Правила оформления авансового отчета 2022

Почему важно отличать командировку от поездок и разъездной работы

Командировка, или служебная командировка — это поездка работника для выполнения поручения работодателя. Командировка проходит вне места постоянной работы, длится определенный срок и оформляется приказом (ч. 1 ст. 166, ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Поэтому когда работник ездит в командировку на 1 месяц, неделю в отпуск и потом опять на 1 месяц в командировку, то, скорее, у него работа вахтовым методом, а не командирование. А значит, по заявлению работника суд может взыскать с работодателя надбавку за вахту, оплату за фактически отработанное время. Вахтой считается работа, отвечающая критериям ст.

297 ТК РФ, даже если работодатель вахтовый метод не вводил, поясняет Верховный суд в Обзоре от 26.02.2014.

В командировке работник получает:

Среднюю зарплату, а не оклад.

Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.

Командировочные расходы — суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.

С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ. Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.

Чтобы фирмы просто так не уклонялись от уплаты взносов и НДФЛ, не ущемляли работников, налоговые органы и инспекции труда проверяют работодателей. Поэтому важно отличать командировку от просто поездки.

Не являются командировкой:

• Поездки проводника поезда «Москва — Лабытнанги». Это служебная поездка работника, чья работа осуществляется в пути.
• Поездка курьера, водителя. Это служебная поездка работника, чья работа имеет разъездной характер.
• Работа на вахте.
• Поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
• Поездки сотрудника, оформленного по договору на оказание услуг, договору ГПХ, самозанятого.

Признаются командировкой:

• Однодневные поездки в другой город, если они не являются регулярными. Иначе Минтруд считает это не командировкой, а работой с разъездным характером. Например, для электромонтеров, которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Письмо Минтруда России от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185.
• Поездки в обособленное подразделение головной организации, если по трудовому договору местом работы указано «обособленное подразделение». (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).
• Поездка дистанционного работника в офис работодателя, если он расположен в другом городе (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Топ-5 ошибок при оформлении командировок и авансовых

Ошибка № 1. Бухгалтер принимает чеки без проверки

Работник купил в интернете и принес бухгалтеру поддельный бензиновый чек. Бухгалтер включил чек в авансовый отчет, принял сумму в налоговом учете. При проверке налоговая выявит недействительность чека, не позволит учесть затраты при расчете НДС и налога на прибыль.

Как избежать: сравнить суммы и название товара в чеке работника с данными налоговой. Для этого на сайте налоговой укажите данные вашего чека.

Проверку чеков можно автоматизировать в СБИС. Программа по фотографии чека проверяет его достоверность на сайте налоговой, вносит данные в авансовый отчет и отправляет бухгалтеру на согласование.

Ошибка № 2. Кадровик неверно определяет срок командировки

Работник улетел в командировку 1 марта в 23:00, а кадровик оформил приказ о командировании со 2 марта. Расходы на оплату билета налоговая не признает командировочными.

Как избежать: Оформлять командировку со дня вылета. В примере это 1 марта.

Ошибка № 3. Руководитель не описал в документах цель командировки

Начальник устно поручил работнику посетить 10 клиентов, а тот был только у 2. Работнику объявили выговор. Суд отменил дисциплинарное взыскание, поскольку цель командировки нигде не зафиксирована.

Как избежать: Устанавливать и четко описывать цель командировки, например, в приказе о направлении в командировку.

Ошибка № 4. Не учитывают «льготы» на отказ от командировки

Работница отказывается ехать в командировку. Ей объявляют выговор, а она только потом сообщает о праве на отказ от командировки, приносит справку о беременности и пишет жалобу в инспекцию труда.

Как избежать: Прописать в ЛНА компании, что работник может принести документы о праве на льготы при направлении в командировки.

Ошибка № 5. Документы о командировках оформляют на бумаге и ксерокопируют чеки

Бухгалтер, работник, его начальник оформляют до 9 видов бумажных документов: служебное задание, план командировки, приказ о командировке, командировочное удостоверение, авансовый отчет, путевой лист, служебная записка, отчет о командировке, приказ о продлении командировки и т.д.

Что такое командировка, чек-лист по оформлению командировок и как перейти на электронное оформление командировок

Этапы оформления командировки

1. Выберите сотрудника

В командировку нельзя отправить беременную. У многодетного папы надо спросить согласие на командирование и предупредить о праве отказаться от командировки. Если эти правила нарушить, тогда по жалобе работника инспекция труда может наказать. Штрафы для компании 30–50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Некоторые кадровики включают в положение о командировании фразу об обязанности работника письменно сообщить о наличии льгот при направлении в командировку, чтобы не упустить наличие льготы и не забыть спросить согласие. Кто-то из работодателей спрашивает согласие у всех работников подряд, чтобы не тратить время на выяснение права на льготу.

