Передача печати организации сотруднику

В каждой организации, предприятии имеется фирменная печать. С ее помощью заверяются все документы, имеющие юридическое значение: договора, контракты и даже трудовые книжки.

Они должны находиться на особом контроле. Можно передавать только одному человеку, который будет отвечать за их сохранность, перемещение, а также за формальности, касающиеся правильности их применения.

Акт приема-передачи является приложением, который позволяет перемещать штампы. Должностное лицо, распоряжающееся материальными ценностями, может передавать их на время в пользование другому человеку, работающему в той же организации.

Основные аспекты

Акт приема-передачи печати идет как приложение к внутреннему приказу о назначении материально ответственного лица. Необходим для задокументированного контроля за передвижением штампов. Он помогает предотвратить неправомерное использование, например, для подтверждения ложных платежных документов или отчетов.

У каждой организации свой образец, который они используют в таких случаях. Составляется он в произвольной форме. Кроме основных требований, каждый добавляет пункты, которые отображают внутренние правила предприятия.

Как и в любом документе, в приложении должно быть указано:

1. Ф.И.О и должность должностного лица, который был ответственным.
2. Номер приказа, на основании которого составляется приложение.
3. Далее, указывается причина, по которой материальные ценности передаются другому лицу. Это может быть отпуск, увольнение или понижение, повышение в должности.
4. После этого прописываются данные должностного лица, принявшего материальные ценности.
5. Приложение заверяется оттиском печати, передача которой происходит.
6. Далее, ставится подпись руководителя организации. Она считается окончательным подтверждением передачи.
7. Для того чтобы подтвердить прием, ставится подпись сотрудника.

После того как подписал документ, он несет полную ответственность за надлежащее использование штампа.

Важно! Обязательно необходимо указать время и случаи, при которых новый ответственный человек может распоряжаться штампами.

Передача штампа командированному сотруднику

Чаще всего материальные ценности такого типа передаются от руководителя к заместителю или юристу предприятия. Печать может передаваться и сотруднику, отправляющемуся в командировку, где необходимо заверка документов. В таком случае дополнительно должна выдаваться доверенность от руководителя.

В ней прописывается какие документы и в течение какого срока ответственное лицо может использовать печати.

Акт приема-передачи печати должен храниться не менее 3 лет. Это поможет избежать спорных ситуаций, в случае, если будут выявлены факты незаконного использования печати. Подняв приложения, можно быстро выяснить, кто из сотрудников владел ею на тот момент.

Акт приема-передачи печати – бланк и образец 2021 года

Обычно передаточный акт оформляется в тех ситуациях, когда какая-либо ценность, за которую отвечает один сотрудник компании, переходит в распоряжение другого работника. К таким ценностям относится печать организации. Документальным подтверждением перехода печати между ответственными лицами является акт приема-передачи.

Файлы для скачивания:

Форма

Для оформления этого документа нет необходимости использовать унифицированный бланк. Акт разрешено составлять в свободном стиле. Хотя практика показывает, многие организации разрабатывают и утверждают для этих целей специальные шаблоны.

Однако при этом необходимо помнить, независимо от выбранного способа оформления, здесь обязательно должна присутствовать следующая информация:

• название фирмы, которой принадлежит передаваемая печать;
• ФИО и должности работников, между которыми происходит передача;
• причина перехода печати от одного лица другому;
• дата, до которой печать должна быть передана новому ответственному работнику;
• оттиск передаваемой печати;
• подписи сдающего и принимающего

После того, как документ подписан, сотрудник, за которым числилась печать, больше не несет за нее никакой ответственности. С этого момента ее сохранность должна обеспечивать принимающая сторона.

(Видео: «Акт приема-передачи как финальная точка сделки»)

Кто обязан пользоваться печатями

Многие называют печать пережитком прошлой эпохи. Однако при этом большое количество организаций продолжает ее использовать. Это не только государственные учреждения, но и представители различного рода бизнеса.

Наверняка многие знают, до 2016 года каждая компания должна была использовать в своей деятельности печати. Однако с 2016 года это правило изменилось. Хотя теперь нет необходимости использовать оттиски, многие компании имеют право делать это по собственному желанию.

Естественно, нормы использования печати должны быть отображены в учетной политике. Многие компании продолжают использовать печать, так как именно она является подтверждением совершения того или иного действия. И если подпись еще можно подделать, то уникальную печать конкретной организации подделать не получится.

Что касается лиц, которые имеют право использовать печать, то они выбираются исключительно руководителем. Кроме самого управленца, ставить оттиски на документах могут юристы, бухгалтеры, другие уполномоченные сотрудники.

Зачем нужен акт

В любой организации печать является имуществом, доступ к которому имеется далеко не у каждого сотрудника. Это охраняемый объект, который обычно находится в сейфе. Соответственно, доступ к печати имеет ограниченный круг лиц.

За ее сохранность отвечает специально назначенный работник. Необязательно, чтобы это был директор. Ответственным за печать может быть назначен и другой сотрудник.

Не имеет значения, на каких документах проставляются оттиски. Без печатей они могут считаться недействительными. Как правило, печать содержит сведения о фирме, ее реквизиты, какие-то дополнительные обозначения. Обычно в компании принимаются различные меры по предотвращению попадания печати в посторонние руки.

