Журнал учета доверенностей обязательно ли вести

Журнал учета выдачи доверенностей — это регистр, в котором производится регистрация выданных в учреждении доверенностей.

Для чего нужен

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Если руководитель организации самостоятельно получает ценности или документацию, то «доверку» на них выписывать не нужно!

О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».

Обязательно ли заводить

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

На какой срок выписывать

Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.

Какой бланк использовать

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

• номер по порядку;
• дата выдачи;
• дата, до которой действует документ;
• должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
• название контрагента;
• основание — номер договора или счета;
• подпись работника;
• результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Заполненный образец книги

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Журнал регистрации выданных доверенностей М-3 – Бланк, образец 2022 года

Главным условием успешной работы предприятия является поддержание порядка в бухгалтерских документах. Именно с этой целью многие организации ведут специальный журнал, который используется для регистрации выданных доверенностей. Если он правильно составляется, работники бухгалтерского отдела в любой момент смогут быстро найти сведения о доверенности, которая была выдана от имени компании.

Файлы для скачивания:

Законодательная база

Когда возникает необходимость оперативно получить информацию о какой-либо доверенности, можно воспользоваться данным журналом. Нередко сотрудники проверяющих инстанций желают убедиться не только в наличии такого журнала, но и в правильности его заполнения. По сути, это и есть доказательство того, что ответственные сотрудники полноценно справляются со своей работой.

Учитывая недавние изменения в законодательстве, можно сделать вывод, ведение такого журнала на предприятии значительно упростилось. На данный момент каждая организация имеет право индивидуально определять правила заполнения. Возможно, понадобятся какие-либо улучшения.

Все эти тонкости теперь может определять руководство фирмы. Но при этом не стоит забывать, все устанавливаемые правила должны отображаться в учтенной политике. Для этого директором издается соответствующий приказ.

Контролирующие инстанции имеют право попросить предъявить данный журнал для проверки. Но это только в том случае, если организация его ведет. Некоторые компании отказываются от регистрационного журнала, и имеют на это полное право.

Отсюда можно сделать вывод, учетный журнал хоть и является рекомендованным, но нельзя его назвать обязательным. Таким образом, если представители налоговой службы будут требовать журнал, это является грубым нарушением действующего законодательства.

Вести или нет журнал – дело сугубо индивидуальное для каждой организации. Внутри компании руководитель может обязать сотрудников оформлять его должным образом. Если нет журнала, выдача доверенностей должна быть систематизирована каким-либо другим способом.

Если вообще не ведется никакого учета, директор может привлечь сотрудников к ответственности. Это могут быть выговоры, штрафы, предупреждения, лишение премий и др.

Форма М-3

До 2013 года учетный журнал заполнялся по форме М-3. Это был унифицированный бланк. Однако форма, обязательная к заполнению, была отменена.

Соответственно, организации имеют право оформлять учетный журнал в любом формате. По сути, необходимые сведения можно записать даже в блокнот. Конечно, делать так никто не будет, но это не запрещено законом.

Как показывает практика, многие по привычке продолжают использовать форму М-3. Это не только привычный, но и достаточно удобный бланк, в котором присутствуют все необходимые графы.

Обычно в этом журнале регистрируются все доверенности, выдаваемые компанией. Хотя здесь все-таки есть исключение. Так, доверенность, составленную по форме М-2, можно не регистрировать.

И это не будет считаться нарушением правил. Объясняется это тем, что бланк М-2 имеет отрывной корешок, который и остается на хранении в бухгалтерии фирмы. Если их постоянно собирать, получится практически тот же самый журнал, который и составляется по форме М-3.

Кто должен вести

За оформление подобных документов отвечает директор. Обычно на небольших предприятиях он сам и занимается ведением данного журнала. Хотя логично предположить, руководитель большой фирмы вряд ли будет лично вносить сведения в журнал.

Обычно для этого назначается ответственный сотрудник. Как правило, это работник бухгалтерского отдела, среди прочих обязанностей которого присутствует и ведение данного журнала. Регистрация доверенностей – это бухгалтерская сфера, поэтому вполне логично, что этим будет заниматься кто-то из бухгалтеров.

На крупных корпорациях часто имеются специальные сотрудники, которые полностью занимаются делами, связанными с доверительными документами. То есть, этот работник по указанию руководителя составляет доверенности, передает их, ведет учетный журнал, выполняет другие действия. Вообще, нет какой-то принципиальной разницы, чьей именно рукой будут вноситься сведения в учетный журнал.

Директор каждый раз может назначать для этого нового сотрудника.

Как правильно заполнить журнал регистрации выданных доверенностей М-3

Конечно, в мир современных технологий составление такого журнала разрешено в электронном виде. Для этого существуют специальные бухгалтерские компьютерные программы. Это можно назвать вопросом удобства.

