Табель учета рабочего времени это документ, который должен составляться на каждом предприятии. Его заполнением занимается сотрудник кадровой службы или специалист, на которого возложены эти обязанности. Косвенным образом табель участвует в процессах, происходящих в компании.
Составление табеля позволяет учесть все время, когда работник присутствовал на работе и на основе этого корректно определить величину вознаграждения работнику. Кроме того этим документом интересуется и налоговая служба. Как правильно оформить табель и какие они бывают, рассмотрим в статье.
Что такое табель учета рабочего времени. Разновидности
Статья 136 ТК РФ предусматривает, что все организации без исключения и предприниматели, у которых есть работники, должны вести табель в обязательном порядке. Этот документ позволяет учитывать выходы сотрудников на работу, а в конечном итоге, рассчитать сумму заработной платы по каждому конкретному работнику.
Табель является первичным документом организации. Налоговая инспекция может попросить при проверке начислений по заработной плате.
Существует 2 формы табеля, утвержденные государством: Т-12, Т-13. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года. Стоит отметить, что составлять табель по унифицированным формам отпала в 2013 году. В организации можно разработать свою форму табеля.
Табель составляется для того, чтобы:
- Вести учет присутствия работников на месте
- Выявить наличие сверхурочных работ
- Рассчитать заработную плату
- Доказать прогулы работника в случае необходимости
- Использовать его как доказательство в спорах с работником
Получается, что информация, содержащаяся в табеле, играет очень большую роль на предприятии и занимает важное место в кадровом учете.
Мнение эксперта
Любая операция на предприятии должна фиксироваться документами. Поскольку начисление заработной платы тоже является хозяйственной операцией, она должна подтверждаться первичкой, то есть, в данном случае, табелем. На основе табеля составляется и некоторая статистическая отчетность.
Редактор – эксперт по кадровому делопроизводству,
И. Шабашова
Есть еще один важный момент, который нужно учитывать. Поскольку в нем содержатся персональные данные, табель полностью не выдается на руки работникам (статья 84.1 ТК РФ). В случае увольнения, работник может попросить предоставить выписку из табеля в соответствии со статьей 91 ТК РФ.
Кто должен составлять табель
Обычно все вопросы, связанные с кадрами, решаются кадровой службой. Составление табеля также входит в их компетенцию.
Если кадрового отдела нет, то составлением табеля занимается сотрудник, которого назначает директор. Табель может вести и сам руководитель компании.
Кто бы не занимался этим важным и ответственным делом, документ должен быть составлен в обязательном порядке.
Какими способами можно заполнить табель
Табель – документ обязательный. При его заполнении применяется 2 способа:
- Каждый день отмечать кто явился, а кто не явился на работу
- Можно записывать только те случаи, которые выбиваются за рамки нормального трудового процесса, то есть только неявки, сверхурочную работу и другие подобные случаи
Первым способом целесообразно пользоваться в случае, если график работы сменный, то есть нужно учитывать количество отработанного времени в общей сумме.
Если работа налажена таким образом, что продолжительность смены фиксирована, то лучше использовать второй способ.
Табель можно заполнять как вручную, так и на компьютере, с помощью специальных программ.
При заполнении табеля вручную не допускаются исправления, помарки, нельзя использовать жидкость для коррекции. Информация должна быть достоверной и вноситься своевременно.
Самые распространенные коды, которые применяются при составлении табеля
При составлении табеля используются общепринятые обозначения, которые понятны всем работникам, работающим с кадрами организации. Таких обозначений достаточно много, они касаются различных аспектов деятельности сотрудников. Приведем самые распространенные из них в таблице.
Кроме этих кодов используются еще коды для обозначения различного вида отпусков и других случаев невыхода на работу. В случае необходимости, можно ввести свои коды, обозначающие явки и неявки работников.
Заполнение табеля по форме Т-13
Форма Т-13 является самой распространенной среди всех кадровиков. Несмотря на то, что можно применять неунифицированные бланки, большинство работодателей продолжают пользоваться когда – то введенными формами.
Табель заполняется один раз за календарный месяц, в 1 экземпляре. Отмечается явка сотрудников за каждый день, как правило, подводятся итоги за первую половину месяца и в целом за месяц. Кроме того, обязательно нужно указать сколько выходных дней было в том или ином месяце.
В таблице на каждого работника выделена своя строка.
В ней указываем фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность.
Далее в столбцах нужно прописать табельный номер работника и поставить отметки о явке на работу и о количестве отработанных часов.
Подводим итоги за первую половину месяца и за месяц в целом.
Если сотрудник отсутствует на работе, это тоже отмечается: проставляется код причины отсутствия и количество часов. Кроме того, указывается количество выходных дней в месяце.
Вот так не сложно и достаточно быстро заполняется табель по форме Т-13.
Как составить табель по форме Т-12
Табель формы Т-12 распространен не так широко и используется реже, чем форма Т-13. Дело в том, что данная форма отражает сведения и по расчету заработной платы, а такая конкретика нужна далеко не в каждой организации. В маленьких компаниях и у предпринимателей обычно штат небольшой, поэтому необходимости в составлении такого масштабного документа нет, используются более упрощенные формы.
Документ состоит из 3 блоков:
Название организации или предпринимателя
Номер табеля, соответствует месяцу составления
Дата составления табеля
Фамилия, имя отчество сотрудника и его должность
Табельный номер работника
Отметка о явках на работу и о количестве часов
Итоги за первую половину месяца и за месяц в целом
Если работник отсутствовал на месте, то это отражается в виде кода и указывается количество часов
Проставляем код выплаты. Обычно это сама заработная плата (код 2000) или отпуск (код 2012)
ü Указываем счет, на который списываем затраты по заработной плате
Ставим количество дней, отработанных за месяц и количество дней отсутствия
Документ также составляется несложно, не должен вызвать затруднений. Однако не следует забывать, что данная форма