Должностная инструкция секретаря референта образец

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

2. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.

3. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и указаниями руководителя организации (непосредственного руководителя);

— настоящей должностной инструкцией.

4. Секретарь-референт должен знать:

— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

— систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе;

— руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений;

— структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали;

— правила составления деловых писем;

— приемы и методы ведения переговоров и протокола;

— руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала;

— технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации;

— 1 — 2 иностранных, русский и белорусский языки;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основы общей социальной психологии, этики, эстетики;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

5. Во время отсутствия секретаря-референта его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

6.1. Организовывать работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы).

6.2. Рационально формировать свой справочно-информационный фонд, организовывать информационное обслуживание руководителя.

6.3. Вести делопроизводство.

6.4. Подготавливать обзоры печати, комплектовать справочные материалы, классифицировать и систематизировать их, вести тематическое досье.

6.5. Обеспечивать прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам.

6.6. Контролировать своевременное исполнение документов.

6.7. Готовить аналитические материалы, краткие справки по отчетам, а также проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы).

6.8. Осуществлять работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации.

6.9. Организовывать заседания, совещания, вести и оформлять протоколы, контролировать реализацию их решений.

6.10. Готовить проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимать участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовить ответы авторам писем.

6.11. Обеспечивать организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени.

6.12. Вести учет и контролировать положение по исполнению поручений руководителя.

6.13. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

6.14. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.

6.15. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.

3. ПРАВА

7. Секретарь-референт имеет право:

7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями предусмотренными настоящей инструкцией.

7.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

7.5. Вносить на рассмотрение руководителю организации представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

7.7. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

10. Работу секретаря-референта оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

11. Секретарь-референт несет ответственность:

11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.

КОММЕНТАРИЙ

Должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

Что должна содержать должностная инструкция секретаря-референта: примеры и образцы документов

Три ключевых качества секретаря-референта руководителя – это ответственность, исполнительность и организованность. Эта должность сопряжена с физической и психологической нагрузками, ненормированным рабочим днем и множеством переработок.

О том, как правильно составить должностную инструкцию секретаря-референта, и какие положения в ней следует прописать, мы сегодня и поговорим.

Как составить: общие положения

С помощью должностной инструкции можно сформулировать обязанности, права и ответственность сотрудника. В разделе «Общие положения» указывают следующую информацию:

• порядок назначения на должность;
• квалификационные требования к образованию и стажу;
• перечень необходимых знаний.

Секретарь-референт принимается на работу и увольняется с нее приказом директора компании. При этом на должность назначается лицо, имеющее среднее или высшее образование, с опытом работы от 1 года или без стажа вовсе, но при условии прохождения обучения на специализированных курсах.

Секретарь-референт должен знать:

• структуру предприятия;
• стандарты оформления корреспонденции;
• правила приема, учета и хранения документов;
• деловой этикет и правила делового общения;
• правила охраны труда.

В своей деятельности сотрудник должен руководствоваться законодательством РФ, нормативными актами организации, материалами по ведению делопроизводства и распоряжениями руководства.

Для успешного выполнения поставленных задач сотрудник должен уметь работать с современной оргтехникой и программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК, а также иметь навыки быстрого письма и чтения.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-референт и его ответственность

В данном разделе следует прописать функциональные обязанности секретаря-референта генерального директора, основными из которых являются:

• ведение делопроизводства;
• организация деловых поездок (оформление виз и билетов, бронирование отелей);
• планирование и координация рабочего графика руководителя;
• организация встреч посетителей и VIP-гостей;
• обеспечение телефонных звонков;
• координация получения и отправки корреспонденции;
• осуществление работы по подготовке совещаний и переговоров;
• ведение протоколов заседаний;
• выполнение распоряжений и поручений руководителя.

В третьем разделе необходимо указать права работника, закрепленные законодательством РФ и указанные в коллективном договоре компании. Так, секретарь-референт руководителя имеет право на:

• взаимодействие с другими отделами для решения оперативных вопросов;
• получение необходимых для работы сведений и материалов;
• получение рабочего места, соответствующего нормативным требованиям охраны труда.

Отдельным пунктом стоит прописать ответственность сотрудника в соответствии с административным, гражданским и уголовным законодательством, в том числе за:

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации. В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.

В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?

