Электронный жд билет в авансовом отчете

Командировка всегда сопряжена с командировочными расходами на дорогу, проживание и питание сотрудников компании. Обычно услуги оплачивает работник своими средствами. Затем бухгалтерия выплачивает ему потраченные в командировке деньги.

Но чтобы получить командировочные, расходы нужно доказать. Как же получить отчетный документ за покупку электронных билетов на поезд через интернет или приобретение проездных документов в кассе?

Что служит отчетным документом за ж/д билет

Виды документов, необходимых для отчета сотрудников перед бухгалтерией о расходах на поездку, зависят от типа приобретенных билетов. Для проездных документов, купленных в кассе РЖД и через интернет (например, на сайте Rutrip), они будут разными. Причем при покупке электронного билета отчитываться будет проще.

Читайте о том, как получить электронный билет на поезд.

Бумажный проездной документ

При покупке билета в ж/д кассе для отчета потребуется предоставить бумажный проездной документ и кассовый чек. Иногда вместо него можно предоставить только бумажный билет с QR-кодом. Бухгалтерия должна принять его без чека.

Внимание! Работники, отправившиеся в командировку, должны обеспечить сохранность билетов и чеков. Без них расходы на дорогу возмещены не будут.

Электронный билет на поезд

При покупке электронного билета кассовый чек не выдается. В этом случае потребуется бланк строгой отчетности. Это такой документ, который подтверждает произведение оплаты услуги и имеет такую же юридическую силу, как и чек. Таким бланком отчетности является контрольный купон. На его основании составляется авансовый отчет.

Контрольный купон содержит номер заказа и электронного билета. Длина каждого из номеров составляет 14 знаков. Причем если был куплен только один проездной документ, эти номера совпадают.

В купоне также содержатся сведения о месте, дате и времени отбытия/прибытия пассажира. В нем указывается тариф и итоговая стоимость проездного документа вместе с НДС.

Где получить отчетные документы?

Способ получения отчетной документации также зависит от типа приобретаемого билета. При покупке бумажного проездного документа в железнодорожной кассе вы получите кассовый чек. Его должен оформлять кассир после предварительной оплаты услуг по перевозке пассажира. Сохраните его и отнесите в бухгалтерию вместе с билетом на поезд.

Внимание! Наличие билетов без чеков не может быть доказательством расходов. Но если на билетных бланках есть QR-код, чек не нужен.

Такой купон нужно распечатать и отдать либо работодателю, либо отнести в бухгалтерию.

Что делать при утере отчетных документов?

Следует учитывать, что без чека или электронного купона получить командировочные не получится. Согласно правилам, сотрудникам возмещают только те расходы, которые подтверждаются официально. Что же делать, если отчетные документы были утеряны?

Восстановление утерянного контрольного купона

Если вы распечатали купон заранее, а затем потеряли его, ничего страшного не будет. Если вы сохранили письмо с этим купоном на электронной почте, сделайте распечатку еще раз и отнесите ее в бухгалтерию. Если вы успели удалить письмо, отыщите его в корзине. Если она уже очищена, проделайте следующие действия:

1. Зайдите на сайт, на котором был куплен билет.
2. Авторизуйтесь, зайдите в личный кабинет.
3. В «Моих заказах» найдите нужный заказ.
4. Кликните по нему и скачайте купон.
5. Сделайте распечатку.

Восстановление утерянного кассового чека

Если вы потеряли чек, выданный при покупке проездного документа на привокзальной кассе, отправьтесь в тот же вокзал. Затем предъявите кассиру бумажный билет и документ, по которому была совершена его покупка. Сообщите об утере чека и попросите сделать архивную выписку. Она послужит полноценной альтернативой кассовому чеку.

Внимание! Обратиться на вокзал за выпиской можно в течение 6 месяцев со дня отбытия пассажира с его станции по данному проездному документу.

• Отчетным документом за покупку бумажного билета на железнодорожном вокзале является сам билет и чек.
• Если на проездном документе есть QR-код, предоставление чека необязательно.
• За покупку электронных билетов на поезд можно отчитаться распечаткой контрольных купонов, присланных на E-mail.
• Если вы потеряли контрольный купон, распечатайте его еще раз.
• Если вы потеряли кассовый чек, восстановить его не получится. Попробуйте получить архивную выписку на вокзале, написав заявление по форме, выданной кассиром.

C использованием
веб-системы ООО «ИМ»

Cервис rutrip.ru помогает путешествовать по России, предоставляя минимальные цены на все железнодорожные направления, авиа перелеты. Для нас очень важно сделать покупку билетов не только удобной, но и выгодной для клиента! rutrip.ru является официальным партнерским сервисом реализации ж/д билетов из-за чего сервисный сбор rutrip.ru остается минимальным на рынке перевозчиков.

Учет электронных билетов в 1С Бухгалтерия предприятия

1С поддерживает 2 варианта ведения электронных билетов в системе (согласно инструкции по плану счетов):

1. Учет на счете 50.03 «Денежные документы»

2. Учет на счете 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками»

В данной статье приведены практические примеры по обоим вариантам ведения учета в программе1С: Бухгалтерия предприятия 3.0.

18.05.2020 года компания ООО «Конфетпром» приобретает электронный авиабилет.

19.05.2020 выдает приобретенный билет сотруднице Белкиной Анне Григорьевне.

22.05.2020 года сотрудница передает организации Авансовый отчет с информацией по командировке.

1. Учет на 50.03 счете

Для того чтобы использовать счет 50.03, необходимо включить возможность пользоваться документом «Денежные документы». Делается это в разделе «Главное – Функциональность – Банк и касса – Денежные документы».

Приобретение электронного авиабилета как Денежного документа оформляется в программе соответствующим документом в «Банк и касса – Денежные документы – Поступление денежных документов».

Выбираем вид операции «Поступление от поставщика», указываем Контрагента, а в поле «Принято от» заполняем информацию, которая выводится в печатные формы. В поле «Счет расчетов» указываем 76.05.

В подгруппе «Денежные документы» по кнопке «Добавить» добавляем необходимый документ (предварительно создав его).

Указываем количество и стоимость – 1 шт. стоимостью 10 000 руб. Проводим документ. Рассмотрим созданную проводку:

Далее необходимо выдать данные денежные документы («Банк и Касса – Выдача денежных документов – Создать»). Выбираете подотчетное лицо:

На вкладке «Денежные документы» выбираете тот документ, который был приобретен 18.05:

Проводим документ, смотрим проводки:

Создаем документ «Авансовый отчет» («Банк и касса – Авансовые отчеты – Создать – Авансовый отчет»). Детальное заполнение документа ниже не будет показано, так как данный документ создается для конкретного примера.

Указываем подотчетное лицо, на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем выдачу денежных документов. (данный пункт не обязателен):

Открывается журнал документов «Выдача денежных документов», где выбираем необходимый документ:

Обязательно заполняем вкладку «Прочее», для чего нажимаем на кнопку «Добавить». Заполняем поле «документ (расхода)» (то, что будет указано в печатных формах). Выбираем необходимую номенклатуру, сумму, поставщика.

Далее ставим галочку СФ и БСО, заполняем данные для БСО (бланк строгой отчетности) и выбираем счет затрат с заполнением аналитики. В данном примере счет затрат – 25.

Проводки будут выглядеть так:

Ниже приведена таблица со счетами и документами.

2. Учет на 76.05 счете

Этот способ подразумевает, что организация покупает услугу, то есть необходимо в день ввода документа «Авансовый отчет» создать документ «Поступление услуг» («Покупки – Поступление (акты, накладные) – Поступление Услуги»).

Датой документа выбираем дату создания авансового отчета. Указываем контрагента, у которого купили билеты, меняем настройку НДС = В СУММЕ (для того, чтобы разово ввести сумму, а НДС программа высчитает автоматически, исходя из этой суммы), настраиваем счета учета в 1С – Счет учета затрат 76.05, заполняем субконто, нажимаем «ОК».

При проведении документа, формируются проводки:

Есть важный нюанс, который стоит учитывать при создании счета-фактуры в 1С 8.3:

Необходимо вручную изменить Код вида операции на 23 «Командировочные расходы по бланку строгой отчетности»

Проводки формируются следующие:

Ниже приведена таблица со счетами и документами:

Специалист компании «Кодерлайн»

Вас могут заинтересовать следующие статьи:

94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) —> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) —>

Электронные билеты в Авансовом отчете

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

• Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
• Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.

Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов .

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
• Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:

При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты .

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке .

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Не за горами 2020 год, а это значит, что совсем.Прямой эфир прошёл 26 мая 2020 г. Лектор: Климова М.А.Работодателям в 2020 г. предстоит выполнить ряд мероприятий для перехода..

(8 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете