Акт инвентаризации наличных денежных средств образец заполнения

Когда касса организации подвергается внезапной проверке, ее результаты фиксируются при помощи специального акта, который составляется по форме ИНВ-15. Проверка может быть плановой, например, по приказу руководителя, или внезапной, когда меняется лицо, несущее за кассу материальную ответственность.

Файлы для скачивания:

Общие положения об инвентаризации

Данная процедура подразумевает проверку наличности, которая хранится в кассе. Ее инициатором могут стать руководители, налоговая инспекция, другие проверяющие органы. Абсолютно любая организация заинтересована в том, чтобы данная инвентаризация проводилась регулярно.

Объясняется это тем, что такие проверки дают возможность вовремя определить недостачу. Кроме этого, они заставляют кассиров быть максимально дисциплинированными, и не злоупотреблять своими полномочиями.

Как можно догадаться, инвентаризация обязательно проводится в присутствии ответственного лица. Именно так сотрудник будет уверен в том, что проверка выполняется в соответствии с правилами.

(Видео: «Акт инвентаризации наличных денежных средств»)

Когда проводится инвентаризация кассы

Кассы подлежат проверке согласно приказу Минфина. Здесь все зависит от организации и вида проверки. Например, внутреннюю проверку руководитель компании может назначить в любое время.

Здесь он имеет право действовать по своему усмотрению. Если организация подлежит полной проверке со стороны контролирующих органов, например, налоговой инспекции, то проверка может являться внезапной. В некоторых компаниях управленцы составляют планы регулярных проверок.

Но кроме этого, существуют ситуации, при которых законодательство обязывает проводить инвентаризацию:

• обнаружено, что в кассе наличных больше или меньше положенной суммы;
• окончание календарного года, когда бухгалтерия должна составить годовой отчет;
• материально ответственным за кассу становится другой сотрудник;
• организация полностью прекращает свою деятельность;
• пожары, наводнения и другие непредвиденные ситуации, после которых необходимо проверить наличность в кассе;
• в компании была проведена реорганизация, например, смена руководительского состава, присоединение к другой организации.

Однако в большинстве перечисленных ситуаций ответственное лицо может предугадать вероятность проведения проверки. Руководители вправе назначить внезапную инвентаризацию в любое время. Это делается для усиления контроля за наличными средствами.

Возможно, в учете обнаружена ошибка, такая проверка позволит ее выявить. Что касается внеплановой проверки, закон не определяет здесь никаких сроков. Они определяются исключительно руководством.

Но при создании приказа необходимо указать, по какой причине назначена внеплановая инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Как уже было сказано, данная процедура начинается с издания соответствующего приказа со стороны управленца. Перед тем, как проверяющая группа приступит к выполнению своих обязательств, все операции, проводимые этой кассой, останавливаются. Кассир или другое материально ответственное лицо должно дать расписку о том, что в кассе отсутствуют неучтенные деньги и наличка, которая не была оприходована.

При этом комиссии предъявляются все расходные и приходные документы.

После этого проверяющая группа приступает к непосредственной проверке. Для этого пересчитываются все денежные средства, имеющиеся в кассе на данный момент. Данная процедура выполняется в присутствии всех членов комиссии и под строгим наблюдением ответственного работника.

Сумма, полученная при подсчете, сравнивается с суммой, указанной в документах. Как можно предположить, результатом проверки может являться один из трех вариантов:

• выявлен излишек наличных средств;
• обнаружена недостача;
• фактическое наличие соответствует сведениям, указанным в документах.

Завершающим этапом инвентаризации является оформление ее результатов. Для этого заполняется соответствующий акт. Количество его экземпляров зависит от конкретной ситуации.

Обычно делается две копии: одна предназначена для бухгалтерии, вторая передается ответственному сотруднику. Если проверка проводилась по причине смены материально ответственного лица, документ делается в трех экземплярах. После внесения всей необходимой информации в документе свой автограф должен поставить каждый участник проверяющей группы.

Порядок заполнения акта по форме ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Как правило, с заполнением унифицированного бланка нет никаких сложностей. Но из-за достаточно большого количества информации некоторые все-таки могут столкнуться с моментами, которые не совсем понятны. Процесс заполнения этой формы можно разделить на три основные части:

1 часть: реквизиты организации и дата проверки

Заполнение документа начинается с самой важной информации, к которой относится дата проведения инвентаризации и сведения о компании. Нужно указать организационно-правовую форму, наименование фирмы и деятельность, которой она занимается. В этой части следует упомянуть о приказе, который и стал основанием для проведения проверки.

2 часть: расписка материально-ответственного лица и данные по результатам проверки

Как говорилось выше, перед проверкой кассир должен дать расписку. Именно так он документально подтверждает, что все расходные и приходные документы были направлены в бухгалтерский отдел. Также ответственное лицо подтверждает, что в кассе находится именно та сумма, которая должны здесь быть.

Кассир пишет свою должность, ставит автограф с расшифровкой, указывает дату.

После подсчета денежных средств полученная сумма указывается в соответствующей строке. Кроме денег, инвентаризации могут подлежать чеки, марки и другие ценные бумаги. Все эти средства должны указываться по отдельности. Сумма отмечается не только цифрой, но и прописью.

Ниже присутствует графа, в которой указывается сумма, прописанная в бухгалтерских документах. В идеале эти суммы должны быть идентичны. Однако не исключено, что здесь будут обнаружены расхождения. При наличии излишка или недостачи эти суммы следует указать в соответствующих строках.

3 часть: подписи инвентаризационной комиссии

В этой части указываются все сотрудники, которые проводили проверку. Отмечается председатель комиссии и ее члены. Указываются должности каждого участника проверяющей группы.

В соответствующих строках проставляются автографы с расшифровками. В нижней части документа свою подпись ставит и материально ответственное лицо. Именно так оно подтверждает, что полностью согласно со сведениями, указанными в документе.

Если в ходе проверки в суммах выявлены расхождения, об этом необходимо дополнительно упомянуть на обратной стороне листа. Здесь отмечается не только факт расхождения, но и прописываются комментарии кассира или другого ответственного сотрудника. Крайне желательно, чтобы он в своем комментарии объяснил, почему сумма в его кассе не соответствует сумме, указанной в бухгалтерских документах.

Ознакомившись с пояснениями, руководитель принимает решение, что делать с недостачей и излишками. Например, если это недостача, может быть принято решение о том, чтобы взыскать с зарплаты кассира недостающую сумму. Хотя в каждом конкретном случае принимается индивидуальное решение.

Оно также должно отображаться на обратной стороне документа. Эти сведения заверяются печатью компании и автографом ее руководителя.

Основные моменты внезапной проверки средств, хранящихся в кассе

Инвентаризация может проводиться по нескольким причинам:

• выявление избытка или нехватки наличности в кассе;
• завершение календарного года;
• смена материально ответственного лица;
• ликвидация предприятия;
• форс-мажорные обстоятельства (пожары, затопления и пр.).

Проверка обязательно должна проводиться комиссией в составе нескольких сотрудников, а также в присутствии лица, которое несет ответственность за соблюдение норм хранения кассовой наличности. По итогам инвентаризации обязательно должен составляться соответствующий акт, с вынесением решения об устранении обнаруженных нарушений.

Инвентаризация кассы: бланк ИНВ-15, образец заполнения

Чтобы провести ревизию наличных, которые хранятся в компании, проводится инвентаризация кассы. Бланк ИНВ-15, образец заполнения и инструкция по оформлению — ниже на странице.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Проверку может проводить как налоговая, так и руководитель организации. Если компания делает ревизию по необходимости, например, при смене материально ответственного лица, акт инвентаризации кассы (ИНВ-15) составляют в трех экземплярах: по одному на бывшего и нового сотрудников и в бухгалтерию. Если проверка плановая — достаточно двух копий.

При этом можно использовать бланк в любом удобном для вас формате — word или excel. Образец заполнения акта инвентаризации кассы — далее.

Руководитель сам решает, когда проводить инвентаризацию кассы. Но есть и обязательные поводы:

• перед тем как составлять годовые отчеты,
• когда меняются кассиры,
• если нашлись хищения, недостачи или излишки.

Как часто проводить инвентаризацию кассы?

Периодичность устанавливает руководитель, она указывается в учетной политике компании.

Кого можно включить в комиссию по инвентаризации кассы?

Обычно в нее входит представитель руководства, бухгалтерии и другие специалисты. Нельзя формировать комиссию только из представителей сторонней организации, например, аудиторской фирмы. Подробнее — в нашей статье про инвентаризацию кассы.

Если при проверке отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут недействительными.