Журнал выдачи инструкций — это документ, в котором фиксируются, когда и кому из сотрудников организации выданы инструкции по охране труда. Узнайте, как правильно оформить и заполнить такой документ в 2020 году.
Обеспечение безопасности труда, в соответствии со ст. 212 ТК РФ, является обязанностью работодателя. Журнал учета выдачи инструкций работникам является одним из элементов создания системы работы без рисков.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:
- журнал регистрации выдачи инструкций;
- журнал их учета.
Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.
- дате постановки на учет;
- наименовании;
- дате утверждения работодателем;
- плановом сроке проверки;
- информации о работниках, ответственных за учет.
Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.
Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.
Кто ведет
Руководитель учреждения сам определяет, в чьи обязанности будет входить ведение книги выдачи инструкций. Это значит, что вести ее может руководитель того подразделения, который проводил первичный инструктаж. Основное правило — запись об этом в принадлежащей ему должностной инструкции.
Часто реестр оформляет отдел кадров или бухгалтерия. На земле инструктируют, как правило, специалисты по охране труда, они держат оригиналы, копии могут быть в подразделениях.
Важно помнить, что в соответствии с Письмом Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318, бумаги подлежат выдаче после получения соответствующей подписи.
Форма журнала
Законодательство позволяет работодателю сделать выбор между рекомендуемыми Постановлением Минтруда формами и самостоятельно разработанным документом. Удобные для предприятия графы можно включить самостоятельно. Основное требование — указывать сведения о наименовании учреждения, ответственных, фиксировать подписи работников, которым выданы бумаги.
Документ состоит из простых элементов:
- Обложка (может выполняться из плотной бумаги; на ней указываются название учреждения, даты начала и окончания ведения).
- Основная часть, состоящая из таблицы, содержащей нижеуказанные сведения.
Книга выдачи и ознакомления ведется в течение ряда лет. Как правило, заводя новую, на предыдущей фиксируют дату окончания.
Правила заполнения
Порядок оформления работодатель устанавливает самостоятельно. Главное — наличие личной подписи лица, которому предоставлена инструкция.
Фактическая выдача должна фиксироваться ответственным лицом, которое вносит сведения о:
- дате заполнения;
- Ф.И.О. и должности инструктируемого;
- названии выданного документа;
- числе предоставленных экземпляров;
- подписи получившего бумаги работника.
По требованиям законодательства инструкции по ОТ обновляются как минимум раз в 5 лет. Если процесс совпал с фактом ведения прежнего журнала, где зафиксирован старый формат, информация о новой редакции фиксируется напротив каждой графы с таким документом. При выдаче одному и тому же работнику нескольких разных бумаг сведения о каждой вносятся в отдельную строку.
При ошибке в оформлении строку следует зачеркнуть целиком, ниже внести правильную информацию. нельзя заполнять документ карандашом, пропускать строки. Электронная форма не представляется возможной, так как необходимо фиксировать записи личной подписью.
Где хранить и сколько
Документ подлежит хранению в течение 10 лет. Он включен в список образующихся в деятельности учреждений бумаг. Однако при осуществлении трудовой деятельности в опасных условиях срок хранения должен продлеваться до 75 лет.
Журнал регистрации должностных инструкций
Содержание
- Общая структура журналов
- Страница об отвечающих за ведение
- Состав листа учета Должностных Инструкций
- Как фиксировать должностные инструкции
- Журнал для ознакомления с Должностными Инструкциями
- Подведем итог
Регистрация каждого важного документа, в том числе кадрового, доказывает обстоятельства его формирование, принятие и ознакомления с ним работников.
Присутствие учетной концепции, фиксирующие официальные указания, дает возможность:
- Учитывать присутствие созданных Должностных инструкций.
- Проводить контроль на их обновление.
- Производить отслеживание в наличии актуальных и устаревших версий в случае нужности доработки инструкции.
- Осуществлять надзор ознакомления работников с документом.
- Организовывать концепцию сохранения оригиналов и снимков в подразделениях компании.
- Закреплять обязанность профессионалов отделов кадров за подсчет сотрудников с документом.
- Передавать документацию в картотеки и формировать верное сохранение.
Для того чтобы исполнять все проведенные воздействия, нужно разработать состояние о служебных указаний, в котором установить условия по ее исследованию, согласованию, заявлению, процедуре ознакомления работников, учету и сохранению оригиналов и ксерокопированных документов.
В случае если в организации отсутствует подобные условия, то в таком случаи кандидатурой ему имеется шанс стать независимые регламенты, к пример, согласно действиям учета или ознакомления сотрудников с внутренней документацией.
Все движения, сопряженные с функционированием Должностных Инструкций изнутри компании, возможно, разделить на два больших блока:
- Создание аннотаций и руководство ее последующим применением: от этапа утверждения до передачи в картотеку.
- Выполнение аннотаций собственной основной функции – установление обязанностей, предустановленных для должности, и надзор исполнения работников функций и неотъемлемых условий должности, которую он занимает.
1- блока нужно осуществлять операции регистрации, для того, чтобы Должностная Инструкция стала служебным и важным документом, который можно использовать в работе.
2-блока – закрепить обстоятельства ознакомления сотрудника с Должной Инструкцией, на основании которого у работодателя возникает возможность использовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации Должностной Инструкции;
- ознакомления с Должностной Инструкцией.
Общая структура журналов
Журнал принадлежит к группе регистрационно-учетных конфигураций, применяющий в компании. В случае потребности осуществлять учет ДИ, его формируют самостоятельно, поскольку не имеется отдельных конфигураций и неотъемлемых стандартов согласно их ведению.
Чаще всего в его текстуру вступает ряд неотъемлемых областей.
- Титульный бланк.
- Обратная область, включающие данные для заверения, в случаи, если данные предусмотрено внутренними утверждениями по документообороту.
- Раздел, уведомляющий об отвечающих за управление журнала.
- Основной пункт с таблицами для выполнения регистрации.
Титульный бланк
Основные сведения, которые следуют показывать на титульном бланке, это:
- Наименование журнала.
- Название компании.
- Дата основы и завершения ведения журнала.
- При потребности в титульный лист можно перенести вспомогательные данные о сроках сохранения и дате завершения сохранения.
Обратная сторона
Заключительный бланк с данными о заверении будет необходим в том случае, если согласно внутренним аннотациям все без исключения журналы обязаны быть прошиты и заверены.
- Для этого применяются простые поля:
- общее число листов;
- наименование должностей кто будет заверяющий;
- Фамилия Имя Отчество заверяющего;
- роспись;
- дата;
- место для печати.
ВАЖНО! Полномочия и прямые обязанности нанятого сотрудника, предустановленные его Должностных Инструкций, не обязан противоречить трудящим функциям, предустановленным трудовым соглашением или договором, нормам трудовых правоотношений и другими законами по актам в деятельности охраны труда. Аннотации ликвидирует как осуществление сотрудником функций, какие в ней не как не учтены, таким образом и избежание от информирующих в ней обязательств. Подобным способом, должностная Инструкция предназначена для обеих сторон своеобразным гарантом конкретных трудовых взаимоотношений на предприятии.
Страница об отвечающих за ведение
Данный бланк имеется не у всех компаний, так как в линии ситуаций ответственного и его роспись содержит в структуре самих регистрационных таблиц.
Наличие единичной области в первоначальном листе дает возможность уменьшить период в формировании записей, и не воспроизводить каждый раз присутствие внесении новейшей регистрационных данных информации по отвечающему.
Имеет значение формировать его в таком случаи если, года за управлением журнала парирует один сотрудник.
Состав листа учета Должностных Инструкций
В журнале, фиксирующем должностные инструкции, в обязательном порядке должна быть отражена сведения о самом акте документа, которая что записывается в информационную таблицу.
Структура ее полей обуславливается каждым предприятием самостоятельно.
Информационная таблица может содержать в себя последующие графы:
- Порядковый госномер журнала.
- Дата принятия Должностных Инструкций.
- Дата внедрения во влияние.
- Основание для внедрения в действие (в случаи если данное потребуют внутренние утверждения по документообороту).
- Наименование должности, для которой разработана Должностная Инструкция.
- Наименование подразделения, в структуру которого введена должность.
- Если существовали изменения, то номер области, в который изменения записывались.
- Дата внесения этих перемен.
- Место сохранения подлинников (оригиналов).
- Место сохранения ксерокопий (копии).
Если в журнале не имеется бланк с закреплением отвечающих за его ведение, то в таком случаи следует дополнить поля с Фамилией Имя Отчество и личной роспись отвечающего.
Как фиксировать должностные инструкции
Для того чтобы зафиксировать Должностные Инструкции, ей необходимо присвоить регистрирующий номер. И совершить это нужно до того как будут вноситься зафиксированная информация в журнал.
Порядок присвоения номера, а также условия к развитию индекса документа, как правило, установлены в распорядках и утверждениях предприятия по документообороту.
К примеру, индекс определенной служебных аннотаций способен иметь следующий тип: 4/Должностные Инструкции – Отдел Маркетинга, где 4 – последовательный номер аннотаций, Должностные инструкции (ДИ) – сокращенное наименование типа бланка, «ОМ»- отдела маркетинга. У каждой организации индекс станет обладать собственный уникальный вид.
Регистрация аннотации должна является проведенной в день ее принятия или подписания важного документа о ее внедрении в службу.
Все уведомления записываются в согласовании с графами фиксирующей таблицы.
Записи проводятся в хронологической последовательности.