В настоящий момент бизнес переживает не самые лучшие времена. Поэтому все больше и больше предприятий, как в лихие 90-е, либо выдают часть заработной платы в натуральном выражении, либо стараются компенсировать какие-то личные затраты сотрудников (оплата детского сада, коммунальных услуг и т.д.) В данной статье мы рассмотрим настройку и начисление заработной платы в натуральной форме на примере программы 1С: ЗУП ред. 3.1, порядок начисления с данных сумм страховых взносов и НДФЛ.
Статьей 131 ТК РФ предусматривается возможность выплаты заработной платы в неденежной (натуральной) форме.
При том должны соблюдаться следующие правила:
• данное положение должно быть закреплено в коллективном или трудовом договоре и подкреплено письменным заявление работника;
• сумма натурального дохода не должна превышать 20 процентов от начисленной заработной платы данный период. Если сотрудник просит выдать ему имущество стоимостью более 20%, то это оформляется как продажа от организации;
• в качестве натуральной оплаты могут выдаваться: сырье, материалы, товары, продукция и т.п., стоимость которых не может превышать их рыночною стоимость.
• Запрещено выдавать в качестве оплаты боеприпасы, наркотические, токсические и другие вещества, спиртное, долговые расписки и т.п. (ст. 131 ТК РФ);
Понятие и особенности налогообложения натуральных доходов закреплены в ст. 211 НК РФ.
Коды доходов для НДФЛ для начисления «Натуральный доход»
В программе 1С: ЗУП предусмотрено два вида настройки для натурального дохода, различающиеся по кодам доходов для НДФЛ: 2510 и 2530.
Давайте разберемся в вопросах: «Какие предусмотрены кода доходов?» и «В чем разница между ними?»
Код дохода 2510 применяется к начислениям-компенсациям организацией работнику каких-либо затрат или услуг. Например,
• оплата за работника коммунальных услуг;
• оплата детского сада или оплата обучения ребенка, или обучения самого сотрудника;
• оплата питания, отдыха и т.п.
Код дохода 2530 – доходы в натуральной форме. Он применяется, когда организация выдает в качестве оплаты труда сотруднику продукцию, товары или услуги.
Потому используя начисление «Натуральный доход», или создавая новый вид начисления, необходимо учесть эти моменты и определить, какой вариант используется в организации.
Рассмотрим эти варианты подробнее.
Настройка начисления «Натуральный доход» с кодом 2510
Шаг 1. Для включения предопределенного вида начисления «Натуральный доход» в программе необходимо зайти в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты».
Далее, кликнув по гиперссылке «Настройка состава начислений и удержаний», перейдем в раздел «Прочие начисления» и поставим галочку «Регистрируются натуральные доходы».
Шаг 2. Посмотрим, что появилось после включения этой настройки.
Перейдите в раздел «Настройка» — «Начисления».
Шаг 3. Откройте карточку начисления «Натуральный доход».
Видим, что появилось начисление натурального дохода с кодом 2510.
Шаг 4. Рассмотрим это начисление более подробно.
На закладке «Основное» указано:
• назначение начисления – «Доход в натуральной форме»;
• начисление выполняется – по отдельному документу;
• порядок расчета – ввод фиксированной суммой.
Шаг 5. На закладке «Учет времени» отражается, что это дополнительная оплата за уже отработанное время, без указания вида времени.
Остановимся подробнее на вопросе налогового учета натурального дохода.
Шаг 6. Перейдите на закладку «Налоги, взносы, бухучет».
Натуральный доход облагается НДФЛ и страховыми взносами, как и заработная плата в денежном выражении.
Код дохода НДФЛ – 2510 «Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав, в т.ч. коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах».
Пользователь может произвольно задать название начисления. Например, «Оплата коммунальных услуг» или «Оплата детского сада». Это название будет отражено в расчетном листке сотрудника и других отчетах. Можно скопировать имеющееся начисление (кнопка с плюсиком) и изменить название.
Рассмотрим порядок отражения данного начисления в программе 1С: ЗУП ред. 3.1 на примерах.
Оплата коммунальных услуг в качестве натурального дохода
Согласно коллективному договору организация оплачивает за сотрудников коммунальные платежи. Данная выплата признается доходом в натуральной форме согласно пп. 1, п. 2, ст. 211 НК РФ.
Рассмотрим пример: сотрудник Севрюков С.М. в сентябре предоставил квитанцию на оплату коммунальных услуг на сумму 3580 руб. По коллективному договору организация оплачивает расходы по коммунальным платежам сотрудников, учитывая эти суммы, как натуральный доход, удерживая с них НДФЛ и уплачивая страховые взносы.
Сумма не превышает 20% его заработка, поэтому отразим ее в полном размере.
Для ввода документов начисления натурального дохода предназначен одноименный журнал в разделе «Зарплата».
Шаг 1. Перейдите «Зарплата» — «Натуральные доходы».
Шаг 2. Нажмите «Создать» для ввода нового документа.
Шаг 3. Заполните шапку документа (месяц начисления и дату), выберите вид начисления – «Оплата коммунальных услуг». Заполните дату получения дохода. Подберите список сотрудников и заполните суммы. НДФЛ рассчитается автоматически.
Шаг 4. Начислите зарплату – «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов». Сформируйте «Расчетный листок» сотрудника. Начисление натурального дохода «Оплата коммунальных услуг» отражено справочно, в нижней части отчета.
Шаг 5. Сформируйте ведомость на выплату зарплаты. По сотруднику Севрюков С.М. выделено, что выплата и НДФЛ включают натуральный доход. Щелкните на ссылке мышкой – откроется детализация НДФЛ, с выделенной суммой налога по видам дохода – «Оплата труда» и «Натуральный доход».
Шаг 6. Сформируйте отчет «Справка «2-НДФЛ» для сотрудника» в разделе «Отчетность, справки». В строках с доходами сотрудника Севрюкова С.М. за сентябрь выделена сумма натурального дохода с кодом 2510.
Рассмотрим настройку и пример начисления натурального дохода с кодом 2530.
Настройка начисления «Натуральный доход» с кодом 2530
Рассмотрим пример: Сотрудник Середа И.А., работая на АЗС, часть оплаты труда получает в виде натурального дохода. Согласно трудового договора и заявления сотрудника, в счет заработной платы ему выделяется ежемесячно бензин. В сентябре Мирошниченко Ю.В. получил топливо на сумму 1900 руб. Отразим данное начисление в программе 1С: ЗУП.
Создадим новый вид начисления и назовем его «Натуральный доход (2530)». Вы можете назвать начисление по своему усмотрению – «Выдача бензина», «Оплата материалами» и т.п.
Шаг 1. Нажмите «Создать» в справочнике видов начислений и в карточке нового начисления укажите:
• название начисления – «Натуральный доход (2530)»;
• назначение начисления – «Оплата труда в натуральной форме». От этого зависит код для НДФЛ и вид доходов, для обложения страховыми взносами;
• порядок расчета – «Вводится фиксированной суммой»;
• начисление выполняется – «Ежемесячно».
Шаг 2. На закладке «Налоги, взносы, бухучет» автоматически установится код для НДФЛ – 2530. Задайте порядок определяется месяц начисления дохода.
В нашем примере мы будем считать это месяц, когда производится расчет начисления. Программа автоматически установила, что наше начисление облагается страховыми взносами полностью. Это определяется выбором назначения начисления на вкладке «Основное» — «Оплата труда в натуральной форме».
Шаг 3. Сохраните новое начисление – «Записать и закрыть».
Отразим ввод начисления в программе.
Выдача готовой продукции в качестве натурального дохода сотрудника
Начисления, в настройке которых указано, что они вводятся ежемесячно, фиксируются кадровыми приказами – «Прием на работу», «Кадровый перевод» и т.п.
Если сумма начисления постоянно одна и та же, можно зафиксировать ее на определенный период, например, до конца года, документом «Изменение оплаты сотрудникам». В нашем примере суммы получаемого натурального дохода каждый месяц разные, потому вводить тот документ мы будем каждый месяц, указывая период – текущий месяц начисления, в нашем примере с 01 по 30 сентября 2020 года.
Шаг 1. Создайте новый документ «Назначение планового начисления» в разделе «Кадры» — «Изменение оплаты труда».
Выберите вид начисления «Натуральный доход (2530)», период его начисления и подберите сотрудников, указав им нужные суммы, согласно расчета.
В нашем примере сотрудник Середа И.А. в сентябре в счет оплаты труда получил топливо (бензин) на сумму 1900 руб.
Шаг 2. Сохраните документ – «Провести и закрыть».
Начисления, вводимые кадровыми документами, выполняются при окончательном расчете зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» в разделе «Зарплата».
Шаг 3. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов». У сотрудника Середа И.А. появилась строка с начислением «Натуральный доход (2530)» с указанной ранее суммой.
Шаг 4. Проведите документ и сформируйте «Расчетный листок».
Начисление «Натуральный доход (2530)» отражено в строке вместе с другими начислениями оплаты труда сотрудника.
Обратите внимание, что сумма «Долг предприятия на конец месяца» рассчитана за минусом дохода в натуральной форме:
14105,45 (всего) – 1900 (натуральный доход) – 1834,00 (НДФЛ) = 10371,45 руб.
И при формировании документа «Ведомость в кассу» сумма попадает за минусом суммы начисления натурального дохода, т.к. оплата произведена топливом – бензином.
Так же и в других случаях, когда организация оплатила коммунальные платежи за сотрудника, его обучение, детский сад ребенка – эти суммы отражаются как натуральный доход и вычитаются при расчете суммы зарплаты к выплате.
Посмотрим, как отразилась сумма полученного дохода в налоговом отчете.
Шаг 5. Сформируйте отчет «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» в разделе «Отчетность и справки» или «Налоги и взносы».
В строках доходов по месяцам отражено начисление в сентябре нашего начисления «Натуральный доход (2530)» с выделением кода отдельной строкой.
Налогообложение расходов на проживание и проезд работников
Компания планирует заключить срочные трудовые договоры с работниками, гражданами РФ. Предполагается, что данным работникам работодатель будет оплачивать проживание в общежитии, доставку от общежития до места работы и обратно, питание.
Как оптимально правильно закрепить данные условия в трудовых договорах и/или локально-нормативном акте для возможности принятия данных затрат в расходы в полном объёме и минимизации обложения данных затрат (исключения из облагаемой суммы) страховыми взносами и НДФЛ?
Проживание в общежитии иногородних работников
Налог на доходы физических лиц
Доход — экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ (ст. 41 НК РФ).
При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные в денежной и/или натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).
К доходам, полученным в натуральной форме относится оплата организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения за налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст.
211 НК РФ).
Оплата организацией за работников в их интересах стоимости аренды жилых помещений, оплата за проживание в общежитии признается их доходом, полученным в натуральной форме. С учетом пункта 1 статьи 211 НК РФ суммы данной оплаты включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.
Страховые взносы
Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
При выплатах и иных вознаграждениях в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества база для исчисления страховых взносов определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п. 7 ст. 421 НК РФ).
Объект для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ (п. 1 ст. 421 НК РФ).
Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат физическим лицам, приведенный в статье 422 НК РФ, является исчерпывающим. Оплата работодателем стоимости аренды жилых помещений, предоставляемых работникам, в статье 422 НК РФ не поименована.
Учитывая изложенное, оплата организацией аренды жилья, предоставляемого работнику, облагается страховыми взносами в общем порядке. Она выступает как выплата в натуральной форме в виде оплаты услуг по аренде, производимой в рамках трудовых отношений.
Налог на прибыль организаций
Согласно положениям, в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы, не соответствующие указанным требованиям, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ).
В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).
Глава 25 «Налог на прибыль организаций» Кодекса не содержит определения натуральной формы оплаты труда.
При налогообложении расходов, связанных с выплатой заработной платы в натуральной форме, следует руководствоваться нормами ТК РФ.
Если расходы организации на оплату найма жилья для размещения работников являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре, то они могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе расходов как зарплата в натуральной форме.
Если расходы организации на жилье для работников не являются формой оплаты труда и носят социальный характер, то они не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет (п. 29 статьи 270 Кодекса).
Данного мнения придерживаются чиновники в своих официальных письмах: Письмо Минфина России от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, Письмо Минфина России от 06.11.2019 N 03-04-06/86166, Письмо Минфина России от 24.05.2018 N 03-04-06/35176, Письмо ФНС России от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@, Письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ и т.д.
Доставка работников от места жительства до стройплощадки
Оплата стоимости питания
Доходом физического лица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.
К доходам, полученным физическим лицом в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями питания, если такая оплата производится в интересах физического лица (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
По смыслу ст. 41 НК РФ доход подлежит учету в целях налогообложения, если размер экономической выгоды может быть определен применительно к каждому человеку, получившему соответствующее благо (п. 5 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015).
Когда объективной и практически достижимой возможности разделения дохода между работниками нет, налоговый агент не может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ст. ст. 120, 123 НК РФ.
Общепризнанным примером такой ситуации является проведение корпоратива для работников, в рамках которого организация несет расходы на еду, напитки (Письмо Минфина России от 03.08.2018 N 03-04-06/55047). В случае, при котором потребление носит обезличенный характер, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает — выгода не поддается оценке. Отсутствует не возможность удержать налог с дохода как таковая, а сам доход.
При систематическом предоставлении (оплате) питания организация должна выполнять функции налогового агента, предусмотренные ст. ст. 226, 230 НК РФ.
В частности, принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды, получаемой физическими лицами. Ведение учета не зависит от того, предусмотрено или нет бесплатное питание трудовым (коллективным) договором.
Учет может быть организован, например, введением талонной или другой системы. В случае предоставления питания в форме «шведского стола» доход каждого налогоплательщика можно определить на основе стоимости питания в расчете на одного человека (Письма Минфина России от 06.05.2016 N 03-04-05/26361, от 17.05.2018 N 03-04-06/33350).
При получении налогоплательщиком от организации дохода в натуральной форме налоговая база равняется стоимости товаров (работ, услуг), исчисленной по рыночным ценам, определяемым в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ. При отсутствии учета доходов, полученных работниками, организация может быть привлечена к ответственности.
Размер штрафа за неуплату НДФЛ налоговая определит исходя из стоимости питания, уплаченной за работников.
При этом у налогового агента сохраняется обязанность по восстановлению учета доходов, полученных работниками, исчислению НДФЛ, а при сохранении возможности и по взысканию его с работников.