Как заполнить накладную на товар образец

Товарная накладная по унифицированной форме ТОРГ-12 — это один из базовых документов бухучета, сопровождающий передачу закупленной продукции от поставщика заказчику.

Здесь мы расскажем, как правильно оформить эту накладную и предоставим для бесплатного скачивания образцы бланка и заполненной накладной.

1. В каких случаях предоставляется ТОРГ-12?

Данный документ оформляется поставщиком, поскольку сопровождает партию проданных заказчику товаров. При наличии НДС прилагается еще и счет-фактура. ТОРГ-12 для продавца служит основанием списания товара со счета, а для покупателя – документация факта закупки требуемого товара и его дальнейшего учета.

Регламент формы ТОРГ-12 установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. В случае необходимости, согласно ч. 4 ст. 9 402-ФЗ, поставщик может внести в накладную дополнительную информацию в форме реквизитов, столбцов и граф. Однако удалять реквизиты, внесенные в бланк накладной, запрещено!

Товарная накладная по унифицированной форме ТОРГ-12 — это один из базовых документов бухучета, сопровождающий передачу закупленной продукции от поставщика заказчику.

2. Заполнение товарной накладной ТОРГ-12 на возврат

Если заказчик обнаружил в процессе приемки до постановки товара на учет в партии поставленной продукции несовпадения количества, несоответствия качества, иные недостатки, контрагенты сделки подписывают акт о расхождении, или товарную накладную по форме ТОРГ-12.

В ситуации, когда товар уже поставлен на учет, а заказчик неожиданно обнаружил в нем вышеперечисленные недостатки, оформляется возвратная накладная, где прописывается основание для возврата поставки, а также прилагаются акт, претензия и письма.

В строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносят соответственно сведения о заказчике, возвращающем продукцию и поставщике, принимающем возврат: название организации, адрес и банковские реквизиты.

«Плательщик» заполняется при условии, когда поставленные по договору ТМЦ оплачены заказчиком, и поставщику нужно вернуть деньги на расчетный счет покупателя. Если деньги не перечислялись, то строку «Плательщик» заполнять не нужно.

Главный столбец накладной ТОРГ-12 – «Основание»: сюда нужно точно и корректно внести следующие данные: возврат товара; номер и дата накладных, по которым принимался товар; реквизиты контракта-основания; номера и даты сопроводительных документов — писем, актов несоответствия, дефектных ведомостей.

Затем вносятся реквизиты самой накладной: номер и дата оформления, позиции продукции в документах на прием и на возврат должны полностью совпадать, чтобы не вызвать нареканий и штрафов у контролирующих органов.

Исключение – это строка НДС: если юридическое лицо, выступающее в сделка заказчиком, не платит НДС, то и в накладной ТОРГ-12 эта позиция пропускается. При этом к накладной прилагается корректировочная счет-фактура на сумму НДС, указанную в накладной на поставку.

Подтверждают накладную ТОРГ 12 подписи руководителя организации-заказчика и главного бухгалтера, с расшифровками и официальной печатью компании. Факт возврата продукции заверяется подписями материально-ответственного лица заказчика и представителя поставщика.

Данный документ оформляется поставщиком, поскольку сопровождает партию проданных заказчику товаров. При наличии НДС прилагается еще и счет-фактура. ТОРГ-12 для продавца служит основанием списания товара со счета, а для покупателя – документация факта закупки требуемого товара и его дальнейшего учета.

ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, для обоих контрагентов, либо отправляется заказчику в электронном виде, заверенном цифровой подписью. При отправлении продукции посредством транспортной компании нужно предоставить ещё один экземпляр накладной.

Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат

3. Порядок заполнения накладной по регламенту 2019 года

1) Присвоение накладной порядкового номера с указанием даты оформления.

2) Внесение личных данных обеих сторон закупки, продавца и покупателя.

3) Указание основания (причины) поставки — контрактные условия

4) Перечень классификационных кодов.

5) Заполнение таблицы с техническими параметрами продукции соответственно названиям граф;

6) В соответствующих графах («Итого» и «Всего по накладной») указывается суммарная стоимость поставленных товаров.

7) Рекомендуется обратить внимание на указание даты отгрузки и получения товара, которые будут доказательством своевременности поставки в соответствии с условиями контракта;

Накладная заверяется подписями сторон: продавца (директор предприятия, главбух и лицо, непосредственно отвечающее за доставку) и покупателя (в строчке «груз принял»), заказчика, представленного уполномоченным сотрудником, несущим материальную ответственность за полученную продукцию.

9) Печати организаций обеих сторон, заверяющие подписи (при наличии таковых у организаций).

При возврате продукции заказчик также оформляет накладную ТОРГ-12 по тому же регламенту.

Заключайте выгодные контракты как единственный поставщик, напрямую без участия в тендерах!

4. Сроки хранения накладной и типичные ошибки при ее оформлении

Стандартный срок хранения для всех документов подобного рода – до 5лет (ст. 17 402-ФЗ). В данном случае, ТОРГ-12 сохраняют только если накладная не служит подтверждением убытка, перенесенного на следующий отчетный период. Если накладная используется с подобной целью, то срок ее хранения увеличивается по мере необходимости в данном документе.

