легализации ЭДО
- Электронная система. Зачем нужна
- Как переводить в ЭДО конкретные процессы
- Прием, ознакомление с ЛНА
- Как переводить в ЭДО документы по приему
- Отпуска и графики отпусков
- Служебные командировки
Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона.
В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Рассказываем, как перевести кадры в цифру
Электронный документооборот с работниками
Что происходит сейчас
Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.
С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.
В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».
Кадровый электронный документооборот с работниками — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Определение из Трудового кодекса.
Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».
«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум.
Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — рассказывает Ефимов Михаил, руководитель проекта Управление персоналом компании «Тензор».
Если кратко, то для перехода на цифру нужно:
- электронные подписи (ЭП) для работников;
- внутренние документы для легализации ЭДО;
- электронная система.
ЭП для работников. Какую выбрать
Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале «Работа России». Поэтому дальше про них не упоминаем.
Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.
КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
Как выпустить НЭП работнику
Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.
Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.
Хочу сам выдавать сотрудникам НЭП
Внутренние документы для легализации ЭДО
Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).
Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.
Например, для легализации отправки расчетных листков работникам в СБИС укажите: «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы СБИС». Это соответствует ст. 136 ТК РФ и Письму Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.
Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.
С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.
Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО
Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).
Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
Соглашения о НЭП с работником
Запретите записывать пароль на стикере и клеить на монитор, раскрывать его даже айтишнику компании. Обяжите регулярно менять пароль. Если выпускаете ЭП сами, в привязке к адресу корпоративной электронной почты и паролю, то сделайте замену первого логин-пароля обязательной.
Чтобы в случае трудового конфликта было проще доказать, что подпись ставил работник.
Электронная система. Зачем нужна
По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:
- государственный сайт «Работа России», или
- информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.
Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.
В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления. Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки.
Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.
ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.
Электронный документооборот с работниками и самозанятыми
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Прием, ознакомление с ЛНА
Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.
Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.
Как переводить в ЭДО документы по приему
Перевод в ЭДО не запрещен с любой ЭП.
Для фирм и предпринимателей ТК не требует документ. Не оформляйте его вообще или подписывайте любой ЭП. Это подтверждает и Роструд на официальном портале Онлайнинспекция.рф.
Ответ на вопрос № 109055 от 17.04.2019: «Законодательство не предусматривает обязанности писать заявление о приеме на работу. В трудовой книжке указывается приказ в качестве основания».
Но заявление обязательно для государственных и муниципальных служащих (ст. 26 закона 79-ФЗ от 27.07.2004 «О государственной гражданской службе РФ», ст. 16 закона 25-ФЗ от 02.03.2007 «О муниципальной службе в РФ»).
Отпуска и графики отпусков
Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.
Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.
Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.
С 01.03.2013 унифицированная форма Т-7 не обязательна к применению на основании ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете».
Служебные командировки
Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.