Хотя многие по привычке используют традиционную бумажную форму. Нужно понимать, сложные программы с таблицами нет смысла устанавливать на компьютер, если компания крайне редко выдает доверенности. Намного удобнее применять письменный вариант.

Не стоит забывать и о том, что представители, получая доверенность на руки, расписываются в учетном журнале. Это не всегда удобно при ведении электронного журнала.

Как было сказано выше, журнал не является документом строгой отчетности. Соответственно, не существует каких-то строгих правил его оформления. Но при этом все-таки стоит придерживаться определенных стандартов. Так, чтобы отображать всю необходимую информацию о выданной доверенности, в журнале должны содержаться следующие графы:

• номер доверенности. Их принято нумеровать в хронологическом порядке. Это значит, чем раньше дата составления доверенности, тем ближе к началу журнала информация о ней находится. Очень рекомендуется придерживаться именно такого принципа оформления регистрационного журнала;
• дата выдачи доверительного документа;
• срок, в течение которого доверенность является действительной;
• информация о доверенном лице, указывается не только его ФИО, но и занимаемая должность;
• прописывается название компании-поставщика;
• дата договора и его номер;
• автограф сотрудника, который получает на руки доверенность. По сути, он и будет выступать в качестве представителя;
• сведения о документах, которые являются подтверждением того факта, что поверенный выполнил возложенные на него поручения.

Для большего удобства форма М-3 подразумевает табличное заполнение. Здесь насчитывается восемь граф, которые отображают всю важную информацию о доверенностях. Такой вариант считается наиболее удобным для восприятия информации.

Кроме таблицы, журнал должен иметь и так называемую обложку. Здесь должны присутствовать основные сведения о журнале: даты начала ведения и окончания, а также полное его название. Кроме этого, здесь указываются реквизиты компании, которая ведет этот журнал.

Это лишь минимальный объем информации, которая должна присутствовать на обложке. Если руководитель считает необходимым, он может попросить ответственного сотрудника внести сюда дополнительные сведения.

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

Любое предприятие в своей деятельности прибегает к распределению полномочий с помощью доверенностей. Каждому юристу известно, что порядок, сроки и правовые последствия выдачи и отзыва таких документов установлены ст. 185 – 189 ГК РФ.

В неотъемлемые обязанности юриста входит как составление, так и проведение правовой экспертизы выдаваемых документов на предмет соблюдения формы, обязательных сведений и объема полномочий доверителя и доверенных лиц.

Учет доверенностей, как и учет договоров, традиционно считался сферой бухгалтерской деятельности. И на то были веские основания, поскольку в течение длительного промежутка времени регистрация, учет и выдача таких документов была регламентирована нормативными актами Минфина и Госкомстата, принятыми еще во времена СССР. Так, Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г.

N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.

Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом:

При всем достаточно высоком уровне стандартизации процедуры составления, учета и выдачи доверенностей, область этой регламентации – унифицированные бухгалтерские доверенности, которые, по сути, близки по своему значению к первичным бухгалтерским документам, а значит, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. В то же время в компании, помимо получения товарно-материальных ценностей, распределяются полномочия в сфере управления и совершения определенных юридических действий. Эти «юридические» доверенности должны относиться к компетенции юристов.

Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

• для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
• купли-продажи недвижимого имущества;
• голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
• на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия. Несмотря на то, что на данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету таких документов, вести их реестр в удобном для компании виде все-таки следует.

Важно не только вести журнал доверенностей, но и поддерживать с ним «обратную связь». Не нужно объяснять, насколько проблематичным может быть отсутствие своевременной реакции на истечение срока давности документа, выданной руководителю филиала, вся деятельность которого неминуемо остановится. Немаловажно также вовремя оформлять отзыв доверенности по утратившим доверие, в том числе уволенным, сотрудникам компании.

Иначе юрист, обиженный своим увольнением, может случайно или умышленно «забыть» о том, что он уже на предприятии не работает, и подписать не выгодное для компании мировое соглашение или отказ от иска, основываясь на не отозванной вовремя доверенности.

Журнал выданных доверенностей образец заполнения

С целью получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним юридическим лицом от другого применяется доверенность на получение ТМЦ. Выданные доверенности могут быть унифицированными, а могут представлять собой специально разработанный бланк, установленный локальными нормативными актами организации. Информация о выданных доверенностях для систематизации учета вносится в специальный регистрационный журнал.

Так же, как и сами бланки доверенностей, может быть использована форма журнала установленного образца, либо индивидуально разработанная для нужд конкретной организации. В данной статье речь пойдет об унифицированном формате журнала регистрации доверенностей по форме М-3.

