Кто оформляет путевой лист в организации

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Форма путевого листа в 2022 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать бланк и образец путевого листа
• Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

• образец типовой учетной политики компании,
• полезные документы, которые нужны в торговле.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2022 году мы разобрали в этом разделе.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

1. Название организации;
2. Сведения о работнике и основная информация о его должности;
3. Дата выхода на работу;
4. Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Узнайте, можно ли повысить эффективность вашего автопарка на 30%

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей.

Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист.

Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Как «ТМ: Корпоративные поездки» работает с путевыми листами

Все процессы синхронизированы. Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет в одном месте планировать график работы водителей, заполнять путевой лист, собирать данные о заявках и поездках, а после переносить пул необходимой информации в бухгалтерские системы учета.

В системе есть бланки путевых листов утвержденных форм для всех видов транспорта: грузовых и легковых автомобилей, автобусов и спецтехники. «ТМ: Корпоративные поездки» формирует путевой лист по нажатию кнопки, как только водитель появляется в системе, то есть начинает смену в водительском приложении. Таким образом, не нужно вводить данные вручную, передавать их между отделами.

Больше не будет ошибок при заполнении.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

1. Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
2. Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
3. Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
4. Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
5. Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Бессрочное хранение данных. Еще один плюс программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки», что он бессрочно хранит данные, необходимые для путевых листов. Даже если в бухгалтерской системе учета произойдет сбой, данные можно будет восстановить.

Например, потребовались данные машины, на которой водитель выходил в рейс. Для этого нужно детализировать поездки водителя за необходимый период и достать информацию из сохраненного листа. Например, ООО «Пилот» разрешает Ивану Иванову 1 января 2020 выйти на автомобиле Опель с государственным номером Н111ЕТ и работать с 9 утра до 17 вечера по всем заявкам в пределах территории города Москва.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

• маршрут по карте: плановый и по факту;
• начало и конец маршрута;
• количество заказов;
• запланированное и фактическое время работы;
• переписку с диспетчером;
• какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
• телефонные разговоры;
• пробег автомобиля.

Интегрируется с другими программами. У «ТМ: Корпоративные поездки» открытый API, который позволяет настроить обмен данными между двумя разными программными системами. Мы интегрируем программный комплекс так, чтобы вся информация по автопарку была собрана в одном месте. Пользователю не приходится работать в разных программах и вручную переносить данные между ними.

Можно настроить интеграцию с программами:

«1С:Предприятие» — благодаря интеграции, в эту программу будут поступать данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и др.;

«АвтоГРАФ» или Wialon — интеграция позволит контролировать передвижение водителей, рассчитывать оптимальные маршруты поездок, принимать более взвешенные транспортно-логистические решения.

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2022 году

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт.

Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

В октябре 2020 года стартовал пилотный проект по работе с электронными путевыми листами на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Участники проекта будут оформлять путевые листы в электронном виде и передавать их в Минтранс через систему «Суперсервис 22».

Как электронные путевые листы выглядят в программе «Суперсервис 22»