В 2020 году в России стартовал переход работодателей на электронный способ учета информации о трудовой деятельности персонала. Речь идет о пришедших на смену традиционным трудовым книжкам их цифровых аналогов. Несмотря на то что возможность определиться с формой трудовой книжки появилась год назад, и часть россиян к началу 2021 г.
отказались от бумажного варианта, у многих работодателей остались вопросы по практическому применению электронных трудовых. Рассмотрим подробнее, как выглядит грамотное заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК).
Изменения в законодательстве
Переход на электронные трудовые книжки стал возможен со вступлением в силу закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, который внес изменения ст. 66.1 ТК РФ. Новый документ не имеет физического носителя, вместо этого он выполнен в цифровом формате.
Организациям и ИП, официально использующим наемную рабочую силу, был отведен срок до 30 июня 2020 года уведомить персонал об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся электронного учета трудовой деятельности служащих.
Вместе с тем работодателям предписывалось проинформировать сотрудников о том, что их перевод на электронную трудовую книжку является добровольным. Иными словами, законодатель оставил возможным сохранение бумажного варианта документа при желании работника.
При этом, согласно букве закона, работодатель извещает о переходе на ЭТК только основных работников. Физлиц, трудящихся на предприятии по совместительству оповещать не нужно. Тем не менее администрация предприятия все же обязана передавать информацию о трудовой деятельности физлиц, работающих по совместительству в ПФР по установленной форме СЗВ-ТД.
Следует отметить, что если законодатель предоставил срок гражданам до 31.01.2020 года для подачи заявки администрации предприятия, где они трудятся, о переходе на ЭТК или сохранении прежней бумажной версии, то для лиц, впервые трудоустраивающихся в 2021 году, была оставлена возможность только цифрового варианта документа.
Как заполнять электронную трудовую книжку?
ЭТК представляет новую форму учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже рабочего в информационной системе ПФР. Фактически она заменяет собой традиционную трудовую книжку и включает в себя всю ту же информацию, что и бумажный документ, только в цифровом виде. Таким образом, правила заполнения электронных трудовых книжек предполагают передачу в ПФР сведений о трудовой деятельности рабочего, содержащихся в ст.
66.1 ТК РФ . Они включают в себя:
- персональные данные физлица;
- место трудоустройства;
- трудовая функция, предусмотренная договором;
- переводы на прочую постоянную работу, если таковые имелись;
- увольнение со ссылкой на причину, которая послужила расторжению трудовых отношений.
Важно, что работодатель или же уполномоченное им должностное лицо, например, кадровик, бухгалтер или иной специалист, вносит указанные сведения в информационную систему не самостоятельно. Он лишь отправляет информацию о служащем в ПФР в виде отчетов. Для этого была утверждена специальная форма — СЗВ-ТД. Бланк был утвержден постановлением Правления ПФР № 730п. от 25.12.2019 г.
В данный формуляр вносятся все те же сведения, что традиционно указываются в бумажном документе при ведении кадрового учета. Например, если сотрудник был уволен, то в бланке придется указать не только основание расторжения трудовых отношений, но и привести ссылку на соответствующую статью ТК РФ, а также реквизиты приказа об увольнении.
Вдобавок Минтруд разъяснил правила заполнения электронных трудовых книжек. Так, в ведомстве уточнили, что с 07.03.21 г. вступил в силу закон (речь идет о п.
2 и п. 3 ст. 12 закона №27-ФЗ от 01.04.1996 г.) позволяющий гражданам лично обращаться в ПФР с заявлением для добавления данных об их трудовой деятельности, которая ими осуществлялась до 01.01.2020 г.
Иными словами, всех тех сведений, которые были указаны работодателем в бумажной трудовой книжке до обозначенной даты.
Вам также будет интересно:
Как заполнить и отправить СЗВ-ТД?
Следует отметить, что в настоящее время для заполнения СЗВ-ТД работодатель может использовать программу «1С Зарплата и управление персоналом 8». При работе с ЭТК сдавать отчетность в Пенсионный фонд можно также в СБИС.
Для того чтобы передать в ведомство отчет СЗВ-ТД в многофункциональной системе СБИС онлайн, необходимо:
- в разделе «Отчетность/Пенсионный» создать отчет «СЗВ-ТД»;
- если кадровый учет на предприятии ведется в системе СБИС, то необходимый отчет кадровик можно создать из документов «Прием на работу», а также «Увольнение»;
- в разделе «Реквизиты» необходимо удостовериться в правильности отчетного периода (месяц за который в ПФР передаются сведения, а также год) и регистрационного номера, который был присвоен страхователю по ОПС;
- перейти в раздел «Сотрудники» и нажать на «+Сотрудник» для добавления работников;
- далее нужно заполнить сведения о каждом добавленном работнике. Для этого кадровик должен нажать на соответствующую фамилию, а также о кадровых мероприятиях — приеме на работу, увольнении, переводе и так далее;
- в конце следует удостовериться в правильности заполнения отчета, а после отправить в ПФР.
Кроме того, в отчете СЗВ-ТД имеется пункт, которого нет в бумажной версии трудовой книжки — отметки о подаче сотрудником заявления, касающегося выбора подходящей формы учета сведений о его трудовой деятельности.
После отправления отчета работодатель в течение одного дня получит уведомление о его доставке в ПФР. Если отчет будет принят, то из Пенсионного фонда в течение 3 дней придет положительный протокол. При наличии ошибок работодатель получит уведомление об отказе.
В данном случае ему придется в течение 5 дней исправить недочеты и направить СЗВ-ТД заново.
Помимо двух названных выше систем некоторые работодатели предпочитают заполнять форму СЗВ-ТД в Контуре — программе, которая подходит для сдачи отчетности, как и предыдущие два продукта.
Вам также будет интересно: