Ответ на письмо о предоставлении информации образец

Рассказываем, как правильно оформить ответ на требование ИФНС о предоставлении документов и что грозит организации, если проигнорировать просьбу налоговиков.

Почему налоговая выставляет требование о предоставлении документов?

Фискалы, проводящие мероприятия налогового надзора имеют право требовать документы как у проверяемого субъекта, так и у его контрагентов. Запросить информацию могут и у третьих лиц, которые, по мнению инспекторов, обладают необходимыми сведениями.

Таким образом, налоговики проверяют полноту и правильность начисления и уплаты налогов, отслеживают реальность и экономическую целесообразность сделок, анализируют возможность извлечения налогоплательщиками необоснованной налоговой выгоды.

Важно!

Требование составляется на бланке установленной формы (приложение № 17 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@) и должно содержать все необходимые сведения, чтобы налогоплательщик мог четко идентифицировать, какие именно документы нужно представить и по какой причине.

Какие документы могут потребовать инспекторы

НК РФ не уточняет, какие виды документов могут требовать контролеры у налогоплательщиков. Статьи кодекса содержат лишь обтекаемые формулировки: «документы относительно конкретной сделки», «необходимые для проведения проверки документы», и т. д. Поэтому контролеры самостоятельно решают, какую именно документацию запросить в каждом отдельном случае.

Например, при камеральной проверке декларации НДС с заявленным возмещением, обычно требуют счета-фактуры и иные документы, свидетельствующие о правомерности вычетов.

При выездной проверке могут быть запрошены любые документы в пределах проверяемого периода и налога, включая регистры учета, первичную документацию (счета, договоры, накладные, банковские выписки) и пр.

Если фискалов интересуют сведения о контрагенте (встречная проверка) или определенной сделке, могут запрашивать: договор с конкретным субъектом и дополнительные соглашения к нему, счета, акты, товарные накладные, таможенные декларации, счета-фактуры и т. д.

Срок представления документов по требованию налоговой

Если компания должна представить контролерам свои документы в рамках проверки или документацию об определенной сделке – срок направления ответа 10 дн.

Передать документы с данными по контрагенту или сообщить, что таковые отсутствуют, нужно не позже, чем через 5 дн.

Обратите внимание!

Что будет, если не отправить ответ?

У законопослушного предприятия, получившего требование контролеров, есть всего 3 варианта действий:

• сообщить, что требуемых документов у него нет;
• представить истребованные данные;
• попросить отсрочку.

Неисполнение запроса инспекторов карается штрафами по ст. 126 НК РФ. Положения п. 1 этой статьи распространяются на предприятия, вовремя не подавшие сведения в отношении самих себя (200 руб. за каждый несданный документ), а п. 2 применяется, если налогоплательщик не ответил на запрос ИФНС о конкретной сделке или контрагенте (10 000 руб.).

Обратите внимание!

Пункт 2 ст. 126 НК РФ никак не разграничивает ответственность налогоплательщика в зависимости от того, представил ли он документацию частично или не подал совсем. Поэтому даже неподача 1 документа из затребованного списка дает налоговикам право взыскать с виновного полную сумму штрафа.

Должностным лицам компании также может грозить административный штраф (до 500 руб.). Обычно санкции налагаются на руководителя организации. Но, если в штате предприятия есть главбух (бухгалтер), и в его должностной инструкции четко прописано, что именно он несет ответственность за неподачу сведений налоговым органам, то штраф с высокой долей вероятности придется платить уже штатному сотруднику (решение ВС РФ от 09.03.2017 № 78-АД17-8).

Что будет, если запрошенных документов нет?

Итак, ответить налоговикам нужно обязательно. А что, если запрошенные документы должны быть у компании, но их нет? С высокой долей вероятности такого безответственного налогоплательщика ждет выездная проверка.

И если документация была утеряна, уничтожена до истечения установленных сроков хранения или не оформлялась совсем — компанию ждут серьезные неприятности:

Инструкция: составляем ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос — это документ, в котором организация предоставляет положительное или отрицательное решение по требованию контрагента. Такое письмо составляют как пояснение к обращению за информацией или документами.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.

Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:

• суды и судебные приставы;
• прокуратура;
• ФНС и территориальные налоговые инспекции;
• полиция;
• Минобороны.

Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.

Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Положительное решение необходимо детализировать, а отрицательное — обосновать. Если в запросе отсутствует мотивация (на основании чего он подается), то организация вправе письменно отказать в пояснениях.

