Бланк вкладыша в трудовую книжку

Активный карьерный рост, частые поощрения, смена сферы профессиональной деятельности приводят к тому, что в трудовую книжку вносится много записей. Когда страницы заканчиваются, новый документ заводить не нужно. В уже имеющийся вставляют дополнительные листы.

У неопытного кадрового сотрудника возникает проблема с оформлением вкладыша в трудовую книжку. Необходимо сделать это в соответствии с установленной процедурой. Если будут допущены ошибки, документ посчитают испорченным.

Поэтому стоит ознакомиться с правилами заполнения вкладышей.

Что представляет собой вкладыш?

Форма вкладыша утверждена Правительством РФ в постановлении от 16.04.2003 года № 225. Образец бланка содержится в Приказе Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н. Он состоит из 19 разворотов, включающих:

• обложку с названием;
• страницу со сведениями о сотруднике;
• раздел о работе;
• раздел о награждениях.

Бланк изготавливается объединением «ГОСЗНАК» по единому образцу. Наниматели приобретают их у изготовителя или распространителей на основании договора.

Важно! Документ относят к строгой форме отчетности, на нем есть информация о серии и номере. Без трудовой книжки бланк недействителен.

Образец вкладыша

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: пошаговая инструкция

Оформление вкладыша в трудовую книжку является обязанностью работодателя. На практике локальным актом назначают ответственного кадрового сотрудника, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговую процедуру заполнения документации.

Шаг 1. Внесение сведений о сотруднике

На первую страницу бланка вносят актуальную информацию о сотруднике.

Работник отдела кадров вписывает:

• полные ФИО гражданина в соответствии с паспортом;
• дата рождения;
• образование в соответствии с дипломом;
• наименование профессии;
• дату заполнения бланка.

Далее работнику предлагают поставить свою подпись. В завершение кадровый сотрудник заверяет документ своей подписью и ставит печать нанимателя.

Следует знать! С 2016 года хозяйственные общества не обязаны иметь печать, если это прямо не предусмотрено законом. Эти сведения отражаются в уставе компании. Минтруда России разъясняет (приказ от 31.10.2016 года № 589н), что в такой ситуации печать ставится на первой странице при ее наличии. Если она отсутствует, достаточно подписи ответственного работника.

Шаг 2. Внесение данных о профессиональной деятельности

Вкладыш признается продолжением трудовой книжки, в связи с этим заполняется по тем же правилам. Инструкция введена в действие Правительством РФ в постановлении от 10.10.2003 года № 69. Нумерацию страниц и записей также продолжают с учетом информации на последней странице основного документа.

В отделе кадров в раздел о работе заносят обязательные данные:

• порядковый номер записи;
• дату внесения информации;
• о приеме к нанимателю, переводе на другое место, увольнении из компании со ссылкой на статью ТК РФ;
• реквизиты приказа.

При заполнении документа не допускаются сокращения слов. Информация о награждениях вписывается аналогичным образом.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Шаг 3. Вшивание бланка

После внесения информации документацию следует вшить в трудовую книжку. Для этого потребуется взять шило, иголку, ножницы, нитки. Основной документ открывают на последней странице, бланк – посередине. Делают несколько проколов, прошивают и завязывают нити на несколько узлов.

Шаг 4. Регистрация вкладыша в учетном журнале

В завершение в документе проставляют отметку «Выдан вкладыш», записывают серию и номер бланка. Обычно ее вносят на первом листе с внутренней стороны.

Образец записи: «Выдан вкладыш»

Поступление и расход бланков отражают в приходно-расходной книге, журнале учета движения трудовых книжек. Первый журнал ведет бухгалтерия, второй – кадровое подразделение нанимателя.

Ошибки, допускаемые при оформлении вкладыша

Поскольку вкладыш – бумага строгой отчетности, нельзя делать помарки и ошибки на титульном листе. В такой ситуации документ утилизируют. На внутренних страницах поправки делаются по правилам, применяемым к трудовым книжкам.

Бывает, что кадровые сотрудники ведут записи о профессиональной деятельности в разделе «Сведения о награждениях», чтобы не вшивать вкладыш. Такие действия правилами запрещены. Если награждений не было, соответствующий раздел должен оставаться незаполненным. Записи о профессиональной деятельности должны быть продолжены во вкладыше.

