- Предназначение расчетной ведомости
- Требования к оформлению расчетной ведомости
- Расчетно-платежная ведомость в 1С
- 3. Ведомость в кассу
- 4. Анализ зарплаты по сотрудникам
- Вас могут заинтересовать следующие статьи:
- Нормативное регулирование
- Расчетная ведомость на основе отчета Анализ зарплаты по сотрудникам
- Загрузка формы Расчетная ведомость
Расчетная ведомость по форме Т-51 учитывает не только пропорции отработанных часов и размер выплачиваемых сотрудникам вознаграждений, но и является доказательством добросовестного исполнения компанией своих налоговых обязательств. Поэтому любое расхождение с реальностью в данном первичном документе или его несоответствие требованиям действующего законодательства может послужить основанием для налоговой проверки или трудового спора.
В какой форме можно вести «первичку» по расчету заработной платы, чтобы не нарушить ни многочисленные условия оформления подобной документации, ни душевное равновесие сотрудников, читайте в нашем материале.
Предназначение расчетной ведомости
В отличие от платежной (Т-53) и платежно-расчетной (Т-49) ведомости, форма Т-51 не является основанием для непосредственной выдачи денежных средств. Несмотря на это, расчетная ведомость – один из немногих бухгалтерских документов, напрямую влияющих на мотивацию и работоспособность коллектива. Эта форма используется для подробного расчета и начисления заработной платы каждого сотрудника.
В указанной ведомости сводятся сведения о заработной плате каждого сотрудника, с учетом всех выплат и удержаний за месяц.
Форма Т-51 применяется для безналичного расчета сотрудников или для последующего составления платежной ведомости. Являясь первичным документом, отражающим определенные факты хозяйственной жизни организации, расчетная ведомость призвана в первую очередь достоверно зафиксировать происходящие в компании экономические процессы. Если заявленные в документе цифры не соответствуют реальности, компании не избежать санкций по налоговому законодательству.
При передаче блока расчета зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice компании-клиенту будет обеспечена полная сохранность конфиденциальной информации о размерах окладов, премий и т.д.
По нашим регламентам Документы направляются только заранее согласованному контактному лицу, и все файлы обязательно защищены паролями. Данные меры полностью исключают риски демотивации или конфликтов между сотрудниками при наличии в компании выборочной системы премирования, особых финансовых условий и пр.
Требования к оформлению расчетной ведомости
Расчетная ведомость по утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 форме Т-51 применяется с апреля 2004 года. В дальнейшем условия заполнения расчетных форм документа совершенствовали, чтобы снизить риски фальсифицирования показателей.
Сегодня компании вправе использовать самостоятельно разработанную форму расчетной ведомости: с 2013 года унифицированные образцы из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению.
Условная свобода от формальностей на самом деле является ужесточением требований к степени достоверности и полноте указанных цифр и отражаемых экономических процессов. Словом, государство отдает приоритет реальности фиксируемых показателей, а не соблюдению формальностей: теперь компании не смогут использовать несовершенство форм унифицированного образца, чтобы манипулировать фактами расчета и начисления заработной платы.
Поэтому, составляя свою форму, нужно учесть, что первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Следовательно, в любом случае данные расчетной ведомости будут учитывать:
- сведения других первичных документов по учету выработки и фактически отработанного времени;
- штатное расписание;
- оклад или тарифную ставку, соответствующую физическому показателю работы сотрудника (день, час, смена и т.п.);
- величину указанного показателя за вычетом выходных, больничных;
- данные об отработанном времени работника;
- другие начисления и удержания работников.
Исправленная под конкретную компанию ведомость должна быть утверждена приказом руководителя в качестве первичного документа.
Имейте в виду, что, если премиальной выплатой планируется обрадовать одного или нескольких сотрудников, их выдачу можно оформить расходными кассовыми ордерами, составленными по форме № КО-2 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Аналогичным образом проводятся и другие разовые выплаты.
Важно!
Кассовые документы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012, применяются только в установленных формах.
Соблюдать многочисленные нюансы необходимо не только при составлении самой формы, но и при ее заполнении – этот процесс регламентируется разделом 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приведены в упомянутом постановлении Госкомстата РФ № 1). В частности, важно помнить, что показатель в столбце «Удержано и зачтено» должен учитывать в том числе авансовую часть зарплаты.
Использование несоответствующего обязательным требованиям бланка ведомости расчета заработной платы за месяц или неточности в заполнении ведомости чреваты не только налоговыми и трудовыми спорами, но и прямыми финансовыми потерями. Некорректный документ, в частности, могут не принять в ФСС в качестве документ-подтверждения понесенных компанией расходов.
- Повышается точность расчета окончательной суммы, подлежащей выплате. Вероятность ошибок и законодательных нарушений сводится практически к нулю.
- Значительно снижается риск применения санкций как по трудовому, так и по налоговому законодательству.
- У главного бухгалтера больше не будет болеть голова по поводу такого участка работы, как расчет зарплаты. Он может сосредоточиться на более глобальных задачах, связанных с организацией учета и налоговой оптимизацией.
- Стоимость «зарплатного» аутсорсинга, как правило, ниже, чем затраты на оплату труда и содержание рабочих мест бухгалтеров-расчетчиков, а риски возможных ошибок провайдера услуг, в отличие от работы «внутренней» бухгалтерии, покрываются страхованием ответственности компании 1С-WiseAdvice перед каждым клиентом.
Обратите внимание
После заполнения ведомости средства должны поступить сотрудникам максимум через пять дней.
Клиентам 1C-WiseAdvice, которые передали нам на обслуживание расчет зарплаты , мы отправляем расчетные ведомости в произвольной форме – ее автоматически можно выгрузить из программы 1С: ЗУП. В отличие от «стандартной» Т-51, она более читабельна и понятна для пользователя.
Расчетно-платежная ведомость в 1С
Расчетно-платежная ведомость – это вид бухгалтерской формы, который требуется при расчете заработной платы и выплате ее сотрудникам вашего предприятия.
В программах 1С этот документ представлен в виде печатной формы в тех конфигурациях, где доступен и ведется учет зарплаты сотрудников – это 1С 8 «Комплексная автоматизация», 1С 8 «Бухгалтерия предприятия», 1С 8 «Зарплата и управление персоналом» и прочие.
В расчетно-платежной ведомости отражаются все взаиморасчеты по каждому работнику организации, то есть все данные по выплатам зарплаты, которые были произведены за период формирования отчета.
В данный момент для учета труда работников коммерческих предприятий утверждено использование трех форм этого документа:
1. «Расчетно-платежная ведомость» (Т-49).
2. «Расчетная ведомость» (Т-51).
3. «Платежная ведомость» (Т-53).
Для расчета размера оплаты труда бухгалтер может использовать бланк расчетной ведомости Т-51, а для выдачи денег сотруднику – бланк платежной ведомости Т-53. Сама расчетно-платежная ведомость (бланк Т-49) считается унифицированной формой расчетно-платежной ведомости, в которой отражаются все данные по зарплате сотрудника.
Если в организации применяется форма расчетно-платежной ведомости Т-49, то две другие можно не составлять, так как они будут дублировать информацию из первой. Когда же в компании получение зарплаты организовано через банковские карты, то применяется только бланк вида Расчетная ведомость Т-51.
Любая из этих ведомостей заполняется на основании данных бухгалтерского учета, внесенных в вашу программу 1С. К ним относятся: табель рабочего времени, приказ о поощрениях и прочие.
Каким же образом можно сформировать данные формы расчетно-платежной ведомости в 1С?
3. Ведомость в кассу
Для формирования двух других форм ведомости необходимо предварительно создать и провести документ «Ведомость в кассу»:
Рис. 2 Документ «Ведомость в кассу»
Внешний вид этих отчетов (порядок из меню «Печати»):
Рис. 3 Печатная форма документа «Ведомость в кассу»
Рис. 4 Как выглядит Платёжная ведомость в документе «Ведомости в кассу»?
Оба образца расчетно-платежных ведомостей оформляются на любой вид выплаты зарплаты работнику, будь то аванс, премия, основная зарплата или другие начисления.
В шапке документа заполняются данные организации: наименование, подразделение (если необходимо), код ОКПО, руководитель и главбух, а также кассир, производящий выплату денег. Помимо реквизитов предприятия в шапке заполняется номер и дата формы, расчетный период, за который начислена оплата труда и сроки выплаты, а также общая сумма выплаты.
В таблице форм указываются данные работников: табельный номер, физическое лицо, должность, количество отработанных дней, виды и суммы начислений, виды и суммы удержаний, конечная сумма к выплате, а также подпись сотрудника.
После выдачи денег по зарплате, используемая форма ведомости, со всеми необходимыми подписями, возвращается в бухгалтерию предприятия, где она должна храниться в течение 5 лет в соответствующей папке. Если выплата зарплаты производится через кассу предприятия, то в дополнение к ведомости оформляется также и расходно-кассовый ордер на всю сумму выплаты.
4. Анализ зарплаты по сотрудникам
Также в конфигурациях 1С есть возможность сформировать расчетную ведомость в произвольной форме. Для этого можно используем отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» (за весь период или помесячно). Оба варианта отчета можно найти в разделе «Зарплата → Отчеты по зарплате».
Отличаются они тем, что в первом варианте все данные по заработной плате выводятся сводно за весь период по всем сотрудникам, а во втором – по каждому месяцу в отдельной таблице:
Рис. 5 Анализ зарплаты по сотрудникам в целом за период
Рис. 6 Анализ зарплаты по сотрудникам помесячно
Специалист компании «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) —> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) —>
Нормативное регулирование
С 2013 года большинство унифицированных бланков стало необязательными к применению, но мы по старинке (или потому что нам предлагает эти бланки учетная программа), продолжаем ими пользоваться.
Расчетная ведомость Т-51 предназначена для начисления заработной платы на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
Она подтверждает рассчитанный фонд оплаты труда (ФОТ) за месяц и используется в качестве первичного документа по расчету заработной платы. Кроме того, Т-51 содержит сведения о взаиморасчетах с сотрудниками и сумму к выплате на конец расчетного месяца.
Однако данный бланк может заменить самостоятельно разработанная или измененная форма Т-51, где будут указаны:
- обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, далее — Закон 402-ФЗ);
- показатели, на которых основан и очевиден расчет ФОТ.
Выбранную форму необходимо утвердить в учетной политике организации.
Расчетная ведомость на основе отчета Анализ зарплаты по сотрудникам
Альтернативой Расчетной ведомости (Т-51) может быть форма, созданная на основе отчета Анализ зарплаты по сотрудникам .
Данный отчет находится в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате или распечатывается прямо из документа Начисление зарплаты .
Сам отчет имеет вид:
Чтобы отчет удовлетворял условиям первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ), необходимо:
- Изменить:
- название отчета на Расчетная ведомость по зарплате ;
- наименование организации — в соответствии с сокращенным наименованием в ЕГРЮЛ.
- номер, дату документа;
- единицу измерения показателей — рубли;
- должность, место для подписи, расшифровку подписи (фамилию и инициалы) лица, ответственного за составление документа.
Загрузка формы Расчетная ведомость
Для загрузки предлагаемой печатной формы Расчетной ведомости перейдите в раздел Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) .
В открывшейся форме по кнопке Еще — Прочее — Изменить вариант отчета – кнопка Еще — Загрузить настройки .
После выбора файла загрузки на компьютере нажмите Открыть .
По завершении загрузки нажмите кнопку Завершить редактирование в форме отчета.