Но учтите, что отказ следует составить вежливо и максимально конкретно, сославшись на причину отрицательного решения.

В какие сроки надо ответить

Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней.

Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:

1. Внести сведения об отправителе.
2. Вписать наименование или ФИО получателя.
3. Поставить номер и дату исходящего письма.
4. Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
5. При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.

Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.

Образец положительного ответа

Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр”»

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Исх. № 205 от 01.09.2021

прокуратуры г. Москвы

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:

1. Устав.
2. Приказ о назначении директора.
3. Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:

У налоговиков действует утвержденная форма отрицательного ответа — уведомление о невозможности предоставления в установленные сроки документов (информации). Она утверждена приказом ФНС № ММВ-7-2/204@ от 24.04.2019. Если организация-налогоплательщик не успевает или по каким-либо причинам не в состоянии представить в ИФНС документы по требованию, то бухгалтер или иной ответственный работник отправляет уведомление по форме КНД 1125045 в течение дня, который следует за днем получения требования от инспектора.

Как отправить ответ

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Структура составления письма-ответа в случае запроса на предоставление информации

Многие люди все чаще сталкиваются с запросами о получении какой-либо информации в письменном виде. Но не все знают структуру и специфику их составления. Зачастую отказ на предоставления разного типа услуг поступает в следствии не правильного оформления или отсутствия структуры документа.

Такие ситуации случаются попросту из-за невнимательности и безграмотности составителя. О том, как правильно писать ответы на предоставления информации, и как это все грамотно оформить речь пойдет далее в статье.

Правила составления ответа на указанный запрос

Любой документ имеющий в своем составе предоставление личной или конфиденциальной информации, составляется в таком порядке:

1. Шапка в которой будут указываться данные компании или личности, всегда располагается в верхнем правом углу. Так как в шапке пишется все об адресате, то следует указать всю необходимую контактную информацию, а именно: фамилию и инициалы, адрес проживания, или место работы, контактный номер телефона (в редких случаях мобильный или рабочий), и электронная почта.

2. Напротив шапки, необходимо указать полную и достоверную информацию отправителя данного запроса. Если отправителем является юридическое лицо, следует предоставить все контактные реквизиты компании, к которой он принадлежит.

В случае отправления ответов через контактное лицо, требуется написание всей информации отправителя, включая адрес проживания и номер телефона.

3. В заметках отправлений писем, необходимо отметить дату отправления. В строке «тема», указать причину отправления или информацию запроса.

4. Закончив оформление шапки письма, нужно преступить к оформлению заголовка. Как правило, обращение пишется по средине, с большой буквы, в официальном стиле.

Правописание основной части

1. Основная часть обычно оформляется, ссылаясь на ответ адресата. Припустим ответ является положительным, в таком случае указываются все реквизиты получателя, краткая информация указанного обращения, по причине которого, и был осуществлен запрос;

2. При получении отрицательного результата, в письме указывается краткое обращение и детальная причина вынужденного отказа.

3. Если письменно запрашивались документы, акты или различные выписки, в таком случае в ответе будут прилагаться копии ранее отсылаемых бумаг. Обязательным является заключительная подпись, печать и расшифровка ответственного лица компании или учреждения.

Примеры оформления ответов на полученный запрос

1. Ответ на представленный заранее вопрос, должен высылать сотрудник, непосредственно составляющий письмо;

2. В случае отсутствия составителя по уважительной причине, право на написание ответов или предоставления конфиденциальной информации переходит в руки, человека замещающего его;

3. При составлении ответных писем, лучше стараться дублировать запрос, для понятности и структурности данного документа;

4. При оформлении документов данного рода, особое внимание стоит обращать на грамотность написанного текста, составленные фразы должны быть краткими, но в то же время понятным для читателя, и при этом полностью раскрывать суть.

Виды ответных писем, и их отличия

Ссылаясь на практику многих фирм, ответные письма принято делить на 2 основные группы, а именно:

1. Положительные — при получении, владельце предоставляется письмо, в виде документов, отвечающих на запрашивающий ранее запрос.

2.Отрицательные — владельцу приходит отказ в предоставлении той или иной документации, при этом он получает мотивированный ответ по причине отклонения запроса.

Все выше представленные категории по своей структуре оформления одинаковы, их главное отличие-содержание и суть. К примеру, в положительных листах не только предоставляется необходимая информация, но и более точные детали на запрашиваемые дела, вопросы или документы. В конечном итоге, прочитав письмо, получатель будет полностью удовлетворен проделанной работой.

А вот с отрицательным откликом ситуация обстоит совсем по-другому. При оформлении негативных откликов, или отказов на необходимые запросы, особое внимание уделяется на причину, по вине которой не будет выполнены те или иные действия, а также мотивирующая часть, рекомендующая переработку.

Правила оформления

Документация несущая ответ на вопрос или действия может быть, как в рукописном, так и в печатном формате.

1. При рассмотрении вариантов, написанных от руки, рекомендуется ответ также предоставлять рукописно, что бы не нарушать конструкцию документа.

2. Печатная структура несет ряд преимуществ, а именно легкость и простота оформления. Такие письма не занимают много времени для их создания, и ответы получают создатели гораздо быстрее.

Документация отзывного формата, зачастую пишется на стандартном белом листе, форматов А4, в редких случаях необходимо применять бланк учреждения или компании. В конце любого отзыва ставится подпись начальника, или человека исполняющего его обязанности, подпись и печать учреждения.

В дальнейшем созданной заявке будет присвоен его порядковый номер, благодаря которому его смогут распознать среди множества других заявлений. В специальный журнал заносится порядковый номер заявки, и расписываются все этапы его рассмотрения.

Помимо всех указанных выше правил, есть еще некий нюанс, а именно, после выдачи заявки на руки получателю, отправитель обязательно получает об этом уведомление, в обратно направлении также.

Методы отправки

Существую различные способы отправки и пересылки созданных заявок. Среди них большую популярность завоевали такие методы доставки:

• доставка через почту;

• отправка на электронный адрес;

• пересылка по факсу;

Но в любом случае безопасней будет, воспользоваться услугами почты и отправить ранее составленный вопрос заказным письмом. Исходя из информации, предоставленной строками выше, следует сделать несколько заключительных выводов:

1. Прежде всего письма с ответом на получаемый ранее запрос обязательно должны иметь правильную структур, и грамотно составленные предложения. В случае обнаружение каких-либо ошибок со стороны заявителя, следует немедленно писать отказное письмо, с чётким про писание причин или действий.

2. Методику составления ответных заявок, можно разделить на два вида: письменная и печатная форма. Форму составления человек выбирает лично.

Каждая из них по-своему хороша, например при написании письменной заявки, необходимо иметь аккуратный почерк, что бы весь указанный текст был понятен для чтения, а вот печатная форма лишает множество проблем, в том числе и непонятность текста.

3. Отправлять составленные отклики на запросы можно различными способами, это может быть и курьерская доставка, через почту или международные агентства. Но так, как время не стоит на месте появилось ряд современных методов отправки, а именно отправка электронным письмом, через интернет агентства или факсом.

Рассмотрев всю указанную информацию необходимо запомнить, что любое заявление, запрос или отклик, требуют правильного оформления и наличия грамотности в тексте, ведь это один из способов оценки сотрудника или подрядчика.

Основные данные запроса:

Наименование субъекта, к которому направлен запрос.
Наименование, от кого направлен запрос.
Перечисление сведений, которые необходимо получить.
Подпись запрашивающего субъекта.
Дата запроса.

В свою очередь, после проверки законности полученного запроса лицо, предоставляющее информацию, также готовит образец ответа на запрос о предоставлении информации в письменной форме.

Ответ на запрос:

Ответ на запрос оформляется в определенный срок, прописанный во внутренних документах организации, ответственным за это сотрудником. Как правило, ответ готовится на фирменном бланке организации с нанесенными на нем фиксированными данными: Наименование и реквизиты. Прочая информация в ответе имеет следующий вид: Наименование адресата, кому направляется ответ.

Дата ответа. Зарегистрированный порядковый номер.

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

• В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
• В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
• В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
• В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
• В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
• В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

ВАЖНО. Также в отрицательном письме рекомендуется указать, при каких условиях организация, направившая запрос, сможет получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
   В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.

• реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
• информация по запросу.

В случае отрицательного письма указываются:

• реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
• причина отклонения просьбы;
• констатация отказа.

Важно! В левом нижнем углу документа необходимо указать фамилию и номер телефона исполнителя документа (на случай возникновения вопросов со стороны адресата).

Как ответить?

Положительно

ООО «Силуэт» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

На № 01-19/678 от 10.12.17

Уважаемый Евгений Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).

Приложение на __5__ л.

Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.

• Скачать бланк ответа на запрос о предоставлении информации
• Скачать образец положительного ответа на запрос информации