Комплект документов при увольнении в 2022 году

Увольнение работника не менее важное и ответственное событие, чем оформление на работу. Правильно оформленное увольнение позволит работодателю избежать штрафов со стороны контролирующих органов, выполнение трудового законодательства, расхода денежных средств при оплате вынужденного простоя незаконно уволенного сотрудника.

Рекомендуем к прочтению всем работодателям, причем не только новичкам, но и работающим не первый год, так как изменения в трудовом законодательстве происходят ежегодно.

Инициатором увольнения может выступить одна из сторон, как работник, так и работодатель. Именно от этого в основном зависит, какие документы следует оформить при расторжении договора с наемным работником.

Документы при увольнении по собственному желанию

Главное требование в этом случае предъявляется к дате, стоящей на заявлении сотрудника, который решил уволиться по собственному желанию.

Сотрудник обязан в этом случае подать заявление не позже 14 календарных дней до даты увольнения. Причем отсчет ведется со следующего дня после получения заявления от работника. Сотрудник не лишается права в течение этого срока отозвать свое заявление.

Уволиться без отработки или с отработкой меньше чем 14 дней, возможно только при согласии работодателя.

После того как работодатель принял решение о дате увольнения сотрудника следует такой алгоритм действий:

• издать Приказ об увольнении — используйте унифицированную форму № Т-8 или самостоятельно разработанную форму;
• если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, внесите запись об увольнении;
• внести запись об увольнении в личную карточку работника;
• выдать сотруднику в день увольнения окончательный расчет;
• выдать сотруднику следующие документы:

Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;

Справку о сумме заработка по форме утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н;

Копию сведений по форме СЗВ-М за последний месяц работы;

Копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения;

Копию раздела 3 расчета по страховым взносам за последние три месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;

Иные документы по письменному заявлению сотрудника. Например, справку 2-НДФЛ.

Документы при увольнении в связи с истечением срока трудового договора

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то по истечении срока действия этого договора и отсутствия желания работодателя продлевать срок его действия, нужно уведомить сотрудника о предстоящем увольнении.

Все последующие действия будут аналогичны увольнению работника по собственному желанию. Оформите увольнение в обычном порядке – издайте приказ, внесите запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку и оформите необходимые документы, указанные в предыдущем описании увольнения.

Все последующие виды увольнения отличаются одно от другого наличием дополнительного документа, отражающего способ увольнения, с сохранением правил оформления всех документов, перечисленных выше.

Представим в виде таблицы документы, выдаваемые при увольнении работника в 2022 году, для оформления конкретного специфического вида увольнения:

Специфические документы для данного типа увольнения

Сотрудник не прошел испытательный срок

Уведомление сотруднику о том, что он не прошел испытание. Предоставляется работнику не менее чем за три дня до окончания испытательного срока

По соглашению сторон

Составить письменное соглашение

Сокращение численности или штата

Письменное уведомление сотрудников о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата или численности.

Уведомление предоставить работнику не менее чем за два месяца до увольнения.

В уведомлении необходимо предложить имеющуюся в организации работу.

Если сотрудник откажется подписать полученное уведомление, составьте акт. Если в организации есть профсоюз, то ему необходимо сообщить о предстоящем сокращении численности.

Увольнение за прогул

На основании табеля учета рабочего времени, составьте акт об отсутствии на рабочем месте. В случае длительного прогула направьте сотруднику уведомление.

Когда сотрудник появится на работе, потребуйте у него объяснение причин отсутствия. Далее установите, являются эти причины уважительными или нет. Если через два рабочих дня сотрудник не дал объяснений, составьте об этом акт о прогуле в присутствии минимум двух свидетелей.

В связи со смертью сотрудника

Для этого запросите у родственников умершего сотрудника копию свидетельства о смерти или решения суда о признании сотрудника умершим. Когда получите подтверждающие документы, оформите приказ о прекращении трудового договора и сделайте запись в трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

Трудовую книжку передайте лично в руки родственнику. Попросите родственника составить расписку, что он получил трудовую книжку, и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если родственник не может забрать трудовую лично, можно ее отправить обычной почтой. Но для этого нужно получить от него заявление о выдаче почтой.

Форма Приказа об увольнении Т-8:

Форма СТД-Р – Сведения о трудовой деятельности работника:

Форма справки о сумме заработка по форме утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н:

Общий порядок выдачи документов

При увольнении работника предусматривается выдача документов в общем порядке:

• обязательные
• не обязательные, выдаваемые на основании письменного заявления работника

К обязательным документам относятся:

к приказу Министерства труда

и социальной защиты

от 30 апреля 2013 г. № 182н.

к приказу ФНС России

В день увольнения, то есть в день прекращения трудового договора. Отражает какие прививки были проставлены на текущем предприятие, а также прохождение обязательной медицинской комиссии.

* Если в день прекращения договора выдача справки невозможна, то по заявлению работника справку могут выдать в течение трёх календарных дней на основании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). В случае согласия застрахованного лица на отправление Справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

Выписки, которые работодатель, предоставляет работнику, должны быть заверенными.

Перечень документов, которые выдаются на основании письменного заявления работника:

1. Копия приказа о приеме на работу;
2. Копия приказов о переводе на другую работу;
3. Копия приказа об увольнении;
4. Выписка из трудовой книжки;
5. Справка о заработной плате;
6. Справка о периоде работы у данного работодателя.

Также по письменному заявлению работника, работодатель обязан выдать:

1. Справку по форме 2-НДФЛ (форма и заполнение справки на основании Приказа ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@).
2. Справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (форма и заполнение справки на основании Письма Минтруда России от 15.08.2016 N 16-5/В-421).

По Трудовому кодексу копии документов, выдаваемыми работодателями должны быть заверены. На заверенных копиях должны быть проставлены печать, подпись, расшифровка подписи и должность, надпись «Верно» и дата заверения.

Невыдача документов

На основании ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан по заявлению работника выдать трудовую книжку и копии документов связанных с работой не позднее трёх рабочих дней с момента подачи этого заявления. К сожалению не все работодатели действуют добросовестно, и бывает, что документы уволенные работники получают несвоевременно.

Многие работодатели не знают, что за нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работников, либо отказ их выдавать, они могут быть подвергнуты штрафу в размере от 1000 до 3000 тысяч рублей на основании ст. 5.39 КоАП РФ. При увольнении нужно отдать работнику не только трудовую книжку, как хотелось бы многим компаниям (организациям), но и другие необходимые для дальнейшего трудоустройства документы.

Если работодатель не выдал работнику трудовую книжку, либо работник не забрал её в день своего увольнения, то работодатель должен послать ему уведомление о том, чтобы работник подошел и получил на руки трудовую книжку. Также работодатель может отправить её по почте, с согласия работника, но почтой отправляют работодатели редко, так как за получение трудовой книжки работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Справка № 182, эта справка о сумме заработка за два календарных года. Эта справка необходима, так как работник предъявит её новому работодателю, для того чтобы по ней смогли рассчитать период временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, которые выплачивает соцстрах. Поэтому, если уволенному работнику не выдали справку, то он вправе написать заявление, чтобы в течении трёх дней ему эту справку предоставили.

Также, самая распространённая справка, в которой нуждаются уволенные работники называется 2–НДФЛ. Справка 2-НДФЛ подтверждает, что вы получали у данного работодателя заработную плату, и также сумму удержанного подоходного налога. Число обращений за такой справкой не ограничено, работник может получить сначала справку за один календарный год, потом если ему вновь понадобится справка, то за второй календарный год.

Отказ в выдачи справки неправомерен, но если ваш работодатель отказал вам, то в случае отказа вы можете обратиться в суд на основании Письма Министерства финансов РФ от 21 июня 2016 года № 03-04-05/36096.

Что касается не менее важной справки по форме СЗВ-СТАЖ, отчёт в ПФР. Каждому уволенному сотруднику выдается такая справка, является не менее важной при назначении пенсии. Обычно эту справку предъявляют в день увольнения работника, но если вдруг компания (организация) нарушает трудовое законодательство, то работодатель обязан выдать справку в течение пяти дней со дня соответствующего запроса от работника о выдаче ему этой справки.

Храните все отчеты, выписки и справки в электронном виде, это позволит вам быстро и эффективно предоставить работнику копии его отчётов или договоров, а также упростит работу для вас.

Такие условия помогут вам не нарушать трудовое законодательство, а успевать, и вовремя предоставлять бывшим работникам информацию в силу своей компетентности.

Нормативные требования

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный список документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:

• ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»;
• п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ;
• ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.

Важно предоставить работнику все документы до увольнения, так как в противном случае придется выдавать их после этого по заявлению. Если этого не сделать, возможно административное взыскание с применением штрафов.

Документы при увольнении в 2022 году – список

Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.

Такие выдаются документы при увольнении:

• трудовая книжка;
• медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
• справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
• сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
• расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
• форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
• форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
• расчетный листок о заработной плате.

Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.

Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:

• 2-НДФЛ;
• копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
• справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
• копии документов из личного дела;
• справки о периоде работы на предприятии;
• копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.

Предоставление работнику трудовой книжки с места работы

Документ выдает работодатель в последний день, когда работник должен выйти на работу. В ней должны быть записи о приеме на работу и увольнении в соответствии с официальными датами. В соответствующих графах должна быть подпись ответственного сотрудника из отдела кадров. Записи заверяются печатью организации, если она используется в работе.

Предоставление справки о времени работы

Основные сведения о занимаемой должности, дате приема и увольнения содержатся в трудовой книжке. Ответственными за ее ведение являются сотрудники отдела персонала или кадров. Заполнение осуществляется вручную, а это может привести к сложности с прочтением внесенных сведений.

Некоторые записи могут вызывать сомнение, хотя внесены в точном соответствии с трудовым законодательством.

Чтобы избежать проблем при дальнейшем трудоустройстве сотрудник может запросить справку по месту работы при увольнении. Она должна подтвердить факт выполнения должностных обязанностей в определенный период времени. Указывается специальность и смена должностей, если она имела место.