Что это такое

Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Обязательно ли вести

Обязательность наличия журнала регистрации доверенностей была внедрена на основании Постановления Госкомстата № 71а от 30.10.1997 г. Однако в начале январе 2013 вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», согласно которому упразднялось предписание о ведении реестра выданных доверенностей на предприятии. Несмотря на то, что нет неукоснительных требований с точки зрения законодательства, рекомендуется ведение журнала регистрации и учета выданных документов.

Таким образом, посредством систематизации удастся избежать путаницы и возможных ошибок, которые могут возникнуть в процессе деятельности организации. Например, к серьезным последствиям могут привести неучтенные неиспользованные доверенности, на основании которых могут быть получены товарно-материальные ценности от лица организации.

Такое возможно, например, если гражданин, на имя которого был выдан документ, впоследствии был уволен, а ввиду отсутствия систематизированного реестра, неиспользованная доверенность не была учтена. Именно поэтому, даже, несмотря на то, что наличие и ведение журнала регистрации выдаваемых доверенностей в настоящее время не регламентировано нормативными актами действующего законодательства, большинство организаций осуществляют внутренний учет данного типа документации.

Как оформить журнал учета выдачи доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 — это элемент системы документооборота предприятия (в настоящее время форма утратила свою силу на основании Постановления Госкомстата от 30.10.1997 N 71а, но закон не запрещает продолжать ей пользоваться). В нем регистрируются все доверительные документы, за исключением тех, что оформляются по форме М-2 (данные о выдаче и получении фиксируют в корешке).

Форма эта была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и с тех пор не менялась вплоть до 30.10.1997, т.е. пока ее не отменили. Только раньше бухгалтеры использовали книжный формат (обычно на 96 листов) и заполняли все графы от руки.

Кто и как использует

Ответственна за этот документ бухгалтерия. Заполнять его при необходимости могут несколько человек. Как только работнику доверяют получение ценностей, соответствующий документ выдается под расписку.

Обязательно назначается ответственный за сохранность регистра. Подписывает его главный бухгалтер по завершении отчетного периода. Хранится книга на протяжении пяти лет.

Обычно в конце месяца осуществляется сверка. Сопоставляют количество ТМЦ, выданных со склада, и доверенностей на их получение. При большом количестве операций это оптимальный способ контроля.

Типовая форма М-3 «Журнал учета выданных доверенностей»: образец заполнения

Содержание

• Форма М-3
• Порядок заполнения М-3
• Кто должен вести
• Пример заполнения М-3
• Доверенность на ТМЦ
• Учет доверенностей без журнала М-3
• Законодательная база

При получении ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у одного юрлица другим, пользуются доверенностью. Доверенность, выдаваемая организацией может быть составлена на специальном бланке, либо на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Для этого бланк документа должен быть утвержден нормативными актами организации.

Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета. Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3.

Порядок заполнения М-3

Первая страница должна содержать сведения о компании или предпринимателе, осуществляющих учет доверенностей. Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей.

Вся информация по выдаваемым доверенностям заносится в таблицу, в соответствии с информацией, предполагаемой для каждого столбца:

1. Вносится порядковый номер выдаваемой доверенности;
2. Дата выдачи доверенности;
3. Срок действия доверенности;
4. Информация по сотруднику, получившему доверенность (ФИО, должность);
5. Наименование поставщика ТМЦ;
6. Указывается номер наряда, а также дату его выдачи, либо другая информация, например, номер договора, заключенного с поставщиком;
7. Подпись получившего доверенность сотрудника;
8. Это итоговая графа, предназначенная для внесения информации о результатах действий по выданной доверенности. Здесь может быть указана накладная, подтверждающая получение ТМЦ по доверенности. Также в этой графе может быть сделана запись о неполучении ТМЦ (возврат доверенности), если, например, по данной доверенности они не были получены. Возвращенная доверенность должна быть аннулирована, на ней ставится отметка «неиспользованная».

Доверенность на ТМЦ

Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.

На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей. Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности.

Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную.

Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом. Правильно оформленная доверенность необходима для накладной, а накладная для учета расходов организации.

Отдельно рассмотрим получение ТМЦ предпринимателем или руководителем организации. Разберемся нужна ли доверенность им.

По уставу руководитель является лицом, которое представляет компанию без доверенности, а значит в доверенности он не нуждается. В накладной он вправе поставить ставить личную подпись и печать (при применении).

Предприниматель, это лицо, ведущее предпринимательскую деятельность от собственного имени. Соответственно, в доверенности он также не нуждается.

Срок, на который выдается доверенность может быть разным в пределах трех лет, например, на 15 дней, на 1 месяц, на 1 квартал. Если срок в доверенности не указан, то действует она 1 год.