По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.

Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.

• сотрудник занимается самостоятельной деятельностью, в частности, определяет задачи для себя и других специалистов;
• обеспечивает взаимоотношения между структурными подразделениями, отделами, группами и так далее;
• специалист ответственен за решения, которые он принимает;
• персонально ответственен за эффективность своей работы на уровне подразделения и организации в целом.

• сотрудник самостоятельно выбирает те методы, с помощью которых должны быть решены задачи;
• планирует свою работу;
• определяет приоритетнее направления деятельности;
• участвует в управлении задачами, которые стоят перед отделом/подразделением;
• планирует работу подчиненных, учитывая поставленные цели;
• сотрудник ответственен за результаты, которые показывает группа специалистов.

• сотрудник занимается деятельностью, находясь под контролем специалиста, который находится выше по должности;
• вправе принимать решения самостоятельно, если дело касается решения типовых задач;
• сотрудник планирует свою работу, основываясь на поставленных руководством задачах.

Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.

По профстандарту секретарь руководителя должен:

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:

1. Эффективно планировать рабочее время.
2. Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
3. Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
4. Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
5. Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
6. Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
7. Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
8. Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Вам также будет интересно:

Насколько полезной оказалась эта статья?

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 13

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

Что делать, если работодатели вас считают «оверквалифайд»? И как таким людям удается найти работу

Анна Соколова «Вы оверквалифайд для этой позиции», — такой вежливый отказ от рекрутера рискуют услышать те, кто имеет большой опыт работы, ведь он может быть избыточным для вакансии. The Village узнал у специалистов по HR, почему они отказывают слишком.

Что такое one day offer, который набирает популярность в найме: как устроена процедура, какие плюсы и риски

Алёна Владимирская Самое модное сейчас: one day offer (odo). Суть ясна — кандидата проводят по всем этапам собеседований за один рабочий день, чтобы в конце дня либо выставить оффер, либо отказать. Для кого предназначен Конечно, не для топов. Но для дефицитных.

«У меня появилось новое хобби»: британец четыре месяца ходит на собеседования, чтобы развлечься. Устраиваться на работу он не намерен

Пользователь Reddit из Великобритании Рогз (R_o_g_z) поделился с интернет-пользователями своим необычным хобби — ходить на собеседования без намерения устроиться на работу. «У меня вроде как появилось новое хобби. В течение последних четырех месяцев.

ТОП навыки HR-специалиста и как их развить

HR-специалист не только занимается отбором персонала, но еще и является связующим звеном между руководством компании и командой. Чтобы стать незаменимым сотрудником и претендовать на более высокие позиции — возможно, возглавить HR-отдел, нужно обладать специфическими.

«Искать людей надо с азартом»: старейший рекрутер Владивостока про необычные вакансии, поиск водолазов и лукизм клиентов

Сотрудники кадровых агентств ежедневно просматривают десятки резюме и тратят месяцы, пытаясь закрыть вакансию и подобрать подходящих специалистов по запросам клиентов. Порой требования работодателей вызывают у рекрутеров много вопросов: довольно сложно отыскать.

Демография и рынок труда

Наталья Данина Мы сплошь и рядом встречаемся с кейсами, когда бизнес считает, что HR последнее время стал очень плохо работать (ага, до этого работал хорошо, а потом вдруг раз, и перестал). И уж если нет пророка в своем отечестве, то может к внешнему человеку.

Исследование: сотрудники-звезды снижают эффективность команд

читается, что талантливые сотрудники в штате автоматически помогут компании достичь лучших результатов. Но на практике звезды в коллективе могут стать как благом, так и проклятием, пишет BBC. Эксперименты показывают, что зачастую они снижают общую эффективность.

Поиск работы с препятствиями: как бороться с ATS

Шесть способов убедиться, что ваше резюме преодолеет роботов ATS Поиск работы процесс длительный, не всегда предсказуемый, но он включает обязательный элемент — это поток стандартных писем с отказами. Они часто кажутся произвольными, как будто никто на самом деле не.

О чем стоит врать на собеседовании? И чего придумывать не нужно

Автор Анна Соколова The Village продолжает отвечать на важные вопросы о работе и карьере. На этот раз мы спросили специалистов сферы HR, когда стоит врать и приукрашивать свои достижения на собеседовании, а когда это делать категорически не стоит. Екатерина Котова .