Если гражданин устроился на работу в качестве младшего персонала и постепенно повышался до специалиста, это отражается соответственными записями.

В конце документа обязательно проставляется подпись руководителя или лица, заменяющего его. Также необходима печать организации. Кроме того, документ обязательно выполняется на фирменном бланке организации.

Возврат медицинской книжки

Работодатель ее выдает, если документ требовался для осуществления трудовой деятельности. Она может потребоваться для трудоустройства по новому месту работы. Помимо административной ответственности за несвоевременную выдачу документов, сотрудник может подать иск в суд о возмещении материального ущерба.

Если медицинская книжка необходима в профессиональной деятельности, он может доказать, что это привело к невозможности трудоустроиться.

Справка о средней заработной плате

Справка о доходах при увольнении обязательно входит в список справок, выдаваемых при уходе сотрудника. Она требуется для расчета пособий и предоставления будущему работодателю. Справка используется для расчета декретных выплат, больничного и пособия по уходу за ребенком.

Документ выдается в день увольнения. Если обращается бывший сотрудник, документ выдается максимум через 3 рабочих дня после подачи заявления. В нем указываются следующие данные:

• об организации и работнике;
• о выплатах работнику, на которые начислялись социальные взносы на год выдачи и 2 предыдущих;
• количество исключенных из расчета дней – отпуска по уходу за ребенком, дней болезни и декретного отпуска.

Также выдается справка о доходе за последние 3 месяца, чтобы увольняющийся сотрудник могут встать на биржу труда. Работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней после поступления заявления, иначе применяются меры административного взыскания со стороны трудовой инспекции.

Выдача справки в связи с нетрудоспособностью

По заявлению предоставляется справка 182н, которая содержит информацию о периодах временной нетрудоспособности, включая время ухода за ребенком. Она требуется для расчета пособий, так как он осуществляется на основе среднего заработка, подтверждаемого документально.

Учитывается доход за текущий и предыдущие 2 года. Могут учитываться только те выплаты, с которых производились в начисления в ФСС.

Обязанность по начислению и выплате пособий ложится на работодателя. Если сотрудник работает менее 2 лет, справка для расчета больничного берется с предыдущего места работы. Для этого необходимо принять заявление и подготовить документ в течение 3 рабочих дней, но в большинстве случаев документ выдается в день обращения.

Выдача документов персонифицированного учета (СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ)

Это справки СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Они предоставляются при назначении пенсионных выплат. Работник может запросить данные документы в любой момент во время работы в компании или перед увольнением.

Это позволяет убедиться, что данные о персональном учете передаются в Пенсионный фонд. По запросу работника они представляются в течение 5 рабочих дней, при увольнении – в последнюю рабочую смену.

Отчеты СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могут формироваться только на того работника, который подают документы. Остальных сотрудников в справку включать запрещается. В форме СЗВ-СТАЖ отражаются периоды с начала года по дату запроса сведений.

Работодатель должен получить подтверждение о том, что работник получил персонифицированные данные. Для этого сотрудник может проставить подпись на экземпляре работодателя или расписаться в журнале выдачи сведений.

Выдача справки при увольнении работника по форме 2-НДФЛ

Как и другие обязательные документы, справка 2 НДФЛ предоставляется в день уведомления. Она предоставляется во всех случаях, когда с дохода удерживался налог. Ее лучше выдать сразу за текущий год и два предыдущих, чтобы в дальнейшем сотруднику не пришлось обращаться повторно.

Расчетный лист

В нем конкретизируются составные части заработной платы. Здесь указывается как общая сумма выплаты, так и размер удержаний с указанием основания. Он предоставляется ежемесячно при начислении заработной платы. Выдача этой справки с места работы при увольнении сотруднику происходит в последний день выхода на работу.

Не существует стандартной формы данного документа. Любая компания может взять готовый образец или разработать бланк самостоятельно. Важно, чтобы выбранная форма была утверждена отдельным приказом.

Только в этом случае справка считается действительной. Она должна содержать полное имя работника, начисленные суммы, период выплат, а также итоговую сумму к выплате.

Внимание! Если работодатель не выдает расчетный лист, устанавливаются штрафные санкции. Индивидуальному предпринимателю придется заплатить до 5000 рублей, за компании до 50000 рублей.

Расчетный лист предоставляется в виде электронного или бумажного документа. Если данная справка при увольнении выдается в бумажном варианте, сотрудник должен расписаться на отрывной части бланка или в отдельном журнале учета выдачи документов. Инспектор из трудовой инспекции может затребовать данные о выдаче во время проверки.

Когда выдаются документы при увольнении?

В большинстве случаев справки предоставляются при увольнении сотрудника. Как правило, это происходит через 2 недели после написания заявления об уходе. Документы для службы занятости и дальнейшего трудоустройства могут готовиться по мере необходимости.

Их можно подготовить в тот же день. Для этого работнику важно заранее подать документы в отдел кадров или бухгалтерию для своевременной выдачи справки при увольнении.

Если речь идет об обязательных справках, их выдача фиксируется документально. Когда документы выдаются по запросу сотрудника, фиксация необязательна, так как он может обращаться бесчисленное количество раз по мере необходимости.