Наиболее типичной ошибкой в оформлении ТОРГ-12 является отсутствие печати организации. Причины могут быть разные:

1) Отсутствие подписи, которую надо было заверить печатью, рекомендуется проверять наличие подписей с обеих сторон;

2) Приемка товара проводилась по доверенности, на которой и была поставлена печать; в этом случае доверенность следует прикрепить к накладной;

3) Печать у организации отсутствует как таковая.

Печать не считается обязательным реквизитом, но при сдаче документов в налоговую инспекцию у вас будут проблемы с зачетом НДС при отсутствии печати на накладной. А в случае пропажи груза обеим сторонам закупки будет угрожать уголовная ответственность.

Правила заполнения документа ТОРГ-12: как правильно заполнить товарную накладную — образец, порядок и примеры оформления, форма

Деятельность любых организаций, как и индивидуальных предпринимателей, неизменно связана с передачей различных групп товаров от одного владельца к другому. Осуществляется такой процесс при помощи соответствующей документации. Если провести аналогию грузоперевозок с пассажирскими, то ТН — это билет продукции на доставку от поставщика к получателю.

Как пассажиру необходимо приобрести, например, авиабилет, чтобы совершить перелет, так и продукту нужно оформить специальный документ, для переправки его покупателю. Всем, кто занимается торговлей или оказанием торгово-посреднических услуг будет интересно узнать, каковы правила и порядок заполнения товарной накладной ТОРГ-12.

Что собой представляет

Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.

Еще в далеких 90-х Росстатом было принято постановление под номером 132, в котором содержался полный перечень учетных документов, включая двенадцатую форму (другое ее название ОКУД 0330212). Использую такие ТН с целью контроля передачи ТМЦ между продающей и покупающей сторонами. Формируют, как и хранят, не только в напечатанном виде, но и более привычном современному миру — электронном.

Несмотря на то что способ оформления данной бумаги был определен законодательством (на государственном уровне решено ее унифицировать), обязательным к исполнению она не является. С начала 2013 года компании и предприниматели вправе составлять собственные версии. При их формировании, соответственно, необходимо придерживаться определенных требований.

Однако организации нечасто прибегают к самостоятельной разработке, так как имеющаяся форма очень удобна в работе и включает в себя все необходимые сведения.

Для чего предназначена

Рассматривая на примерах заполненные накладные ТОРГ-12 с обязательными полями для заполнения, следует помнить, что этот документ активно используют две стороны: продающая и покупающая. Продавец с ее помощью контролирует отгрузку товара со склада, а покупатель оформляет приемку. По ТН данного типа поставщик осуществляет списание позиций товара.

Документ обычно составляется бухгалтером, кладовщиком или другим лицом, уполномоченным на проведение подобных операций. Грузополучатель, в свою очередь, согласно этой форме фиксирует поступление груза.

Представителей контролирующих органов нередко интересует не только сама бумага, но и прилагающиеся к ней дополнения: сертификаты на изделия, паспорта, различные справки.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Нюансы бумажной версии

Собирая находящуюся в доступе информацию, как заполнить (составить) товарную накладную на товар для ИП, не стоит упускать то, что формировать ее можно как на бумаге, так и в электронном виде. Когда компания занимается оформлением документации в привычном формате (на листах А4), следовать правилам формирования ТОРГ-12 необязательно. В работе можно использовать собственноручно разработанный вариант.

Самостоятельно составленный бланк может содержать любое количество пунктов. Столько, сколько требуется для осуществления деятельности конкретно взятой организации в соответствии со спецификой. То, в какой именно форме будет составляться документ, зависит от решения, принятого руководством.

После утверждения альтернативного бланка его нужно зафиксировать в учетной системе предприятия.

В собственную версию предстоит включить ряд необходимых сведений:

• присвоенный номерной знак и дату оформления;
• наименование компании получателя груза;
• бумагу, подтверждающую отгрузку товара (счет-фактура и т. п);
• табличные данные с перечнем доставленных позиций;
• личные подписи ответственных участников операции;
• печать, если организация использует их при составлении документации.

Как заполнить табличную часть (инструкция)

Рассматривая унифицированную форму ТОРГ-12 и изучая правила заполнения по образцам для грузополучателя, несложно заметить, что в каждом документе присутствует таблица. С особенностями ее составления можно ознакомиться ниже:

Доставленный груз нумеруется по порядку

Название, артикул, характеристики товарной позиции

Прописывается название товара, указываются характерные особенности

Отмечаются соответствующие значения

(кг, л, шт., гр, м и т. п.)

Присвоенные по ОКЕИ коды-значения

Проставляется вид тары

Кол-во на 1 транспорт-место

Количественные данные поставляемых партий или изделий

Указываемая в рублях стоимость 1 ед

Количество, умноженное на ценовое соответствие

Ставка налога на добавленную стоимость

Размер налогового вычета

Величина по каждой позиции

Что указывается в документе

В двенадцатой накладной содержатся все ведущие сведения о продающей и покупающей сторонах, а также непосредственно о позициях товара. Формируется ТН из нескольких основных подразделов: