Содержание
- УПД (универсальный передаточный документ)
- Применяют ли УПД компании, оказывающие услуги
- Порядок использования УПД для компании, оказывающих услуги
- Ответы на распространенные вопросы
- Заключение
В последнее время компании довольно часто в своей деятельности используют такой документ, как УПД (универсальный передаточный документ). Этот документ не является обязательным для оформления, несмотря на то, что Министерство финансов и налоговая его рекомендуют с целью упрощения порядка документооборота в компаниях. Основным преимуществом данного документа является то, что он позволяет сразу несколько документов из «первички».
При этом компании довольно часто задаются вопросом, заменяет ли УПД акт выполненных работ? Далее в статье постараемся ответить на данный вопрос.
УПД (универсальный передаточный документ)
Уже довольно продолжительное время налоговые органы рассматривали вопрос по упрощению первичной документации в компании, так как многие документы могут дублировать друг друга, как частично, так и полностью. Поэтому было принято решение по использованию такого универсального документа, как УПД.
Само наименование данного документа говорит о том, что данный документ используется для достижений внешних, а не внутренних целей. Внешне данный документ напоминает счет-фактуру, так как именно на основе счет-фактуры он и был разработан. Но помимо реквизитов счет-фактуры в документе также могут содержаться и реквизиты товарной накладной (Читайте также статью ⇒ Правила заполнения УПД).
Важно! Форма УПД не обязательна для использования и заполнения компаниями и носит только рекомендательный характер.
Данный документ позволяет выполнить следующее:
- Использовать УПД в бухучете с целью уменьшения документооборота.
- УПД является документальным подтверждением затрат, используемых для расчета базы по налогу на прибыль;
- Оформлять налоговый вычет по НДС.
Все перечисленные пункты являются достаточно важными для компании, которые хотят сосуществовать мирно с налоговым органом.Данный документ может использоваться с целью подтверждения затрат налогового учета, включая и в случае применения УСН, ЕСХН, независимо от размера компаний (Читайте также статью ⇒ Акт сдачи-приемки выполненных работ).
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Может ли компания перейти на УПД, как правильно это сделать?
Ответ: Может, но для перехода в компании должен издаваться специальный документ (распоряжение) о том, что в компании будет использоваться УПД.
Статья
Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет счет-фактуру и передаточный документ: товарную накладную, акт. Порядок заполнения и образцы – ниже.
УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. УПД содержит в себе элементы:
- счета-фактуры
- товарной накладной;
- товарного раздела товарно-транспортной накладной;
- накладной на отпуск материалов на сторону;
- акта о приеме-передаче объекта основных средств.
Когда можно применять универсальный передаточный документ (УПД)
УПД могут использовать все организации и предприниматели. Даже те, что применяют спецрежим и не платят НДС. Таким компаниям не нужно заполнять графу 7 со ставкой налога и 8 с суммой НДС.
При помощи УПД можно оформлять отгрузку товаров, услуг. Бланк можно использоватьд ля посреднических операций и при отгрузке товаров на экспорт – экспортеры обязаны выставлять счета-фактуры, а УПД со статусом 1 является ее полноценной заменой.
Компания вправе составить УПД одновременно на товары и услуги. Такой вывод есть в письме ФНС от 23 сентября 2016 г. № ЕД-4-15/17910.
Сложностей не будет, если за товары и услуги отвечает один человек. Но часто за отгрузку товаров и оказание услуг отвечают разные работники. Например, если кладовщик подписывает первичку на отгрузку, а за услуги отвечает менеджер или технический специалист.
Единый УПД лучше составлять, только если за товары и услуги отвечает один сотрудник, товары отгружены и услуги оказаны. В других случаях лучше не объединять в УПД товары и услуги. Безопаснее оформить на услуги отдельный УПД или акт и счет-фактуру.
При получении аванса составлять УПД нельзя. Для вычета НДС с аванса выставляйте и просите у поставщиков счета-фактуры. Применять универсальный передаточный документ в этой ситуации нельзя. Случаи, в которых можно оформлять вместо счета-фактуры УПД перечислены в приложении 2 к письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3-96.
По одному договору можно вперемешку оформлять и УПД, и накладные
На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора — универсальный передаточный документ. Это не повлияет на учет НДС и расходов. Такой вывод сделали специалисты ФНС в письме от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.
Форма УПД — рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора.
Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.
Правила заполнения УПД
Ниже – образец заполнения УПД, который поможет проверить документ. Красным цветом мы выделили реквизиты, ошибки в которых опасны. Из-за них инспекторы могут снять расходы и вычеты. Желтым цветом показали реквизиты, ошибки в которых не обязательно, но желательно исправить. Все остальное- зеленый. На правку этих данных можно не тратить время.
Карта рисков универсального передаточного документа (УПД)
Строки 1–7 и графы 1–11 заполняйте по тем же правилам, что и счет-фактуру. Нумеровать УПД лучше наряду с обычными счетами-фактурами. Например, если компания выписала счет-фактуру с номером 55, то следующему УПД на отгрузку можно присвоить номер 56.
В строке 8 укажите реквизиты договора с покупателем. Там же можно вписать данные о доверенности, по которой поставщик передал товары представителю покупателя (см. образец заполнения УПД ниже)
В строке 9 зафиксируйте данные о перевозке товаров: реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов. Можно также указать массу груза. Но это не обязательно.