Пример формулировки ЛНА для снижения ответственности 

Работники, имеющие право на отказ от направления в служебную командировку и те, кого законами РФ запрещено направлять в служебные командировки, предоставляют в отдел кадров работодателя документы, подтверждающие это право.

Каких работников нельзя отправлять 

У каких сотрудников надо получать согласие 

2. Согласуйте условия командировки и размер аванса

Работнику надо выдать аванс в любой день до начала командировки. Размер аванса зависит от цены билетов, жилья и сроков командировки. Работник может поехать на своей машине или общественном транспорте. На день или месяц. Жить в гостинице 5 звезд или ограничиться хостелом.

Для описания условий командировки работодатели применяют служебные записки, сметы, путевые листы. Их можно оформлять по любой форме, потому что они не обязательные. Часто служебную записку составляет сам работник, визирует его руководитель и директор компании. После согласования документы направляют в бухгалтерию для выплаты аванса.

Согласовывать параметры командировки удобнее всего электронно, потому что не появляется лишних бумаг, сохраняется переписка, в любой момент можно увидеть, на каком этапе находится заявка на командировку.

Согласовывать можно и на бумаге, и устно, но такой способ не подойдет крупной компании. Потому что чем больше в компании работников, тем больше людей участвует в процессе согласования командировки и тем больше времени он отнимает.

Если в компании электронный документооборот, сумму аванса согласуете за пару кликов. В СБИС сможете настроить любой путь согласования. Например, чтобы менеджеры согласовывали факт командирования со своим руководителем и главбухом, а юрист еще и с генеральным директором.

3. Издайте приказ о командировании и ознакомьте с ним работника

Издайте приказ и ознакомьте с ним работника под подпись. Если категория сотрудника льготная, получите у него согласие на командирование и предупредите о праве отказаться от командировки.

Приказ — это единственный обязательный документ о направлении в командировку. Служебное задание, командировочное удостоверение не требуется оформлять с 2015 года (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Приказ оформляйте по собственной форме или Т-9. Если отправляете в командировку несколько человек, подойдет форма Т-9а. В приказе укажите основные параметры поездки:

Это может быть: установка и наладка оборудования, производство гарантийного ремонта, участие в судебном заседании, участие в переговорах, презентация продукта компании, инвентаризация, установление наличия всех материальных ценностей.

Даты отъезда — возврата.

Некоторые работодатели издают приказ с открытой датой завершения командирования. Это неправильно, поскольку противоречит понятию командировки из ст. 166 ТК РФ. Недавно Роструд напомнил, что за такое нарушение работодатель может быть оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как считать срок командировки

Срок служебной командировки — это период со дня выезда до дня приезда из нее, согласно абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Но есть нюансы.

Представьте, самолет вылетает 2 марта в 00:05. Чтобы попасть на самолет, работник выезжает в аэропорт 1 марта в 21:00. Какой день будет днем начала командировки — 1 или 2 марта?

Тут все зависит от места расположения аэропорта. Днем начала командировки будет 2 марта, если аэропорт расположен в черте города. И 1 марта, если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Это правило установлено в абз. 3 п. 4 вышеупомянутого Положения о служебных командировках и касается станций, пристаней.

Как учитывать рабочее время

Если работник выезжает в командировку в воскресенье, нужно оформлять привлечение к работе в выходной. Так считает Верховный суд РФ в решении ГКПИ2002-663 от 20.06.2002 и Роструд в письме № ПГ/37602-6-1 от 24.01.2020.

4. Оплатите командировку

Зарплата

В командировке работник получает среднюю зарплату, а не оклад. Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.

Командировочные расходы

Командировочные расходы — это суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.

С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ. Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.

Как оплатить командировку, что входит в суточные, какими документами подтвердить расходы на наем квартиры — читайте в статье.

Не нужно платить суточные при командировках на 1 день. Это связано с тем, что по ч. 1 ст.

168 ТК РФ суточные выплачиваются с целью возмещения расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Как указал Верховный суд в решении ГКПИ05-147 от 04.03.2005, выплату суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Если работник имеет возможность ежемесячно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз.

4 п. 11 Положения о служебных командировках).