Нельзя начинать нумерацию в бланке заново. Она должна продолжать уже начатую в основном документе.

Не допускается заводить вкладыш вместо трудовой книжки, если отсутствуют чистые бланки основного документа. Вкладыш без него признается недействительным.

Обратите внимание! Разрешено делать перенос записи, если она начата в основном документе и полностью не вместилась на последнюю страницу. Во вкладыше ее продолжают с того места, на котором она оборвалась.

Что будет, если не оформить вкладыш?

Наниматель несет ответственность за ведение документации. За нарушение установленных правил на него может быть наложено наказание, предусмотренное статьями 5.27, 13.20 КоАП РФ.

В случае проступка штрафы следующие:

предприниматель – от 1 000 до 5 000 руб.;

Кроме того, в соответствии со статьей 237 ТК РФ сотрудник вправе потребовать от работодателя возмещения морального вреда за неправомерные действия или бездействия, связанные с ведение документации. Такие споры рассматриваются в суде.

Когда выдают

Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:

• отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
• потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.

Так выглядит образец продолжения трудовой книжки, в частности его обложка.

Пункт 44 приложения 2 к приказу Минтруда № 320н от 19.05.2021 обязывает работодателя вшить документ при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки. На нанимателя возложена ответственность (п. 42 правил приказа № 320н) за организацию работы в части:

Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае ее потери, повреждения или отсутствия.

Кто оформляет

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает договор на покупку со специализированными организациями (юрлицами или ИП, отвечающими требованиям приказа Минфина № 117н).

Информация о купленной партии включается в книгу фиксации прихода и расхода, в том числе номер и серия. Применение неоприходованных документов не разрешено.

Как сделать отметку

Правила, определяющие порядок ведения и хранения, обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого требуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Так выглядит штамп о выдаче вложения, в котором указаны его серия и номер.

Закон разрешает сделать запись, что выдан вкладыш к трудовой книжке, от руки. Согласно пункту 33 приложения 2 приказа № 320н, она делается на титульном листе ТК, то есть на первой странице. Если там нет места, отметка ставится на титульном листе первого вкладыша.

Правильно оформленный образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» выглядит так:

Как вшить

С 1 сентября 2021 года закон не требует вшивать вкладыши. Но хранить его отдельно от трудовой не следует, в этом случае вложение становится недействительным. Поэтому самым действенным способом сохранить оба документа остается вшивание.

В законодательстве не описан правильный способ вшивания. На практике для этого используются шило, иголка и суровые нитки. Ниже представлен образец, как вшить вкладыш в трудовую книжку в 2022 году.

Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя назвать удобным, так как он нарушает хронологический порядок записей. Для сохранения последовательности записей рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.

Так выглядит ТК с аккуратно вшитым вкладышем.

Частые ошибки при оформлении

Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений в саму книжку. Следуйте привычным правилам и обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

1. Некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый.
2. Ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку, чтобы отметку правильно.
3. Нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника).
4. Оторвана обложка.
5. Исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа.
6. Вклеивание.
7. Записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными).
8. Отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Как выглядит и что содержит

На этот документ распространены такие же правила формирования, как и на основной документ, это прототип трудовой книжки. Без трудовой он не действителен, так как он предназначен для ее продолжения, даже нумерация страниц не начинается заново.

1. Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм.
2. Обложка у него картонная.
3. Титул идентичен титулу трудовой.
4. Графы являются точным продолжением граф основного документа.
5. Кроме этого на титульной странице указывается:

• Номер документа;
• Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
• Также документ обладает гербом;
• Далее идет ФИО работника;
• Дата его рождения;
• Сведения об образовании и профессии;
• Дата заполнения;
• Подпись работника, который его заполнил;
• Подпись владельца.

Пошаговое заполнение документа

Важно: вкладыш обычно заводиться работодателем, у которого закончились странички для заполнения основного документа.

