Учетный период при суммированном учете рабочего времени

Организации и ИП не всегда могут соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю. Предприятия ЖКХ, сферы обслуживания, энергетики, экстренных служб реагирования функционируют круглосуточно, и здесь возможны переработки у сотрудников. В таких случаях для экономии на оплате сверхурочных Трудовой кодекс разрешает ввести суммированный учет рабочего времени .

Правильно выбранный период суммированного учета помогает оптимизировать затраты на ФОТ. Подробнее об этом узнаете на нашем новом антикризисном курсе .

Общие правила

Суммированный учет предполагает подсчет рабочего времени не за неделю, а за более продолжительный учетный период — например, месяц, два месяца или квартал. При этом общее количество отработанных часов, разделенное на число недель, не должно превышать нормальной продолжительности.

Какие правила действуют для суммированного учета времени:

1. ИП или организация вводят такой режим, когда по условиям производства не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная нормальная продолжительность труда. Трудовая инспекция может посчитать нарушением прав работников суммированный учет только для экономии на зарплате.
2. Процедуру можно установить в целом по организации или для отдельных видов работ. Учетный период выбирают так, чтобы сохранить нормальное число рабочих часов за него. Здесь учитывают нормативную продолжительность рабочей недели для сотрудника и количество недель.
3. Для сотрудников с неполным рабочим временем уменьшают количество нормальных рабочих часов за период учета.

Важно! Работодатель должен обосновать, что работа при суммированном учете рабочего времени выходит за рамки нормальной продолжительности. Например, как при вахтовом методе ( ст. 300 ТК РФ), сменном характере ( ст. 103 ТК РФ) или гибком рабочем графике ( ст. 102 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет длительность учетного периода. По Трудовому кодексу тот не может быть больше 3 месяцев для персонала с вредными или опасными условиями труда и больше 12 месяцев для остальных категорий работников.

Ведомственные приказы, отраслевые соглашения или коллективный договор могут определять иную максимальную длительность учетного периода. В любом случае она не может составлять больше года.

Как правильно выбрать период суммированного учета, читайте в нашем экспертном материале

График суммированного учета

Работодатель должен учитывать фактически отработанное сотрудником время. При 40-часовой рабочей неделе проблем это не вызывает. Дни или часы проставляют в табеле учета рабочего времени .

Для суммированного учета целесообразно вести отдельный график ( график сменности ). Форма этого документа нормативными актами не установлена, поэтому каждый работодатель утверждает его самостоятельно.

Обычно для графика сменности берут за образец форму табеля учета рабочего времени.

Читайте про оформление временного замещения по графику сменности в нашем экспертном материале .

В графике указывают норму рабочего времени при суммированном учете, выходные и рабочие дни, начало и конец рабочего дня (смены), перерывы и периоды отдыха.

При его заполнении стоит учитывать, что ряд категорий работников имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени или неполное рабочее время.

Например, по ст. 92 ТК РФ это:

• работники до 16 лет — 24 часа / нед.;
• 16-18 лет — 35 ч / нед;
• инвалиды I или II группы — 35 ч / нед.;
• работники с вредными условиями труда 3 или 4 степени, либо опасными условиями труда — 36 ч / нед.

Все эти нюансы обязательно нужно отражать в графике.

Проблемы применения суммированного учета

Суммированный учет на практике вызывает много вопросов, потому что всегда есть нюансы оплаты труда в разное время. На что стоит обратить внимание кадровику.

В целом за учетный период не должно возникать переработок. Они обязательно оплачиваются как сверхурочная работа. Постоянные переработки говорят о том, что график составлен неверно, или предприятию не хватает работников.

Труд в ночное время регулируется не графиком сменности, а общими правилами по ст. 96 ТК РФ. Ночные часы учитывают и оплачивают отдельно, как и сверхурочные.

Смены в субботу и воскресенье оплачиваются как обычные рабочие дни, если для работника графиком сменности установлены другие выходные дни. Работа в праздничный день учитывается отдельно.

Иногда бывает, что сотрудник не полностью отрабатывает учетный период. Причины могут быть разные: отпуска, временная нетрудоспособность, досрочное увольнение. В этом случае рассчитывают сокращенный норматив рабочего времени. От учетного периода отнимают время, пропущенное по уважительной причине.

Правильно выбранный период суммированного учета поможет сэкономить ФОТ. Посмотрите в кейсе , как у ваших коллег получилось сократить затраты на 600 000 с помощью суммированного учета.

Алгоритм введения процедуры

Порядок ведения суммированного учета определяется в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Разрабатывать отдельное положение или регламент не обязательно, но кадровикам иногда удобнее работать с отдельным документом.

Читайте про утверждение и ввод в действие Правил внутреннего трудового распорядка в нашем экспертном материале .

То есть работодатель имеет право выбрать один из двух вариантов:

1. Полностью прописать всю процедуру в ПВТР.
2. Разработать и утвердить отдельное положение о суммированном учете, в котором подробно описать процессы, ответственность и привести формы документов. В ПВТР указать общие правила.

Скачайте образец формулировок в ПВТР для второго варианта здесь.

Совет

ПВТР утверждают приказом с учетом получения мотивированного мнения профсоюза, не обязательно положительного, согласно ст. 372 ТК РФ.

Суммированный учет рабочего времени. Как ввести и какой учетный период выбрать?

У каждой организации своя специфика деятельности, связанная как с бизнесом в целом, так и с корпоративной культурой. В некоторых компаниях 40-часовая рабочая неделя не подходит для достижения главного результата, основной цели любой компании, – получения прибыли (при этом согласно части второй статьи 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю).

В этом случае разумно ввести суммированный учет рабочего времени. Здесь нужно ориентироваться на статью 104 ТК РФ, которая не только позволяет суммировать рабочее время из месяца в месяц, но и дает инструкции о том, как это следует делать.

Предлагаю подробно рассмотреть, что такое суммированный учет рабочего времени, а также как его правильно ввести в режим работы организации и какой учетный период выбрать.

Итак, часть первая статьи 104 ТК РФ гласит:

Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца.

Таким образом, суммированный учет рабочего времени – это специальный режим работы, подразумевающий отдельный способ подсчета нормы рабочего времени.

Однако для установления суммированного учета рабочего времени должны быть соблюдены определенные условия и должны быть причины.

Допустим, мы как раз в такой ситуации – у нас открывается колл-центр по работе с клиентами. Подразумевается, что колл-центр должен работать круглосуточно, чтобы иметь возможность обрабатывать обращения из разных городов, в том числе находящихся и в других часовых поясах. Круглосуточный режим работы, прежде всего, подразумевает под собой суммированный учет рабочего времени.

Давайте рассмотрим, что же такое суммированный учет на практике.

Ежегодно на основании решения Правительства о переносе выходных и праздничных дней составляется производственный календарь, по которому определяется норма рабочего времени. Нормальной продолжительностью рабочего времени считается 40-часовая рабочая неделя. Ниже в таблице приведена норма рабочего времени на 2017 год.

Нормы рабочего времени на 2017 год

Таким образом, видна норма рабочего времени на каждый месяц, а все, что отработано свыше является сверхурочной работой. При этом в некоторых случаях это правило невозможно выполнить, и в одном месяце может наблюдаться переработка, а в другом – недоработка до нормы. При суммированном учете рабочего времени переработка одного месяца компенсируется недоработкой другого.

При этом соблюдается правило выполнения нормы рабочего времени за учетный период (на примере 2017 года: 1 квартал – 454 часа, полугодие – 942 часа, год – 1973 часа). Это бесспорно удобно для работодателя, так как несоблюдение нормы рабочего времени в большую сторону (более 120 часов в год) или отсутствие оплаты сверхурочных часов в соответствии с законодательством грозит работодателю штрафами, а в случае недоработки – оплатой простоя по вине работодателя.

Общие положения

Р абочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности (а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени).

Существуют три основных вида учета рабочего времени:

1. Поденный учет – осуществляется при ежедневной работе. Данный вид учета рабочего времени применяется, когда продолжительность ежедневной работы всегда одинакова (например, 8 часов при 40-часовой рабочей неделе). В этом случае рабочее время, установленное для работников, соответствует норме в течение рабочего дня. Работа сверх нормы признается сверхурочной и не может быть компенсирована недоработкой в другие дни. Учетный период (период, в течение которого производится учет фактически отработанного времени) равен одному дню.
2. Недельный учет применяется при нормировании рабочей недели (например, 40, 36, 24 часа). В отдельные дни недели у работника возможны как переработки, так и недоработки, которые должны быть сбалансированы в течение недели. Важно, чтобы в целом за неделю недельная норма рабочих часов была соблюдена. Продолжительность ежедневной работы при таком виде учета определяется графиком в пределах недельной нормы. Соответственно, учетный период равен неделе.
3. Суммированный учет – это специальный порядок распределения и учета рабочего времени. Введение данного вида учета позволяет корректировать продолжительность отработанного времени в рамках учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы. Суммированный учет применяется, когда не представляется возможным соблюсти недельную норму рабочего времени.
   Иными словами, по сравнению с двумя другими видами учета рабочего времени период, за который подсчитывается рабочее время, удлиняется, а фактически отработанное время перераспределяется внутри данного периода.
   Рассмотрим этот вида учета рабочего времени более подробно.

Особенности осуществления суммированного учета рабочего времени устанавливает ст. 104 ТК РФ, предусматривающая, что при применении суммированного учета продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.

Учетный период. В качестве учетного периода могут использоваться месяц, квартал и другие периоды, максимальный учетный период – один год. На практике довольно часто учетный период равен месяцу, в течение которого должна быть отработана норма рабочего времени.

Нормальное число рабочих часов. Этот показатель определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (40 часов – нормальная продолжительность рабочего времени, 36, 30 часов – сокращенная продолжительность рабочего времени) на основании производственного календаря.

В организации, применяющей суммированный учет рабочего времени, учетный период составляет квартал. Определим, сколько часов составит норма рабочего времени в третьем квартале 2009 года. Так, в июле при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) норма составила 23 рабочих дня, в августе – 21, в сентябре – 22.

Всего в данном учетном периоде 66 рабочих дней. При рабочей неделе в 40 часов норма рабочего времени составит 528 часов (8 часов × 66 рабочих дня).

Суммированный учет рабочего времени может быть установлен и для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю. В этом случае нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается, и норма часов за учетный период определяется пропорционально.

В организации установлен учетный период – месяц, в котором был 21 рабочий день. Полная норма рабочего времени составит 168 часов (8 часов × 21 рабочий день). Если работник принят на 0,5 ставки, его норма рабочего времени за учетный период составит 84 часа (168 часов : 2).

• недоработкой в другие дни или недели,
• предоставлением дополнительных дней отдыха.

В любом случае недоработка или переработка должны быть скорректированы в установленный учетный период.

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период – квартал. Норма рабочего времени за третий квартал 2009 года, как мы уже определили, составит 528 рабочих часов. В течение данного учетного периода рабочая нагрузка может варьироваться, однако в целом за учетный период норма рабочего времени выполнена.

3. Как считать количество рабочего времени в пределах установленного учетного периода

Количество рабочего времени в течение всего установленного периода учета рабочего времени должно быть равно нормальной продолжительности. Нормальную продолжительность рабочего времени за весь учетный период каждый работодатель обязан определять самостоятельно, ибо Трудовой кодекс Российской Федерации установил только нормальную продолжительность рабочего времени в неделю – это 40 часов. Но недели в учетном периоде бывают разные: когда-то месяц начинается с пятницы или с иного рабочего дня, когда-то с выходного, когда- то в месяце случаются праздники и предпраздничные дни.

А еще и сами месяцы могут различаться количеством дней.

Для обеспечения всех работников равным правом на нормальную продолжительность рабочего времени применяется Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю» (далее по тексту Приказ № 588). На основании Приказа № 588 каждым работодателем перед наступлением нового календарного года утверждается норма рабочего времени для всех режимов работы, так называемый производственный календарь.

При суммированном учете рабочего времени итоговое значение учтенного отработанного работником времени должно совпадать с итоговым значением рассчитанной нормы рабочего времени за установленный период учета.

Если работник увольняется, переводится или как-то еще до даты завершения периода учета меняет обязательные для включения в трудовой договор условия, расчет соблюдения, превышения, недоработки нормы рабочего времени производится исходя из нормальной продолжительности работы для всего отработанного периода (Письмо Минтруда России от 21.05.2019 N 14-2/ООГ-3606).

Следует помнить, что независимо от того, какой учет рабочего времени установлен в организации, сверхурочным считается ВСЕ время работы за пределами продолжительности рабочего дня (смены), установленной работнику его графиком.