Напомним, с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки на работников, которые трудоустраиваются впервые, не заводятся. Бланк трудовой книжки может быть использован только для оформления дубликата трудовой книжки.
Если на 01.09.2021 в организации останутся бланки действующих сейчас трудовых книжек и вкладышей в них, они также могут быть использованы.
Форма бланка трудовой книжки изменилась несущественно:
1) на титульном листе появилась отметка о том, что печать ставится при ее наличии;
2) для сведений о работе отводится 14 разворотов (сейчас — 10);
3) для сведений о награждении или поощрении работника отводится 7 разворотов (сейчас — 10).
Изменилась и форма вкладыша в трудовую книжку:
1) появилась отметка о том, что печать ставится при ее наличии;
2) для сведений о работе отводится 12 разворотов (сейчас — 9);
3) для сведений о награждении или поощрении работника отводится 5 разворотов (сейчас — 8).
Содержание бланка трудовой книжки и вкладыша осталось прежним.
При этом уточнен порядок внесения информации о вкладышах, когда их много. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
Если на титульном листе трудовой книжки штамп об очередном вкладыше не вмещается, запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.
Правила заполнения трудовой книжки
Несущественные изменения внесены в правила заполнения трудовой книжки. В частности, требование о внесении записей перьевыми, гелевыми и другими ручками стало не обязательным, а рекомендуемым. Кроме того, записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).
По новым правилам при оформлении титульного листа не нужно отражать сведения о неоконченном образовании, указываются только сведения об основном общем, о среднем общем, среднем профессиональном, высшем образовании (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Установлено, что записи вносятся на основании оригиналов, а не копий документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома).
При внесении изменений в сведения о работнике в ссылках на документы обязательно указываются их реквизиты, а печать проставляется при ее наличии.
Запись о переводе
Установлено, что запись о переводе должна быть внесена в течение пяти рабочих дней. Сейчас на внесение этой записи отводится неделя, что практически одно и то же.
Прописаны правила внесения записи о временном переводе, ставшем постоянным:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
— в графе 3 — конкретное наименование структурного подразделения организации, в которое работник переведен, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
— в графе 4 — дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен, дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был переведен на постоянной основе.
Запись о работе по совместительству
Установлено, что запись о работе по совместительству по-прежнему вносит основной работодатель. Но если работнику потребуется внести такую запись в случае, когда он уже не осуществляет трудовую деятельность, то для этого работник вправе обратиться к работодателю, у которого он ранее выполнял работу по совместительству.
По новым правилам записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении можно вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.
Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.
Запись об увольнении
В правилах внесения записи об увольнении следующие нововведения:
— при внесении записи указываются подпункты, пункты, части и статьи Трудового кодекса;
— при увольнении в порядке перевода к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), кроме порядка осуществления перевода (по просьбе работника или с его согласия), отражается наименование организации, в которую переводится работник;
— устранено несоответствие формулировок записи об увольнении. Если сейчас конкретной формулировки нет, запись может начинаться словами «Трудовой договор расторгнут (прекращен)» или «Уволен», то по новым правилам такая запись должна быть произведена в точном соответствии с формулировкой статьи ТК РФ;
— отменено заверение записи об увольнении подписью работника. По новым правилам она заверяется только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).
Трудовая книжка дистанционного работника
Установлено, что по желанию дистанционного работника сведения о его работе вносятся работодателем в его бумажную трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Работник может направить трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением.
Запись о награждении
Расширен список наград, запись о награждении которыми надо вносить в трудовую книжку. В него входят награды Президента РФ и Правительства РФ, награды федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).
Книги учета трудовых книжек и их бланков
По новым правилам книга учета трудовых книжек ведется в произвольной форме и без проставления сургучной печати.
Книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее по-прежнему надо вести.
Унифицированные формы названных книг не установлены, поэтому работодатель должен разработать формы таких книг самостоятельно.
При этом книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, ИП, печатью организации (при наличии).
Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания.
Подпись работника
Сейчас с каждой вносимой в трудовую книжку записью о работе, о переводе на постоянной основе и об увольнении работодатель обязан ознакомить работника под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
При увольнении сотрудник также должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
По новым правилам заверять подписью все записи, внесенные в книгу учета и в трудовую книжку, не нужно. Работник должен заверить подписью только сведения о нем на титульном листе.
Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу
Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.
Общие правила записи в трудовых книжках
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:
- На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
- Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
- Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
- В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
- Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно.
То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.
Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.
Заполнение титульного листа
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
- ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
- Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
- Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
- Подпись работника.
- Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
- Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
- Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.
Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.
Если изменилась фамилия
Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):
- старая фамилия зачеркивается;
- новая фамилия указывается рядом;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
- тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.
Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией.
Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш.
Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.
Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.