Порядок оформления совершается следующим образом:

• Приобретение бланка – документ приобретается в специализированной типографии, с которой у работодателя заключен контракт;
• Регистрация – после приобретения необходимо выполнить регистрацию бланка в приходно-расходной книге (например, журнал учета трудовых книжек);

Важно: приобретение вкладышей сотрудниками недопустимо, но возмещение расходов на покупку выполняется.

• Заполнение документа – после регистрации необходимо заполнить титульный лист, вписать во все графы необходимые сведения. При этом не обязательно, чтобы информация на титульном листе трудовой книжки и вкладыша совпадала, так как за период трудовой деятельности работник мог сменить фамилию, получить еще несколько образований, освоить дополнительную профессию в стенах предприятия;
• Внесение записей о деятельности – здесь все следует выполнять идентично трудовой;
• Сквозная нумерация – продолжение основного документа;
• Далее указывается число записи;
• В 3-м столбце следует указать данные об увольнении/приеме на работу, при этом без сокращений. Как осуществляется заполнение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке;
• В конце делается ссылка на основание для действий – его номер и дата издания.

Сведения о том, что вкладыш выдан, указаны на титульном листе трудовой «Выдан вкладыш». Такой штамп должен иметь четкий шрифт, который допустимо прочитать, при этом не должен накладываться на остальные надписи.

Важно: в штамп вносится серия и номер вкладыша. Обычно такой штамп формируют как шапку в правом верхнем углу, но это не обязательно.

Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько.

По каким правилам проводится выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника вы можете узнать здесь.

Вшивание вкладыша

После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом.

Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи.

Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние.

Важно: для обеспечения сохранности вкладыш необходимо именно вшивать – недопустимо скрепление скрепками, вклеивание или просто вложение.

При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:

• При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии;
• Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали;
• Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте;
• Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.

Какие можно допустить ошибки

Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:

1. В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую документацию и вносить данные из нее.

Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый.

1. В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:

• Неверная дата приема/увольнения;
• Неверно внесенная информация об организации;
• Нет указания на должность работника, структурного подразделения, в котором он трудиться;
• Сокращение слов;
• Заверение подписью и штампом перевод работника;
• В графы о награждениях вносятся сведения о работе.

Данные записи допускаются к исправлению:

• Той организацией, кадровый работник которой допустил ошибку;
• Новой организацией при предоставлении верных данных со старого места работы.

При этом нельзя зачеркивать и писать верную информацию сверху, следует указывать запись, что предшествующая информация неверная, и после этого выполнять новую точную запись.

Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:

• К проблемам с трудоустройством владельца документа;
• С подсчетом трудового стажа при оформлении пенсии.

Правильность внесения записей

Образец вкладыша в трудовую книжку

В настоящее время трудовая книжка обязательный и неотъемлемый документ каждого совершеннолетнего работоспособного гражданина России. Она содержит всю необходимую информацию об официальной трудовой деятельности, служащей основанием для определения и начисления размера пенсии. Вкладыши разработаны аналогично трудовым книжкам.

Начальные 19 страниц предназначены для отражения записей о работе, далее содержится информация о награждениях. Порядковый номер первой записи, внесенной во вкладыш будем следующим, после последней записи, внесенной в трудовую книжку или предыдущий вкладыш, т.к. является их продолжением.

Приведем пример:

последняя строка в трудовой книжке записана под номером 64. Вся информация не уместилась, тогда во вкладыше следует продолжить внесение данной информации под эти же номером. И другой пример: последняя запись в трудовой книжке под номером 64. Запись внесена полностью. В этом случае во вкладыше первая запись будет записана под номером 65.

Необходимые документы для получения

При выдаче вкладыша для трудовой книжке специалистом отдела кадров у сотрудника запрашиваются все документы, подтверждающие его личность и образование. Паспорт и диплом об образовании служат основанием для заполнения титульного листа, а дата выдачи вкладыша будет аналогична дате первой записи. Вкладыш заверяется специалистом предприятия, который отвечает за ведение и сохранность трудовых книжек, здесь же проставляется печать предприятия.

Вся информация должна быть разборчива и внесена сразу, чтобы не возникло ситуации, когда предприятие реорганизовано, поменялись наименование или ведомственная принадлежность. Если, оформляя вкладыш сотрудник ошибся, бланк уничтожается. По факту уничтожения составляется акт.