Командировка на 1 день оформление

Однодневная командировка — это такая же деловая поездка, только занимает она один рабочий день. Узнайте, обязан ли работодатель оплачивать суточные в таком случае и как правильно их посчитать.

На время служебной командировки наниматель обязан оплачивать определенные виды расходов сотрудника. О том, как правильно произвести оплату, читайте в специальном материале «Как рассчитать командировочные: онлайн-калькулятор». Но не все поездки сотрудников можно отнести к служебным.

От их вида зависит и порядок оплаты. Разобраться в ситуации поможет статья «Какие поездки считаются командировкой».

Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.

Определимся с понятием

Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ). Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение.

Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости. Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.

Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.

Как оформить

Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:

; ; (если компания использует документ в работе); .

Командировка на один день: как оплачивается

Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:

1. Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
2. Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале «Как правильно оплатить командировочные в выходной день».

Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.

Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.

Как оплачивать суточные

Суточные при однодневных командировках в 2020 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.

Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:

1. Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
2. Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.

Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание. Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.

Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день:

Сумма, превышающая 700 рублей, подлежит налогообложению в полном объеме.

В полном объеме (Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

Сумма, превышающая 2500 рублей, облагается в полном объеме.

Есть исключение! Взносы на травматизм не начисляются, если сумма выплат не превышает 50 % от утвержденного в учреждении лимита. Выплаты, превышающие 50 % лимит, подлежат обложению взносами на НС и ПЗ.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Согласно ТК РФ, нет никаких ограничений по длительности служебной поездки. Поэтому нужно заранее узнать, как оплачивается командировка на один день, какие есть особенности ее оформления и что делать с выплатами. Кроме того, существуют некоторые нюансы, которые также влияют на данные пункты.

Порядок оформления однодневной поездки

Алгоритм прописывается в локальных актах о командировках и других внутренних документах организации. Оформление поездки на один день включает следующие этапы:

подготовка служебной записки (при необходимости – получение согласия работника);

издание приказа на командировку по установленной форме;

выдача аванса на расходы;

подготовка командировочного удостоверения (если документ является внутренним и постоянно используется).

После возвращения работник составляет стандартный авансовый отчет и прикрепляет квитанции для расчета. Обычно, он достаточно короткий, так как включает только расходы на транспорт или другие накладные траты (обед с партнерами, доставка образцов и т.д.). Удостоверение и служебное задание не является обязательным, но помогает вести эффективную внутреннюю отчетность компании.

Кого нельзя отправлять в однодневную поездку?

Независимо от длительности, командировка день в день остается поездкой в другой город. Поэтому, согласно Трудовому кодексу, работодатель не имеет права отправить следующие категории граждан без их согласия:

мать или отец, которые в одиночку воспитывают ребенка в возрасте до 5-ти лет;

мать с ребенком не старше 3-х лет;

родители ребенка с ограниченными возможностями;

сотрудник, ухаживающий за родственником, который нуждается в постоянном наблюдении согласно медицинскому заключению.

Перечисленные категории распространяются также на опекунов детей. Что касается беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников и тех, кто работает по ученическому договору, их отправлять даже в однодневную поездку категорически запрещено по закону.

Особенности оплаты однодневных деловых поездок

Однодневные суточные – это только часть трат, с которыми сталкивается начальник и бухгалтерия. Есть также и другие статьи:

проезд к пункту назначению и обратно;

передвижение по городу;

аренда жилья или проживание в гостинице (если сутки захватывают вечерний и ночной период времени);

прочие расходы, которые были оговорены заранее с работодателем.

Выплата суточных при однодневной командировке является обязательной, несмотря на то, что это является спорным вопросом. Их размер определяется работодателем и обычно составляет 500-700 рублей. Выдача средств осуществляется непосредственно через кассу организации налом, либо же путем перевода на личную или зарплатную банковскую карту.

Способы выдачи также закрепляются в акте.

Еще одним спорным моментом является уплата страховых взносов и налогов с данной суммы. Чтобы заранее позаботиться обо всех деталях и правильно оформить документы, рекомендуется обратиться к специалистам сервиса «ППР Командировки».

Выплачиваются ли суточные в командировке на один день?

Однодневная командировка может иметь некоторые отличия. Как уже говорилось выше, суточные являются спорным вопросом. Вместо них компания может выплатить аналог данных расходов. При этом сумма остается стабильной, но сам платеж имеет другое название, как и бухгалтерская проводка.

Проблема возникла по причине того, что сотрудник возвращается домой к окончанию дня, поэтому данный тип выплат нельзя квалифицировать как суточные. Но компания все равно должна компенсировать расходы сотрудников. Поэтому для того, чтобы сделать все в рамках закона, выдается определенная сумма денег для компенсации расходов, необходимых для выполнения служебных заданий вне рабочего места.

В том случае, если день командировки выпадает на выходной или праздничный день, оплата осуществляется в двойном размере, либо же сотрудник может выбрать для себя другой свободный день. Кроме того, работа в вечернее время, а также часы, которые не являются рабочими, считается сверхурочной и также оплачивается по двойному тарифу.

Что относится к другим видам расходов?

В ТК нет установленного перечня, который позволил бы регулировать данный пункт. Поэтому каждый работодатель обязуется расписать данный вопрос в соответствующем акте компании. Это необходимо для того, чтобы избежать возникновения спорных ситуаций и упростить оформление авансового отчета. К примеру, к ним могут относиться:

расходы на интернет и мобильную связь;

оплата платной парковки или технического обслуживание автомобиля (если используются услуги каршеринга или собственное транспортное средство);

хранение багажа, аренда ячейки;

транспортировка образцов, оборудования, стендов для выставок, конференций, презентаций;

приобретение необходимых канцтоваров, распечатка материалов.

Оплата однодневных командировок включает накладные расходы, величина которых заранее устанавливается работодателем. К примеру, на мобильную связь может выдаваться 300 рублей в сутки, а на парковку – 500 рублей (в зависимости от особенностей служебных заданий).

В том случае, если предстоят авиаперелеты в ближайший город, работодатель обязуется оплатить все сборы, налоги и оформления. Кроме того, сейчас актуален вопрос ПЦР-теста на коронавирус и его возмещении. Данный анализ действительно является частью командировочных и подается в авансовом отчете отдельным пунктом или как составляющая пункта других расходов.

Независимо от вида трат, должен быть документ, который подтверждает их совершение, сумму и целесообразность.

Является ли командировкой служебная поездка работника в другую часть города — выплачивать ли суточные и можно ли учесть расходы для налога на прибыль?

М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

Место работы сотрудника по трудовому договору – Москва. Указан конкретный адрес подразделения. И он направляется по заданию руководства в другую часть Москвы, значительно удаленную от места постоянной работы.

Является ли это командировкой? Имеет ли право работодатель включить в расходы по налогу на прибыль расходы по оплате этому сотруднику проживания в гостинице в течение периода выполнения задания руководства? Положены ли в данной ситуации сотруднику суточные? Будут ли указанные суммы облагаться НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ

Данная поездка является командировкой, т.к. работник будет выполнять задание руководства вне места постоянной работы.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Работнику положены суточные, если срок командировки продолжительностью более 24 часов.

Расходы на проживание в гостинице, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).

К расходам на командировки, в частности, относятся расходы на выплату суточных.

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).