Стоит отметить, по закону передача печати может быть выполнена без оформления передаточного акта. Но в такой ситуации руководство может столкнуться с серьезными проблемами. Например, если будет оформлен незаконный документ, или произойдет какая-то другая внештатная ситуация.

В таких ситуациях виновного сотрудника определить достаточно сложно. Именно поэтому практически на всех предприятиях внутренние правила обязывают оформлять акт.

Кто составляет акт приема-передачи печати

Что касается сотрудника, который будет вносить сведения в документ, то это может быть, как принимающая, так и передающая сторона. Кроме этого, руководитель может возложить эту обязанность на какого-то другого работника. Но и в этом случае акт составляется от имени сторон.

Подтверждая факт передачи и получения печати, ответственные сотрудники проставляют в документе свои автографы.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Название документа говорит само за себя. При помощи этого акта стороны документально фиксируют факт передачи печати. Что касается причин ее перехода от одного сотрудника другому, то их может быть несколько:

1. Работник, отвечающий за печать, временно отсутствует. Это может быть отпуск, больничный, командировка.
2. Прежний сотрудник, который должен следить за печатью, увольняется, или руководитель перестал ему доверять. Соответственно, при этом директор назначает нового ответственного работника.
3. Печать может передаваться, если от имени ее владельца заверять документы будет другая организация. Естественно, такая передача также должна сопровождаться оформлением акта.

Правила оформления

Документ разрешается заполнять не только на компьютере, но и от руки. Преимущественно организации используют для этого ранее утвержденные шаблоны. Хотя для составления акта подойдет обычный лист формата А4. Документ должен быть оформлен в трех экземплярах: по одному для бывшего и будущего ответственного лица, и один для компании.

После оформления акта и непосредственной передаче печати в журнале, который предназначен для ведения внутренних документов компании, делается соответствующая отметка. После этого копия, предназначенная для организации, отправляется на хранение в архив. Здесь данный документ должен храниться в течение трех лет.

Сотрудник, который вносит информацию в документ, должен быть предельно внимательным. Нужно постараться избежать каких-либо ошибок. Даже малейшая опечатка может вызывать определенные неприятности.

Например, если неправильно написать фамилию принимающей стороны, то после передачи печати за нее принимающая сторона не будет отвечать. Ведь по документам ответственность несет человек с другой фамилией. Поэтому акт может быть признан недействительным.

Образец акта приёма-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

наименование компании — владельца печати,

должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника

и того, которому она передается,

нужно отразить причину передачи,

дату, до которой печать переходит в другие руки,

поставить оттиск печати,

подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Акт приема-передачи печати — правильный образец в 2022 году

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Мне нравится 2

Не нравится

Значение акта приема-передачи печати
Передавать по такому акту можно любые вещи, которые можно индивидуализировать. Так, например, при передаче печати юридического лица так же используют данный акт. Ведь печать является важным атрибутом деятельности компании, который необходимо охранять.

Зачастую, печати на фирмах хранятся под замком, так как именно ею происходит удостоверение юридического лица при совершении им сделок. Поэтому следить необходимо за тем, где именно она храниться. И если она переходит от одного лица другому, то составляется акт приема-передачи, удостоверяющий передачу печати.

С подписанием такого акта вся ответственность с бывшего хранителя ложится на плечи нового держателя печати, что очень важно зафиксировать документально.

Понятие и предназначение акта приема-передачи

Важно! Если компания или ИП принимает решение о применении печати во время работы, то важно грамотно охранять этот элемент, поэтому его содержание и хранение должны осуществляться по определенным правилам.

Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов. Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства.

В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете здесь.

Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.

Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.

Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ.

Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео:

Кто и когда формирует этот акт

Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:

• ответственное лицо, которое обязано содержать и хранить эти элементы, временно отсутствует на рабочем месте, так как может быть в отпуске, на больничном или в командировке, поэтому перед уходом с работы он передает их другому лицу;
• назначается новый сотрудник компании, на которого возлагается ответственность по хранению и содержанию этих предметов, так как прежний специалист мог уволиться или вовсе руководство потеряло к нему доверию;
• при определенных ситуациях разрешается передавать печать для применения иной организации для заверения различной документации.

Составлением этого документа занимается две стороны, одна из которых является лицом, владеющим печатью, а другая представлена человеком, получающим ее. Каждый сотрудник должен подписаться в акте, а также проверить, что в него внесены только достоверные и актуальные данные.

Правила и этапы передачи печати или штампа

Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:

• обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить акт приёма-передачи материальных ценностей другому лицу – читайте по ссылке;
• допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
• при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
• храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.

Важно! Перед составлением данного акта должно быть получено разрешение на передачу печати от руководства компании, так как ответственное лицо, назначенное для хранения и содержания ценностей, должно выполнять все необходимые меры для их защиты.

Образец акта приема-передачи печати.

Правила и этапы составления документа

При формировании акта выполняются действия:

• вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. Тут вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
• указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
• отражается, по какой причине она отдаетс;
• указывается дата передачи печати;
• ставится ее оттиск;
• внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.

Бланк акта приема-передачи печати и штампа.

Как избежать ошибок

Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:

• допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;
• разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
• делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
• после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
• хранится акт не меньше трех лет;
• особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
• процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.