Кассовый отчет и порядок его составления

Под кассой в бухгалтерском учете понимаются наличные деньги хозяйствующего субъекта. Ведение кассовой отчетности предусматривает оформление документации по выдаче и приему денежных средств. Перечень составляемых отчетов и требования к их содержанию жестко регламентируются на законодательном уровне.

Нарушение установленных правил сопровождается административной ответственностью допустивших его специалистов и предприятия в целом.

Кассовые документы

Формирование кассовой отчетности предусматривает составление нескольких видов обязательных документов.

Кассовая книга

Кассовая книга – это документ, для заполнения которого используется форма КО-4. В нем фиксируются любые операции с наличными средствами путем регистрации так называемых «приходников» и «расходников». Под первым понимается приходный кассовый ордер, оформляемый при поступлении наличных в кассу.

Второй, в свою очередь, используется для отражения операции по выдаче наличных средств.

Разрешается ведение кассовой книги в двух форматах – бумажном и электронном в режиме онлайн. Главное требование – регистрация производимых операций в четком хронологическом порядке.

Отчет кассира

Отчет кассира – это документ, выступающий второй частью кассовой книги. При ручном заполнении он оформляется при помощи копирки. При ведении кассы в электронном формате распечатывается в двух экземплярах.

Затем отчет кассира передается в бухгалтерию и хранится отдельно от кассовой книги. Это необходимо для обеспечения контроля над движением наличности на предприятии, так как исключает возможность подделки или исправления бухгалтерских документов.

Книга учета

Порядок и правила оформления кассовой отчетности предусматривают необходимость ведения книги учета в том случае, если в организации или ИП трудятся несколько кассиров. Для составления документа используется форма КО-5.

В книгу учета вносятся операции, совершаемые между старшим кассиром и его подчиненными. Точность и правильность заполнения документа подтверждается подписями каждого из указанных сотрудников.

Ведомость выдачи

Допускается два названия ведомости – расчетно-платежная или платежная. Документ составляется при выдаче денежных средств в виде заработной платы, стипендии, командировочных и других подобных выплат нескольким сотрудникам. Оформление документа упрощает работу кассира, так как не требуется заполнять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника.

Хранение документов

Помимо составления кассовой отчетности, другим важным требованием законодательства к хозяйствующим субъектам выступает необходимость хранения документации, используемой для учета обращения наличных средств на предприятии. В соответствии с правилами, действующими в 2019 году, минимальный срок хранения кассовых документов составляет 5 лет. Данное требование в равной степени относится к обоим видам отчетности – и бумажной, и электронной.

Учет кассовых операций

Совершение любой операции с наличными деньгами требует документального оформления. Для этого используются уже упоминавшиеся кассовые ордера, приходные и расходные, а также ведомости выдачи.

Обязательным требованием при их заполнении выступает подтверждение правомочности совершаемой операции подписями руководителя предприятия и главбуха. При составлении кассовых ордеров денежная выдаваемая или получаемая денежная сумма указывается как цифрами, так и прописью. Каждый оформленный документ отражается в журнале регистрации.

Кассовая дисциплина

Под кассовой дисциплиной понимается выполнение хозяйствующим субъектом нормативов и правил, регламентирующих наличное обращение денежных средств. Основными требования в этой сфере выступают:

• лимиты на выдачу подотчетных средств;
• общий лимит предприятия по кассе;
• ограничение на размер наличных расчетов;
• оформление предусмотренной законодательством кассовой отчетности.

Контроль над выполнением правил кассовой дисциплины возложен на ИФНС. При выявлении нарушений предусматривается административная ответственность, составляющая в 2019 году 4-5 тыс. руб. (для ИП и ответственных сотрудников предприятия) или 40-50 тыс. руб. для фирмы в целом.

Компания «БАЛИОТ» предлагает комплекс бухгалтерских услуг, включая ведение кассовой отчетности. Штат специалистов с большим опытом работы на аутсорсинге гарантирует клиентам четкое соблюдение требований законодательства и своевременное оформление необходимой первичной документации.

Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать

Поправки в законодательство о применении контрольно-кассовой техники автоматически избавляют от необходимости оформления нескольких документов, которые раньше приходилось вести вручную. Привычные журналы, акты и справочные отчеты формируются в электронном виде. Появились и новые документы, к примеру, чек коррекции.

Большинство субъектов хозяйственной деятельности уже успели убедиться в полезности нововведения, так как часть отчетов по контрольно-кассовой технике упразднили. Какие документы можно получить с помощью онлайн-кассы, основные их виды и порядок хранения будет рассмотрено детально далее.

Определение и классификация отчетов по контрольно-кассовой технике

Оборудование нового поколения позволяет создать ФД, предусмотрена возможность дистанционной передачи сведений в фискальную службу. Память ФН настроена на хранение следующей информации и реквизитов:

• состояние расчетов в определенное время;
• кассовые чеки и БСО;
• открытие и закрытие смены;
• засвидетельствование фактов получения данных оператором;
• исправление в ранее проведенных трансакциях;
• постановка на учет и перерегистрация КУ;
• сведения о регистрации и перерегистрации ККМ.

Нет необходимости печатать отчеты по контрольно-кассовой машине и хранить их на физических носителях. Вся информация доступна в электронной версии.

Документ, подтверждающий регистрацию и изменение параметров контрольно-кассовой техники

Кассовые устройства запрещено использовать до момента постановки на учет. Документ о регистрации формируется фискальной службой, в нем отражены следующие сведения:

• информация о СХД;
• технические данные, включая модель ККТ;
• режим работы;
• адрес установки;
• порядковый номер;
• ОФД.

Указывается также ФП с датой его выдачи.

Предприниматели должны учитывать временные ограничения, установленные контролирующими органами. Передача отчета должна быть выполнена не позднее одного рабочего дня с момента получения регистрационного номера от налоговой инспекции. До вывода сводки использовать устройство нельзя.

Отправить документ можно несколькими способами:

• отнести распечатанный документ в налоговую инспекцию;
• доступна операция в личном кабинете на официальном сайте оператора фискальных данных и в профиле, созданном на портале фискальной службы.

У субъектов, которые отчитываются с помощью интернета, срок предоставления документов совпадает со временем их размещения. При изменении условий, указанных при регистрации, должен быть создан соответствующий отчет. В настройках контрольно-кассовой техники необходимо отредактировать значения.

Для проведения перерегистрации нужно указать причины поправок. Если предприниматель допустил ошибку во время регистрации контрольно-кассовой машины, в течение одного рабочего дня он может их исправить самостоятельно.

Формирование документов о расчетах с покупателями

Кассовые чеки должны включать обязательные реквизиты, предусмотренные действующим законодательством. Субъекты хозяйственной деятельности в сфере оказания услуг могут оформлять торговые отношения с помощью бланков строгой отчетности. Документ правомерно заменяет КЧ.

Запрещается заполнение отчета в бумажном виде или использование шаблона из типографии. Допускается использование бланков, напечатанных на специальной АС.

Чек коррекции по онлайн-кассе

С помощью документов коррекции можно исправить ранее выполненные трансакции. В законе, регламентирующем использование ККТ, нет четкого разъяснения, в каких именно ситуациях допускается внесение изменений. Чек коррекции, как правило, используют в случае невыдачи документа, по независящим от сотрудника причинам.

Неприменение кассового устройства тщательно контролируется налоговыми службами. С помощью документа можно избежать начисления штрафных санкций. Но для этого в инспекцию должно быть передано объяснение, оформленное в виде СЗ или акта. Обязательные реквизиты:

• сумма выручки по чеку;
• обстоятельства, повлекшие за собой несвоевременное отражение операции;
• признак расчета, значение приходной операции оформляется в случае отсутствия чека на покупку, на расходную – если нужно забрать часть денег из ККТ;
• фискальный документ может включать только один реквизит, тип «0» применятся при корректировке сведений по собственному желанию, «1» служит для внесения изменений при выявлении нарушений органами фискальной службы;
• номер и дата документа основания;
• информация о кассире.

Документ также должен содержать идентификационный номер организации, адрес расположения контрольно-кассовой техники, номер онлайн-кассы, форму налогообложения и фискальный признак. В чеке не нужна информация о цене и номенклатуре товаров. Документ также не может использоваться для исправления ошибок, допущенных по кассовым чекам или для оформления возврата товаров.