В строке 11 укажите дату отгрузки, оказания услуг, передачи заказчику результатов работ. Возможно, поставщик не заполнит этот реквизит. Тогда будет считаться, что он отгрузил товары или оказал услуги на дату, указанную в строке 1 документа.
В строке 12 поставщик приводит сведения об отгрузке, дает ссылки на сертификаты соответствия или другие документы, которые являются приложениями к документу.
В строке 16 покупатель ставит дату, когда получил товары, принял услуги или работы. Строку 17 заполняет также покупатель. Здесь он может указать, например, что компания выявила некачественные товары.
В строке 10 документа ставит свою подпись работник поставщика, который отгрузил товары. Также документ заверяет ответственный за оформление этой хозяйственной операции в строке 13. Если это тот же работник, то можно указать его Ф.И.О.
и должность, а подпись не ставить. Строки 15 и 18 предназначены для покупателя. В строке 15 ставит подпись сотрудник, который получил товар, в строке 18 – ответственный за оформление операции.
Если ответственным за оформление документа является работник, который получил товары, в строке 18 опять же можно указать только его Ф.И.О. и должность.
В строке 14 укажите название компании, которая отгружает товары, оказывает услуги или выполняет работы. В строке 19 нужно привести наименование покупателя или заказчика.
Подтвердит ли УПД без печати расходы и вычеты? Ответ зависит от того, требует ли ваш договор с поставщиком наличия печати в первичке.
Допустим, по договору печать в УПД необязательна. Тогда ваша компания имеет право учесть расходы и принять к вычету НДС. Ведь печать не является обязательным реквизитом первички и счета-фактуры (ст.
9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, подп. 5, 5.1 ст.
169 НК РФ). Это подтверждают в ФНС России (приложение № 3 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, письмо от 13 января 2016 г.
№ СД-4-3/105).
Теперь предположим, что по договору поставщик должен заверять первичку печатью. Тогда списывать расходы по УПД без печати опасно. Чтобы снизить риски, возьмите у поставщика письмо, что он отказался от печати. Или уберите из контракта оговорку о печати, заключив дополнительное соглашение.
Статус УПД
Отдельно остановимся на статусе УПД. Документ может иметь два статуса, один из которых проставляется в верхнем левом углу формы:
«1» – документ используется как гибрид счета-фактуры и передаточного документа;
«2» – документ используется только в качестве передаточного документа.
Можно не переделывать УПД, если поставщик заполнил обе его части, но вместо статуса 1 поставил 2. Ошибка в этом реквизите не мешает покупателю учесть расходы и заявить вычет.
Дополнительные реквизиты
В универсальный передаточный документ реквизиты можно добавлять так же, как в счет-фактуру. Ведь УПД — это тот же счет-фактура, но совмещенный с первичкой.
ФНС когда-то разъясняла в ответе на частный запрос, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от первички (письмо ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619). Но как мы выяснили, сейчас специалисты ФНС не запрещают приводить данные и внутри рамки.
Такой вывод следует из письма ФНС от 17 августа 2016 г. № СД-4-3/15094.
Образец заполнения УПД на услуги
Образец заполнения универсального передаточного документа на товары
Электронный УПД
УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155.
Налоговики и раньше, в письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984 разрешали оформлять документ в электронном виде.
При этом они сделали оговорку, что документ обязательно должен соответствовать требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
При передаче УПД в электронном виде следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
Сколько хранить УПД
Универсальный передаточный документ представляет собой гибрид счета-фактуры и передаточного документа, он также может использоваться в качестве первичного учетного документа. При этом сроки хранения для счетов-фактур и первички различаются.
Так, данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
При этом в некоторых случаях этот срок может увеличиваться. Например, пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса предусмотрено восстановление «входного» НДС, ранее принятого к вычету по недвижимости, в случае если данные объекты в дальнейшем используются фирмой для ведения операций, освобожденных от налогообложения.
Налог восстанавливается равными долями в течение 10 лет с года, в котором наступил момент, указанный в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ (начало начисления амортизации). Сумма налога, подлежащая восстановлению, учитывается в составе прочих расходов.
По общему правилу при восстановлении налога на добавленную стоимость в книге продаж бухгалтеру следует зарегистрировать тот счет-фактуру, на основании которого налог ранее был принят к вычету. Он регистрируется на сумму восстановленного налога на добавленную стоимость (п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г.
№ 1137).
Получается, что в данном случае хранить счета-фактуры нужно довольно долго.
Напомним, что первичные учетные документы следует хранить как минимум пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Однако в целях налогового учета главой 25 Налогового кодекса РФ предусмотрен механизм переноса убытка на будущее. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, перенос убытка на будущее допускается в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен убыток.
При этом организация обязана хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу на суммы такого убытка.
Может ли УПД заменить акт выполненных работ или нет: случаи, когда возможно использовать данный документ
Использование универсального передаточного бланка помогает существенно упростить систему документооборота внутри любой организации. Подобная официальная бумага содержит в себе все необходимые данные для счет-фактур и первички. Использование этого бланка допускается вместо акта выполненных работ, но с учетом некоторых нюансов, которые нужно разобрать отдельно.