В перечисленных случаях понадобится кассовый чек, признак – возврат прихода. Запрещено также проводить чек на полную сумму всех неотраженных трансакций, за исключением ситуаций с массовым сбоем в работе касс. На каждую операцию должен быть сформирован отдельный чек.

В фискальную службу нужно передать чек коррекции, акт, составленный на лишние деньги в кассе, записку с объяснением невыполнения обязательств. Все документы подаются в виде копий. Оригиналы остаются у предпринимателя.

Отражение открытия смены ККТ

Отчет формируется ежедневно. Без снятия обязательного ФД работать на ККТ невозможно. Оформление доступно на кассовых устройствах нового образца. Не поддерживается функция на аппаратах без фискального накопителя. В числе обязательных реквизитов:

• номер смены;
• дата и время;
• информация об ответственном сотруднике, который открыл смену.

В нормативно-правовом акте ФЗ-54 указано, что открытие смены осуществляется с первой трансакцией, а не в момент открытия предприятия. Если в течение смены не будет оплат, отчет по открытию не понадобится. Длительность смены не должна превышать 24 часа.

Первый чек может быть напечатан не позднее суток с момента открытия смены. СХД с небольшим количеством клиентов, кассу следует открывать непосредственно при принятии оплаты за товары/услуги.

Отчет об открытии РС может быть сформирован автоматически, во время печати начального документа после закрытия прошлой смены. Опция также доступна в ручном режиме – через одноименное меню. Одновременно могут быть открыты несколько ККТ с выбором конкретного устройства.

Кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

• проверять наличие достаточного количества чековой ленты;
• запускать чек с нулевыми показателями, таким образом можно удостовериться в правильной работе ККМ;
• печатать серию нулевых документов, чтобы убедиться в правильности выдаваемого номера, даты, а также качестве чека.

Доступен еще один отчет, подтверждающий закрытие архива фискального накопителя. Устройство представляет собой микросхему, в которой архивация документов и отчетности осуществляется в электронном формате. Все накопители имеют ограничения по объему памяти и периоду действия.

До момента достижения предельных значений указанных параметров, необходимо сформировать закрытие смены. Таким образом, можно удостовериться в передаче показателей в НС и самом факте закрытия накопителя.

Формирование X-отчета

X-отчет предназначен для отражения данных по продажам. Документ учитывает размер трансакций за одну смену. С его помощью предприятия отслеживают выручку. Федеральный закон не регламентирует сроки и периодичность снятия показателей. Кассиры и управляющий персонал имеют доступ к просмотру документа неограниченное количество раз.

Фискальные службы не контролируют оформление документа, подотчет по сути является проверочной ведомостью. С ее помощью можно убедиться в достоверности выведения времени, даты и основных реквизитов субъекта хозяйственной деятельности.

Своевременное выявление ошибок способствует устранению нарушений. Таким образом, предприятие сможет избежать начисления штрафных санкций. Но отчет не представляет собой документ, подтверждающий закрытие смены. Поэтому гашение выручки не производится.

Периодичность и особенности выборки отчета определяются внутренней политикой компании. Данные о количестве сбора данных, проведенных за одну смену, не фиксируются. Не сохраняется и сформированный документ. Информация не отражается в кассовых документах.

С помощью отчета можно получить следующие сведения:

• время и дату, установленную на контрольно-кассовой технике;
• размер наличных средств в кассе за заданный период;
• общую сумму продаж;
• размер выручки за смену;
• данные в разрезе видов трансакций, включая оплату безналичными и наличными средствами;
• количество выданных чеков;
• информацию о возвратах, отражаются суммарные и количественные показатели.

Сведения доступны только за текущую смену. Сформировать справку за предыдущий период не представляется возможным. Помимо корректности внесения данных, с помощью отчета также можно выполнить и другие операции, к примеру, проводить аналитику оборота продукции СХД. Выручка может быть исследована укрупненно или по каждой позиции.

С помощью документа могут быть сформированы несколько разновидностей отчетов:

• сводная таблица показателей по каждому кассиру, доступна информация о количестве покупателей, анализируется выручка;
• возможна конкретизация в разрезе отделов;
• информация, отражающая остатки товаров;
• сведения по остатку денег в кассе или количеству чеков за одну смену.

Информация из отчетов также пригодится в следующих случаях:

• для проведения проверки закрытия предыдущей смены;
• для анализа информации управляющим персоналом;
• для печати документов при отключении электроэнергии или сбоев в сети, таким образом, можно проверить факт проведения и передачи чека.

Документальное подтверждение закрытия смены

Отчет о завершении смены – один из обязательных фискальных документов. Формируется с помощью ФН ККТ. Включает сведения о расчетах, в том числе электронные и наличные средства, в течение рабочей смены. С его помощью осуществляется учет выручки, полученной посредством ККТ.

Отчет, обнуляющий операционные и денежные регистры, печатать не нужно. Документ хранится в памяти фискального устройства контрольно-кассовой техники.

До 2017 года субъекты хозяйственной деятельности выводили на кассовых устройствах с ЭКЛЗ Z-отчет. Документ печатали во время закрытия смены и сдачи выручки уполномоченному сотруднику. После инкассирования все параметры по кассе обнулялись.

В журнал кассира-операциониста вносились следующие данные:

• нумерация;
• дата документа;
• сумма денег в кассе на начало, конец смены;
• оформленные возвраты;
• оплата по денежному переводу;
• итоговый размер выручки.

Для внесения записей в кассовую книгу также составлялась справка-отчет, которая передавалась в бухгалтерию вместе с журналом. Субъекты хозяйственной деятельности оформляли отчет в конце каждой смены и хранили его бумажный вариант. Законодательство не регламентировало обязательные реквизиты отчета, поэтому штрафные санкции предпринимателям не начислялись.

Хранить документ нужно было в течение 5 лет.

С помощью Z-отчета предприятия получали сведения об итоговой выручке за текущую смену. В число его основных назначений также входило:

• обнуление параметров;
• сохранение информации о трансакциях в блоке электронной контрольной ленты защищенной;
• отображение сведений о скидках и аннулированных чеках;
• основание для сверки с бухгалтерскими данными представителем налоговой;
• с его помощью можно было заполнить кассовые документы.

Особые требования к его хранению не выдвигались. Документ подклеивался к справке-отчету кассира. Применение кассовых устройств старого образца регламентировало Постановление №470, нормативно-правовой акт утратил силу.

Внедрение в деятельность торговых предприятий контрольно-кассовых машин повлекло за собой принятие новой формы отчета. Передача данных в фискальную службу осуществляется в режиме онлайн.

Изменения в законодательстве способствовали сокращению бумажной работы. Часть отчетов была упразднена. Кассирам больше не нужно дублировать информацию в унифицированные формы.

Но субъекты хозяйственной деятельности могут и дальше вести привычную отчетность, если в ней есть потребность. Документооборот в таком случае будет своеобразным инструментом внутреннего контроля СХД, без особых требований к оформлению.

Предпринимателям не нужно отправлять данные в фискальную службу в электронной форме и на бумажных носителях. Параметры в зашифрованном виде, сразу после формирования отчета, сохраняются в фискальной памяти. После чего информация передается на обработку ОФД, в налоговую они поступают от посредника.

Документ имеет несколько назначений:

• переносит информацию в систему бухгалтерского учета;
• архивирует трансакции в памяти ФН;
• выступает отчетом для подачи в фискальные органы.

Закрытие смены осуществляется по схожей схеме с Z-отчетом. Но заполнение документа в ККТ регламентируется Приказом ФНС №229 от 21 марта 2017 года. Дополнен также список обязательных реквизитов, за счет чего возросла информативность отчета:

• адрес предприятия;
• количество выданных БСО, чеков;
• трансакции за одну смену;
• непереданные сведения ОФД, указывается также время сбоя.

Длительность кассовой смены не изменилась – 24 часа, не ограничивается одной датой. Может быть открыта, к примеру, после обеда 16 числа и длиться до вечера 17. В случае несвоевременного закрытия смены, онлайн-касса будет выдавать чеки без ФП.

За грубое нарушение работы с ККМ организации будут начислены санкции в размере от пяти до десяти тысяч рублей. Штраф для ИП и ответственного лица составит от 1,5 до 3 тысяч рублей.

Субъекты хозяйственной деятельности могут избежать ответственности, но для этого понадобятся доводы о непреднамеренных действиях, которые вызвали нарушение. О допущенной ошибке следует самостоятельно извещать фискальные органы. Она может быть признана незначительной, если смена не была закрыта по истечении суток, но в это время сделки не проводились.

Если ККТ работала больше 24 часов, фискальный накопитель перестанет формировать ФП. Будут ограничены функциональные возможности онлайн-кассы – приостановится печать новых документов. Продажи прекратятся, а оператор не получит сведения о расчетах.

В случае блокировки ККТ, с помощью устройства можно будет выполнить только одну операцию – пробить отчет о завершении смены. Сделать это нужно как можно скорее. Действия будут схожими для всех онлайн-касс, но ПО конкретной модели могут быть предусмотрены свои особенности.

Для формирования отчета в автоматическом режиме нужно перейти в раздел «Закрытие кассы» и выбрать «Закрыть смену». В ручном режиме понадобится доступ администратора. В разделе «Отчеты» есть «Кассовые отчеты».

Для подтверждения следует выбрать «Завершение смены». Только после выполнения процедуры будет возвращен доступ к открытию новой смены.

Действующие правовые нормы предусматривают хранение фискального накопителя в течение пяти лет в комплекте контрольно-кассовой машины, после завершения срока использования. Нет необходимости держать документы в распечатанном виде. Для минимизации потерь кассир должен следить за сроками открытия и закрытия смены.

Нарушение правил применения онлайн-кассы приведет к начислению штрафных санкций, так как оператор фискальных данных обязуется сообщать фискальные службы о сбоях в работе контрольно-кассовых машин.

Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО

Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.

Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.

Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.

Соблюдение лимитов кассы. Нельзя вылезать за назначенный максимальный остаток наличности в кассе в завершении трудового дня. Лишнюю сумму надо обязательно отправить в банк.

Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.

Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.).

Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Как контролировать деньги в кассе и работу кассира

Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.

Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.

Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.

Подытожим

Если вы ИП, то не обязаны вести кассовую книгу, если ООО — обязаны, даже если у вас есть онлайн-касса. Кассовую книгу можно вести на бумаге вручную, заполнять в Экселе и распечатывать, а если у вас есть электронная подпись — вести только в электронном виде в специальной программе. За отсутствие кассовой книги грозит штраф от 4 000 до 50 000 ₽.

Какие отчеты формирует онлайн-касса

О том, какие отчеты формирует онлайн-касса, сказано в ФЗ № 54. Согласно п 4. ст. 4.1, в фискальном накопителе в некорректируемом виде хранятся реквизиты следующих видов отчетности:

• о регистрации;
• об изменении параметров регистрации;
• об открытии смены;
• о закрытии смены;
• о закрытии фискального накопителя;
• о текущем состоянии расчетов, Х-отчет.

Отчеты по онлайн-кассе: о регистрации и об изменении ее параметров

Согласно 54-ФЗ, предприниматель может использовать кассовый аппарат для расчетов с покупателями только после регистрации его в налоговой. Сделать это можно через официальный сайт ФНС или при личном посещении территориального органа. После рассмотрения заявки пользователь получает регистрационный номер.

В течение одного дня вносит его в память ФН вместе с другими реквизитами (наименованием организации или ИП, данными о ККТ и прочими) — выполняет фискализацию. В результате формирует соответствующий отчет по онлайн-кассе, в котором отражены:

• сведения о субъекте хозяйствования;
• модель устройства, его регистрационный номер;
• адрес установки (для интернет-магазина это веб-ресурс);
• наименование оператора фискальных данных и другие реквизиты.

Аналогичные данные указаны в отчете об изменении параметров регистрации ККТ. Также в него вносится код причины перерегистрации. Пользователь создает кассовый отчет об изменении параметров регистрации в том случае, если при постановке аппарата на учет в ФНС были допущены ошибки в данных или они изменились (например, поменялись настройки контрольно-кассовой техники или система налогообложения).

В зависимости от используемого ФФД, набор реквизитов отчетов немного отличается — в Приказе ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@ представлены их списки для каждого формата фискальных документов.